Что вам нужно знать об иерархии административных должностей

Иерархия административных должностей

Вы понимаете иерархию административных должностей?



Даже люди, которые годами работали в административной сфере, могут иногда находить сложную сеть названий должностей, организационных структур и разнообразных обязанностей немного запутанной. Опытные администраторы могут задавать такие вопросы, как:

  • Какие разные вещи обычно делают административные сотрудники и административные контролеры? (Офицеры обычно управляют процессами, в то время как руководители управляют процессами, но также и другие сотрудники.)
  • В чем разница между Офисный администратор и офис-менеджер ?
  • Является ли исполнительный администратор администратором высшего уровня или кем-то, кто управляет руководителями? (Обычно они управляют руководителями.)

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

Вопросы продолжаются и продолжаются. В конце концов, таинственная схема названий административных должностей может заставить профессионалов задуматься о том, как их собственные должности вписываются в общую картину. Подобная дилемма может озадачить тех, кто ищет работу, и задается вопросом, на какие административные должности следует ориентироваться при поиске карьеры.



Не понимаете иерархию административных должностей

Давайте проясним иерархию административных должностей! Вот все, что вам нужно знать, чтобы понимать разные уровни административных должностей, а также понимать их значение.

Примечание перед тем, как мы начнем: Названия должностей, обязанности и ожидания, которые мы рассмотрим ниже, могут отображаться на нескольких уровнях. Например, офис-менеджер может быть должностью начального уровня в одной компании и должностью высокого уровня в другой компании, у которой более требовательные офисные потребности. Кроме того, обратите внимание, что этот список охватывает многие, но, конечно, не все административные должности, с которыми вы столкнетесь.



Должности администратора начального уровня

Названия административных должностей начального уровня

  • Координатор офиса
  • Офисный администратор
  • Офисный помощник
  • Офис-менеджер
  • Офисный клерк
  • Ассистент стойки регистрации
  • Работник по вводу данных
  • Специалист по вводу данных
  • Координатор отдела
  • Административный координатор
  • административный помощник
  • Помощник по административным услугам
  • Административная помощь
  • Административный сотрудник
  • Администратор
  • Младший административный помощник
  • Администратор мероприятий
  • Регистратор
  • Файловый клерк
  • Личный помощник

Обязанности администратора начального уровня

Администраторы начального уровня обычно делают все понемногу. У них может быть один медленный день на систематизацию файлов и подготовку документов, а затем они могут прийти на работу на следующий день и найти почтовый ящик, полный различных запросов от сотрудников со всего офиса.

Сотрудники обращаются к своим администраторам за любой необходимой им поддержкой в ​​любой момент времени. Люди на этих должностях выполняют все необходимые дела в офисе, помогая сотрудникам выполнять свою работу наилучшим образом и обеспечивая максимально бесперебойную работу офиса.

Любой администратор начального уровня наверняка окажется:

  • Управление коммуникациями в офисе - прием телефонных звонков, электронных писем и обычной почты в организации.
  • Обслуживание офисных услуг, включая ИТ-ресурсы и оборудование (включая ответы на технические вопросы и запросы на обслуживание).
  • Сотрудничество между отделами для помощи в планировании мероприятий и инициатив
  • Согласование планов поездок, составление маршрутов и завершение бронирования
  • Планирование и управление календарями
  • Ведение списков контактов
  • Сохранение офиса файловая система в целях
  • Представление интересов офиса в отношениях с внешними партнерами, включая поставщиков, консультантов и клиентов.
  • Создание счетов-фактур
  • Отслеживание и заказ канцелярских товаров
  • Предоставление офисные закуски и другие льготы
  • Оказание необходимой поддержки директорам, менеджерам и руководителям
  • Организация общих офисных пространств
  • Обработка входящих и исходящих пакетов и почты

Для адекватного выполнения этого разнообразного списка обязанностей от администраторов начального уровня обычно ожидается:

  • Распознавать потенциальные проблемы и реагировать на них
  • Проявлять инициативу в решении проблем независимо и творчески (чтобы быть максимально эффективными, администраторы начального уровня должны иметь возможность принимать решения и решать проблемы, не требуя участия кого-либо еще).
  • Эффективно и уважительно общаться с внутренними и внешними заинтересованными сторонами в различных форматах.
  • Стратегически управляйте временем
  • Многозадачность и быстрое переключение задач для выполнения множества черных обязанностей, не позволяя ничему провалиться сквозь трещины
  • Организуйте и обрабатывайте информацию, одновременно отслеживая физические элементы и проекты для максимальной производительности
  • Сохраняйте самообладание, когда что-то идет не так
  • Будьте оперативны и всегда готовы
  • Помните ключевые детали, поскольку несколько человек в течение дня направляют запросы устно, от руки или по электронной почте.
  • Работайте быстро, но аккуратно

Административные должности среднего уровня

Названия административных должностей среднего уровня

  • административный помощник
  • Офис-менеджер
  • Помощник руководителя
  • Операционный менеджер
  • Менеджер административных служб
  • Менеджер по административной поддержке
  • Специалист административной поддержки
  • Администратор мероприятий
  • Личный помощник
  • Администратор службы
  • Координатор путешествия
  • Административный специалист
  • Исполнительный административный помощник
  • Исполнительный секретарь
  • Управляющий делами
  • Бизнес-администратор
  • Менеджер по эксплуатации
  • Административный техник
  • Помощник по персоналу
  • Планировщик
  • Помощник подразделения

Должностные обязанности администратора среднего уровня

Как и администраторы начального уровня, администраторы среднего уровня делают все понемногу. (Что уж говорить, вроде бы это отличительная черта административного поля.) Однако, в отличие Администраторы начального уровня, администраторы среднего уровня обычно выполняют немного меньше, но гораздо более специализированных задач, таких как обработка платежных ведомостей. Администраторов среднего звена также обычно приглашают для участия в крупных корпоративных проектах, ориентированных на миссию, включая инициативы по корпоративной культуре, программы вознаграждения сотрудников и стратегический ребрендинг.

Кроме того, как только администраторы перейдут с начального уровня на средний, они накопят достаточно опыта, чтобы разрабатывать и внедрять собственные политики для улучшения работы компании.

Любой администратор среднего звена наверняка окажется:

  • Внедрение офисных политик и разработка стратегии улучшения существующих процессов
  • Развитие инициатив, связанных с корпоративной культурой и благополучием сотрудников
  • Внедрение критических процедур безопасности, включая разработку планов эвакуации, проведение учений и обеспечение безопасности здания
  • Расчет заработной платы
  • Планирование дизайна офиса и улучшения планировки
  • Прием и увольнение новых сотрудников
  • Управление операционными задачами, в том числе обработка льгот для сотрудников, парковка и обслуживание зданий
  • Прямая помощь руководителям
  • Планирование мероприятий и встреч
  • Координация путешествия
  • Планирование и управление календарями
  • Создание отчетов и иногда их представление
  • Наблюдение за другими сотрудниками офисной поддержки
  • Ведение бухгалтерских книг и записей
  • Владение процессами выставления счетов
  • Определение информационной организации и архитектуры компании
  • Регулярное взаимодействие с клиентами, поставщиками, администрацией зданий и сотрудниками
  • Выполнение крупных офисных проектов, таких как ремонт, установка и дизайн офиса.
  • Управление бюджетом офиса и финансовое администрирование, от управления расходами до внедрения процессов
  • Ведение переговоров и отслеживание контрактов
  • Рассмотрение (и решение вопросов, связанных с) жалоб
  • Разрешение конфликтов сотрудников

Многозадачный административный помощник

Чтобы адекватно справиться с этим разнообразным списком обязанностей, от администраторов среднего звена обычно требуется:

  • Самостоятельно разрабатывать эффективные решения проблем по мере их возникновения
  • Используйте все Инструменты торговли для улучшения и усиления процессов
  • Мыслите стратегически и дайте руководителям четкие общие рекомендации
  • Изящно справляться с давлением, чтобы оставаться постоянно надежным ресурсом для руководства
  • Расставляйте приоритеты в работе в соответствии с миссией компании
  • Всегда проявляйте осмотрительность, чтобы быть надежным хранителем конфиденциальной информации
  • Эффективно передавать сообщения различным аудиториям в самых разных форматах.
  • Ведите переговоры и устанавливайте сети для создания выгодных и эффективных связей
  • Используйте эмоциональный интеллект для гармоничной и эффективной работы с другими
  • Применяйте навыки аналитики для принятия ключевых бизнес-решений
  • Понимать и интерпретировать сложную информацию, относящуюся как к абстрактным (отношения), так и к техническим (управление запасами) офисным обязанностям.
  • Адаптироваться к меняющимся требованиям и обязанностям
  • Руководите другими и делегируйте задачи
  • Управляйте проектами и рабочими процессами от начала до завершения
  • Улавливайте детали как большие, так и мелкие
  • Слушайте, поощряйте и время от времени проводите «терапию» на рабочем месте

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

Должности администратора высокого уровня

Помощник по административным вопросам высокого уровня

  • Офис-менеджер
  • Помощник руководителя
  • Старший исполнительный помощник
  • Старший личный помощник
  • Главный администратор
  • Директор администрации
  • Директор административных служб
  • Главный операционный директор
  • Операционный директор
  • Старший регистратор
  • Связь с сообществом
  • Главный менеджер по счастью
  • Главный кадровый директор

Должностные обязанности администратора высокого уровня

Как и другие администраторы, администраторы высокого уровня делают это время от времени. Однако на должностях высокого уровня фокус, который мы начали видеть вокруг среднего уровня, становится еще глубже. Администраторы высокого уровня обычно проводят больше времени, работая с конкретными руководителями или работая над бизнес-процессами. Опытные администраторы будут тратить большую часть своего времени на обеспечение успеха своей основной области и гораздо меньше времени на частичные проблемы, незначительные чрезвычайные ситуации и другие мелкие административные задачи.

Любой высокоуровневый администратор наверняка окажется:

  • Работа в качестве главного сотрудника в офисе
  • Быть единственным связующим звеном между разрозненными офисными командами при разработке и реализации общекорпоративных инициатив, политик и процессов.
  • Содействие и даже руководство новыми бизнес-инициативами и стратегическими проектами
  • Консультации по улучшению операций и рабочих процессов для целых отделов
  • Выполнение разнообразных стратегических функций управления персоналом, связанных с наймом, удержанием сотрудников и разработкой политики.
  • Управление другими руководителями и менеджерами отделов
  • Определение того, как наилучшим образом использовать ресурсы компании
  • Информирование заинтересованных сторон компании о ключевых обновлениях и разработках
  • Управление и руководство всей группой административной поддержки, а часто и другими командами
  • Постановка целей для всей компании и отдельных команд
  • Контроль за всем, что связано с повседневными операциями
  • Использование возможностей развития бизнеса
  • Поддержание ключевых внешних стратегических деловых отношений
  • Работа в качестве заместителя руководителя ключевых руководителей и принятие на себя множества обязанностей в рамках этого качества

Чтобы адекватно справиться с этим разнообразным списком обязанностей, от администраторов среднего звена обычно требуется:

  • Имеют многолетний опыт и подтвержденные успехи на административной или управленческой должности
  • Продемонстрировать навыки стратегического и критического мышления, которые не уступают навыкам руководителей, которым они служат
  • Обладают сверхъестественным вниманием к деталям; эти люди помнят каждого по имени, дату выполнения и все ключевые моменты политики и процессов.
  • Общайтесь с кем угодно и со всеми, чтобы добиться результатов
  • Манипулируйте их временем, пока не покажется, что у них больше часов в день
  • Продемонстрировать приверженность на уровне инвестора миссии компании
  • Уметь улучшать процессы и управлять рабочими процессами таким образом, чтобы способствовать повышению эффективности и доброжелательности
  • Быть любимым и уважаемым сотрудником всех уровней и во всех отделах
  • Возьмите на себя ответственность за все результаты, даже те, которые напрямую не касаются повседневной работы

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

Если вы занимаетесь административной сферой (особенно если вы просматриваете вакансии), мы уверены, что вы встречали свою долю административных должностей. Нам бы очень хотелось получить вашу информацию об иерархии названий административных должностей. Сообщите нам, какие заголовки мы пропустили, и поделитесь своими мыслями ниже!

Отдельное спасибо O * NET в сети , спонсируемый Министерством труда США, за ведение великолепной базы данных с информацией о занятости.