Единственный шаблон руководства по офисным процедурам, который вам когда-либо понадобится

Руководство по офисным процедурам

Если у вас есть офисные процедуры, которые вам необходимо задокументировать, вы, вероятно, можете использовать шаблон руководства по офисным процедурам. Шаблоны делают вашу жизнь проще, давая вам надежную отправную точку и помогая убедиться, что вы не упускаете важную информацию.



Зачем вам вообще нужно документировать офисные процедуры? Другими словами, зачем вам создавать руководство по офисным процедурам?

Подсказка: если вы удаленный сотрудник или часть команды с удаленными сотрудниками, которые ищут эффективный способ оставаться на связи, то мы рекомендуем проверить Nextiva . Технология Nextiva Voice over Internet Protocol (VoIP), идеально подходящая для современных распределенных сотрудников, позволяет вашим сотрудникам совершать четкие звонки из любого места с помощью компьютера или телефона.

Отличный вопрос. Здравый смысл подсказывает, что руководства по процедурам в целом являются хорошей идеей, но есть также несколько конкретных преимуществ создания руководства по офисным процедурам:



  • Если вы уезжаете в отпуск, то любой желающий может использовать это руководство для решения ваших важнейших задач. Это руководство помогает вашим заместителям делать то, что нужно сделать, а также приносит вам душевное спокойствие, потому что вы будете знать, что ваша работа покрыта, а также покрыта правильно; вы ведь написали мануал!
  • Если вам необходимо принять на работу нового сотрудника, вы можете предоставить новому сотруднику копии руководства. Вы сможете легко объяснить все процессы и процедуры, пока новый сотрудник будет следовать за ним, поскольку все будет четко описано в руководстве.
  • Если вам нужно объяснить свои обязанности и процессы руководству, тогда у вас под рукой будет хорошо документированный отчет обо всех ваших ключевых процессах и задачах.
  • Если вы когда-нибудь оставите свою текущую работу, вам не придется изо всех сил записывать все свои процессы перед уходом. Кроме того, вашей замене и компании в целом будет полезно иметь справочное руководство, которое не создавалось в спешке.

SN_SwagBox_banner

Приведенные ниже шаблоны и советы помогают офис-менеджерам и руководителям документировать и делиться своими испытанными рабочими процессами.

бэтмен против супермена рассвет правосудия обзор

(PS - Присоединяйтесь к одной из наших частных групп FB ​​исключительно для Исполнительные помощники или же Офис-менеджеры . Это сообществочтобы общаться, сотрудничать и делиться советами о том, как преодолеть широкий спектр проблем, с которыми вы сталкиваетесь на своей должности.)



космический денди ковбой бибоп

Лучшие практики руководства по офисным процедурам

Вот все, что вам нужно для создания эффективного шаблона руководства по офисным процедурам.

Лучшие практики руководства по офисным процедурам

  1. S Начните свое руководство с набросков. По словам Патрисии Робб , автор Смех всю дорогу на работу: блог о выживании для современного помощника по административным вопросам , «Вы должны расположить свои обязанности в логическом формате в оглавлении, чтобы обозначить, как вы хотите разместить каждый элемент. После того, как вы закончите оглавление, вы можете вернуться и заполнить детали ».
  2. Используйте описание должности и любую документацию из недавних обзоров, чтобы выделить свои основные обязанности. В вашем руководстве должно быть поэтапно описано, как выполнять каждую из этих основных обязанностей.
  3. Отделите любые политики, которые вам необходимо задокументировать, от любых процедур, которые вам необходимо задокументировать. В соответствии с Мост соответствия , «Политика определяет набор правил, таких как поведение на рабочем месте, а процедура определяет шаги, которые вы должны предпринять, чтобы принять на работу нового сотрудника». Если вы хотите, чтобы кто-то знал, почему вы что-то делаете, создайте и запишите политику. Если вы хотите, чтобы кто-то знал, как что-то делать, создайте и запишите процедуру.
  4. Напишите руководство ясным и кратким языком. Загадочное руководство по процедурам практически бесполезно. Вот вам новая офисная пословица: руководство по процедурам, которое никто не может понять, никому не принесет никакой пользы.
  5. Включите заголовки и маркированный список. Помимо написания процедур понятным языком, выделяйте важные темы и выводы, используя жирные заголовки, маркированные списки, таблицы и т. Д. визуальные элементы которые разбивают блоки текста. Это поможет любому бегло просмотреть руководство и перейти к соответствующим разделам.
  6. Включите контактную информацию человека, которому принадлежит процесс , скорее всего сам. Это поможет любому, кто использует руководство, знать, к кому обращаться, если у него возникнут вопросы.
  7. Проверьте руководство. Пусть тот, кто понятия не имеет, что вы делаете, прочитает руководство. После того, как ваш помощник прочитает руководство, попросите его провести для вас разыгрывание того, что он будет делать в любой конкретный день. Если он не справляется, то это, вероятно, ошибка в написании или структуре руководства.
  8. Сделайте руководство в формате PDF с возможностью поиска. Это позволяет людям выполнять поиск с гораздо большей изощренностью, чем они могут достичь, просматривая ваши маркеры и заголовки только глазами, независимо от того, насколько они хорошо организованы.
  9. Включите дату создания руководства, а также дату его последнего обновления. Это поможет пользователям убедиться, что они получают актуальную информацию.
  10. Обеспечьте гибкость и возможности для каждой процедуры. В соответствии с одно руководство по написанию политики «По возможности, процедуры должны предлагать пользователю варианты. Излишне ограничивающие процедуры могут ограничить их полезность ». В некоторых случаях люди, использующие руководство, будут просто «заполнять» и, возможно, не будут твердо привержены соблюдению правил до T. Если они сталкиваются с чем-то, что им действительно не хочется делать, они могут просто не делать этого. Это.
  11. Избегайте включая информацию это может скоро устареть. Например, если процедура предполагает сотрудничество с кем-то в компании, вы можете просто использовать название должности вместо имени человека. Когда люди уйдут из компании, руководство останется полезным.
  12. При необходимости включите контекст. Определите любые термины, которые могут показаться жаргонными, характерными для вашей позиции, или поясните любые процедуры, для понимания которых может потребоваться некоторый контекст. Например, годовой отчет компании можно обозначить как «Годовой». Не забудьте называть его «годовым отчетом компании», если вы упоминаете его в каких-либо процедурах. Если кто-то изучает процедуру, он может недооценить важность «ежегодного» и пойти на сокращение, если не знает точно, что это такое.
  13. Создайте план обновлений и календарь. Руководство по офисным процедурам - это не статичный документ, и его нужно будет время от времени обновлять. Вам нужно будет за ней ухаживать, чтобы она оставалась в рабочем состоянии.
  14. Включите организационные схемы отделов и должности в вашей компании, чтобы убедиться, что ручные ридеры могут соединить точки.
  15. Организуйте процедуры и задачи по частоте. Дайте понять, является ли процедура одноразовой или повторяющейся ежедневной, еженедельной, ежемесячной или ежегодной.
  16. Включите, сколько времени, вероятно, займет каждая процедура. Это позволит управлять ожиданиями пользователей и поможет им эффективно распределять свое время.
  17. Патрисия Робб также рекомендует включать контрольные списки чтобы помочь пользователям, выполняющим инструкции, убедиться, что они охватывают все важные процедуры.

Шаблоны руководств по офисным процедурам

Работа над шаблоном руководства по офисным процедурам

Используйте этот шаблон столько раз, сколько вам нужно, чтобы охватить все свои основные обязанности.

Включите приведенную ниже информацию, чтобы описать процедуры для одной задачи в свое руководство по процедурам.

  • Задание:
  • Необходимое время:
  • Участвующие департаменты:
  • Вовлеченные должности:
  • Почему мы это делаем:
  • Когда мы это делаем:
    • Ежедневно:
    • Еженедельно:
    • Ежемесячно:
    • Ежегодно:
  • Как мы это делаем:
    • Шаг 1:
    • Шаг 2:
    • Шаг 3:
    • Шаг 4:
    • Шаг 5:
  • Ключевой результат / отметка о завершении:

Примеры руководств по офисным процедурам

Шаблон руководства по офисным процедурам

Руководство по процедурам вашего офиса, вероятно, будет состоять из ряда задач, некоторые из которых связаны, а другие - полностью отделены. Очевидно, группируйте связанные задачи вместе. Включите линии или блок-схемы, чтобы обозначить связь между задачами.

Пример 1:

мистер и миссис стьюи
  • Задание: Взять инвентаризация офисная закусочная
  • Необходимое время: Около 15 минут
  • Участвующие департаменты: N / A; всем нравятся закуски, но офис-менеджер - единственный человек, ответственный за заказ закусок и инвентаризацию
  • Вовлеченные должности: N / A; это сольный концерт
  • Почему мы это делаем: Чтобы быть уверенным, что количество закусок соответствует фактическим предпочтениям и потреблению в офисе.
  • Когда мы это делаем:
    • Ежедневно: Дважды, первым делом утром и последним вечером.
  • Как мы это делаем:
    • Шаг 1: Подсчитайте закуски.
    • Шаг 2: Запишите общие количества.
    • Шаг 3: Запишите количество каждой конкретной закуски.
    • Шаг 4: Во время посещения в конце дня пополните запасы закусок соответственно.
    • Шаг 5: При необходимости размещайте заказы.
  • Ключевой результат / отметка о завершении: Пополняемая закусочная.

SN_SwagBox_banner

Бронирование путешествия

Пример 2:

  • Задание: Составьте план заседания комитета исполнительного руководства
  • Необходимое время: 30 минут
  • Участвующие департаменты: N / A; Руководители всех отделов участвуют в работе комитета, но в создании маршрута участвует только административная группа.
  • Вовлеченные должности: Исполнительные помощники каждого главы крупного отдела должны будут добавить пункты маршрута, а также просмотреть и подписать окончательный маршрут.
  • Почему мы это делаем: Маршрут имеет ключевое значение для успеха каждого заседания комитета исполнительного руководства. Руководители серьезно относятся к маршруту и ​​используют его для планирования тем для обсуждения, презентаций и многого другого.
  • Когда мы это делаем:
    • Ежедневно: Хотя встреча проходит только раз в неделю, процесс планирования маршрута длится несколько дней и начинается задолго до дня, предшествующего встрече. Делайте несколько дел каждый день, чтобы процесс создания маршрутов был максимально быстрым и легким.
  • Как мы это делаем:
    • Шаг 1: Отправьте электронное письмо руководителям других отделов, чтобы узнать их маршруты.
    • Шаг 2: Создайте первый набросок маршрута, используя данные других экспертов.
    • Шаг 3: Отправьте черновик маршрута другим экспертам для рассмотрения и утверждения.
    • Шаг 4: Интегрируйте отзывы и доработайте окончательный маршрут.
    • Шаг 5: Отправьте маршрут всем участникам встречи.
  • Ключевой результат / отметка о завершении: Маршрут рассылается всем участникам собрания как минимум за день до собрания (во вторник).

Деловая поездка

Пример 3:

  • Задание: Составьте план деловой поездки руководителя.
  • Необходимое время: 1-2 часа
  • Участвующие департаменты: Нет данных
  • Вовлеченные должности: Нет данных
  • Почему мы это делаем: Маршруты имеют решающее значение для успешных планов деловых поездок руководителя.
  • Когда мы это делаем:
    • По мере необходимости: Вы поймете, что необходимо составить маршрут поездки, когда у руководителя приближается поездка.
  • Как мы это делаем:
  • Ключевой результат / отметка о завершении: Еxecutive должен составить план путешествия не менее чем за неделю до даты отъезда.

Вы когда-нибудь создавали руководство по офисным процедурам? Какие советы, приемы и передовые методы помогали вам не сбиться с пути? Поделитесь своим опытом в комментариях ниже.

(PS - Присоединяйтесь к одной из наших частных групп FB ​​исключительно для Исполнительные помощники или же Офис-менеджеры . Это сообществочтобы общаться, сотрудничать и делиться советами о том, как преодолеть широкий спектр проблем, с которыми вы сталкиваетесь на своей должности.)

Ресурсы Office How To:

36 идей офисного декора, которые вдохновят вашу команду на лучшую работу

25 идей для офисных вечеринок, о которых все будут говорить в течение нескольких недель

19 отличных офисных идей для максимальной производительности

25 идей для доски объявлений Creative Office, которые действительно читают

101 забавная офисная игра и занятия, которые делают работу классной

15 креативных идей макета офиса, которые приводят людей в восторг

7 забавных офисных идей на день рождения, которые так же просты, как пирог

Календарь событий на рабочем месте: офисные мероприятия на каждую часть года

Мы предоставили офисным домашним животным бесплатное поводье на рабочем месте - вот как это улучшило наш офис

Планируете переезд в офис? Вот что вам нужно знать

Как привнести аутентичную атмосферу при запуске в любой офис

Полное руководство по организации системы хранения документов в офисе

18 идей для праздничных вечеринок, которые доставят удовольствие небольшим компаниям

Как сделать ваш следующий визит в компанию незабываемым

Единственный контрольный список для планирования корпоративных мероприятий, который вам когда-либо понадобится

Современное руководство по (ответственному) употреблению алкоголя на работе

7 креативных способов сделать запоминающиеся объявления для новых сотрудников

21 веселая офисная розыгрыш, за которую (надеюсь) вас не уволят

17 идей компании, которые действительно хотят сотрудники

Шпаргалка от А до Я для выбора лучшей услуги конференц-связи

Полное руководство по созданию успешного информационного бюллетеня компании [с шаблонами]

Как устроить отступление компании, о котором все будут в восторге