Единственный контрольный список для планирования корпоративных мероприятий, который вам когда-либо понадобится

подарочные пакеты для корпоративного мероприятия
Немногие задачи имеют столько движущихся частей, сколько планирование корпоративных мероприятий.

Может показаться, что количество ваших действий, от фиксации дат до координации поездок, увеличивается с каждым днем. Не расстраивайтесь - у вас есть это, и мы вас поддержим!



Избавьтесь от догадок, паники и хаоса при планировании мероприятий и продумайте все детали с помощью этого незаменимого контрольного списка для планирования корпоративных мероприятий. Этот контрольный список поможет вам быть уверенным в том, что вы делаете все, что вам нужно, и освободит часть вашего пространства, чтобы сосредоточиться на всех забавные детали что сделает ваше мероприятие незабываемым.

Загрузить контрольный список для планирования корпоративных мероприятий>

Что делать за 24-18 месяцев до мероприятия:

1. Города с исследовательским потенциалом

город для корпоративного мероприятия



Факторы, которые следует учитывать:

лучшие телешоу 2010-х
  • Ближайшие аэропорты
  • Удобный общественный транспорт
  • Количество доступных качественных заведений (вы захотите иметь множество доступных заведений, чтобы выбирать из них позже).
  • Погода
  • Расстояние от большинства целевых участников
  • Конфликты с общегородскими мероприятиями (если ежегодный марафон закрывает основные городские дороги во время проведения мероприятия, вы можете выбрать другой город).
  • Ходьба
  • Безопасность
  • Движение
  • Бесплатные аттракционы
  • Наличие и стоимость рейсов (воспользуйтесь Google Авиабилеты, чтобы быстро просмотреть цены на билеты в город в течение вашего периода времени. Цены уже стремительно растут? Если да, подумайте о поиске в другом месте, чтобы увеличить посещаемость.)

Советы и хитрости:

  • Прежде чем углубляться в исследования, сэкономьте время, сузив поиск до пятерки лучших городов.
  • Познакомьтесь с личностями городов. Практические детали делают ваше мероприятие состоявшимся, но вы также должны исследовать примечательные особенности, элементы, которые придают городу индивидуальность. Используйте удобные инструменты, например Обнаружено местными жителями , Найду , Вне сетки , и Тайм-аут повеселиться.

2. Выберите один город

Критерии принятия решения:



  • Поскольку вы уже провели массу исследований, вам просто нужно выбрать около 5 факторов исследования, которые наиболее важны для вашего мероприятия. Хотя каждое событие может быть разным, некоторые универсально важные факторы включают:
    • Города (соответствует ли это культуре вашей компании?)
    • Доступные площадки (Вы нашли в городе какие-нибудь перспективные варианты? Даже лучший город не может компенсировать место ниже номинального.)
    • Доступный транспорт
    • Расстояние путешествия
    • Стоимость полета

Советы и хитрости:

  • Опросите несколько ключевых заинтересованных сторон, чтобы узнать их мнение. У ваших коллег могут быть идеи, о которых вы даже не задумывались. Например, кто-то может сказать вам, что это студенческий городок, где невозможно найти свободный бар или ресторан в любой вечер недели.

3. Исследовательские центры в вашем городе

поиск места для корпоративного мероприятия

Факторы, которые следует учитывать :

  • Планировки и размеры комнат (комфортно ли в этих помещениях размещаются все ожидаемые посетители?)
  • Гостиницы в пешей доступности - если местом проведения не является гостиница
  • Внешний вид (Просмотрите фотографии места проведения. Используйте их официальные веб-сайты, а также выполните поиск в Картинках Google, чтобы обеспечить точное представление.)
  • Рестораны и кафе в пешей доступности
  • Отзывы покупателей (проверьте на Yelp, если на официальном сайте ничего не опубликовано.)
  • Стоянка
  • Услуги, предлагаемые собственными силами, включая кейтеринг, аудиовизуальные услуги, услуги официанта, услуги по уборке и т. Д.
  • Политика внешних поставщиков (это важно, если заведение предлагает мало услуг внутри компании).
  • Страхование
  • Доступность

Советы и хитрости:

  • Проверьте, есть ли в помещениях портфолио мероприятий. Какие мероприятия они демонстрируют? Лучше всего выбрать место, где есть опыт в том, что вы планируете; Персонал будет знать, что делать, предвидеть ваши потребности и помогать устранять неполадки, когда что-то пойдет не так.
  • В местах проведения свадьбы? Если так, их ставки могут быть выше.
  • Можете ли вы представить себе событие, которое, как вы представляете, будет происходить в этом месте?

4. Выберите 3-4 лучших заведения

Критерии принятия решения:

американские бедра Veruca Salt
  • Выберите около 5 факторов исследования, которые наиболее важны для вашего мероприятия. Хотя каждое событие может быть разным, некоторые универсально важные факторы включают:
    • Внешний вид - личность места проведения
    • Планировки и размеры имеющихся помещений
    • Услуги, предлагаемые собственными силами
    • Политики сторонних поставщиков
    • Гостиницы в пешей доступности

Советы и хитрости:

  • Использовать Карты Гугл сделать вид улиц вокруг выбранных вами мест, чтобы получить представление не только о ваших заведениях, но и об их окрестностях.

5. Контакты для подачи предложений

Советы и хитрости:

  • Ведите электронную таблицу с указанием того, с кем вы связались, когда и как вы обращались. Например, вы заполняли онлайн-форму, отправляли электронное письмо или звонили по телефону? Эта таблица поможет вам сохранить пропаганда поток организован, а ваши детали ясны, и это будет очень полезно, если вам нужно с кем-нибудь связаться.

6. Сравните предложения с бюджетом.

Советы и хитрости:

  • Изучая предложения по месту проведения, следите за расходами, которые вы можете сократить. Например, заведение может включать в себя плату за свои услуги общественного питания, но если их политика разрешает использование внешних поставщиков, вы можете сэкономить там деньги.
  • Торгуйтесь! Если понравившееся заведение присылает предложение, выходящее за рамки вашего бюджета, не нужно вычеркивать его из списка. Просто позвоните своему контакту и объясните свою ситуацию. Будьте готовы начать переговоры, если место проведения не берет на себя инициативу; изучите позиции предложения и выберите расходы, которые, по вашему мнению, могут быть снижены.

7. Планируйте посещение объекта

Советы и хитрости:

  • Запрашивайте встречи, когда события продолжаются. Это даст вам лучший предварительный просмотр того, как может выглядеть ваше мероприятие.
  • Если у вас есть время, попробуйте записаться на посещения в разные дни или, по крайней мере, оставить несколько часов между посещениями. Вы же не хотите отказываться от хорошего места просто потому, что во время визита вы устали или проголодались!

8. Посетите и оцените объекты

Что искать:

  • Что вы чувствуете, когда впервые заходите на площадку? Первые впечатления имеют значение, и точка. Даже самое тщательное планирование не может компенсировать место, где не хватает индивидуальности.
  • Помните, как вы пытались записывать посещения во время мероприятия? Теперь у вас есть шанс зайти и посмотреть, как идут дела. Прежде чем приступить к расследованию, убедитесь, что это устраивает персонал места проведения мероприятия, и будьте как можно ненавязчивее к происходящему в ходе мероприятия.
  • Проверьте персонал. Они улыбаются и вежливы? (Даже несколько грубых встреч с персоналом могут плохо отразиться на вашем мероприятии.)
  • Помещение чистое и в хорошем состоянии? Обязательно проверьте туалеты, где могут скрываться самые неприятные вещи.

Что делать за 18-12 месяцев до мероприятия:

1. Подпишите контракт с выбранным вами местом

место-контракт-для-корпоративного-события

Советы и хитрости:

  • Уделите несколько дней тому, чтобы просмотреть контракт с помощью зубчатой ​​расчески.
  • Задавайте вопросы и записывайте полученные ответы. Очень важно, чтобы вы понимали все аспекты контракта и помнили все ключевые детали.
  • Сделайте много собственных копий.
  • Убедитесь, что цены включают все налоги и сборы. Если цены не включают эти дополнительные услуги, избегайте сюрпризов, попросив контактное лицо в вашем заведении добавить их или отправить оценку.
  • Ознакомьтесь с политикой отмены, чтобы знать, о чем идет речь, если вам придется отменить подписку по какой-либо причине. Возвращается ли депозит (или его часть)?
  • Убедитесь, что указаны именно те комнаты, которые вам нужны. Вам не нужно просто пространство; вы хотите место, которое вы посетили и любили.
  • Проверьте временные рамки, отведенные для мероприятия. Что будет, если вы потратите время?
  • Убедитесь, что вы защищены, если место проведения не может выполнить какую-либо часть контракта. Например, если в результате урагана в нужной комнате протекает крыша, и вам нужно переехать, можете ли вы вернуть часть своих денег?
  • Торгуйтесь! Как и предложения, контракты являются предметом переговоров. Совершенно приемлемо запрашивать изменения в любых строках, которые вам не нравятся.

2. Просмотрите последовательность встреч и составьте список дел для конкретного мероприятия

Советы и хитрости:

  • Просматривайте поток событий каждую минуту. Напишите это, сделайте раскадровку, заставьте своих коллег разыграть это - сделайте все, что поможет вам визуализировать свое мероприятие, и обдумайте каждую задачу, большую и маленькую. Например, если вы всегда представляли себе слайд-шоу, воспроизводимое за вашим генеральным директором, когда она произносит приветственную речь, то вам необходимо сделать это слайд-шоу и обеспечить все оборудование, необходимое для его проецирования.

3. Изучите варианты развлечений.

Факторы, которые следует учитывать:

В каком ситкоме была популярна фраза «Займите нос резиновым шлангом»?
  • Универсальная симпатия (смогут ли все в вашем офисе, от стажеров до ветеранов, оценить эту возможность?)
  • Креативность (Вы видели это на других мероприятиях, которые посещали? Постарайтесь создать что-нибудь запоминающееся, чтобы выделить ваше мероприятие. Правильная идея заставит всех говорить о ней еще долго после корпоративное мероприятие кончено.)
  • Стоимость (Еще до того, как вы запросите расценки, вы сможете приблизительно оценить стоимость развлечения. Не зацикливайтесь на свинг-оркестре из 15 человек, если у вас есть бюджет на солиста-скрипача).

Советы и хитрости:

  • Ищите рефералов. Попросите совета у ваших коллег в других компаниях. Какие развлечения они использовали для недавних мероприятий? Как это было принято?
  • Отключитесь от сети. Не ограничивайте свой поиск онлайн-агрегаторами. Обратитесь в местные школы, некоммерческие организации и предприятия. Может быть, местная кофейня захочет перенести на ваше мероприятие еженедельный поэтический слэм. Или, может быть, хор местного университета выступает бесплатно.

Что делать за 12-9 месяцев до мероприятия:

1. Разошлите приглашения календаря ключевым заинтересованным сторонам и докладчикам

планирование корпоративного мероприятия

Советы и хитрости:

  • Календарное приглашение - это замечательно, но вам также следует написать электронное письмо или позвонить по телефону, чтобы убедиться, что у всех, кто играет ключевую роль в вашем мероприятии, есть вся необходимая информация.

2. Подходите к развлечениям

Советы и хитрости:

  • Откройте эту электронную таблицу, которую вы создали при обращении к поставщикам. Создайте новую вкладку для «Развлечения» и… вы знаете, что такое упражнение.

3. Мероприятия по созданию исследовательского коллектива

Факторы, которые следует учитывать:

  • Размер компании (если ваша компания гигантская, не выбирайте деятельность, требующую большого количества оборудования или расходных материалов.)
  • Фактор стона (не выбирайте занятие просто потому, что его легко выполнить. Убедитесь, что людям оно действительно понравится.)
  • Цели деятельности (цель деятельности по созданию команды - не просто развлечься; эта деятельность также должна способствовать созданию команды, по крайней мере, в качественном отношении.)
  • Уровень физической подготовки (Выбирайте упражнения с большим количеством движений, если всем в вашей компании это нравится.)
  • Сложность (держитесь подальше от действий, которые включают в себя множество шагов, которые трудно объяснить.)

Советы и хитрости:

  • Кто будет способствовать активности во время мероприятия? Обратитесь к нескольким своим общительным, энергичным товарищам, чтобы узнать, не хотят ли они стать «мастерами церемоний тимбилдинга».

4. Нарисуйте план встречи для определения потребностей в аренде и оборудовании.

Встреча для завершения корпоративного мероприятия

Факторы, которые следует учитывать:

  • Вернитесь к потоку событий, который вы создали ранее. После каждого пункта делайте паузу и спрашивайте себя: «Какое оборудование нам нужно для этого?»
  • Отметьте на эскизе помещения для встреч именно то, что вам нужно, где и когда вам это нужно.

Советы и хитрости:

  • Попросите место проведения мероприятия предоставить загружаемый план вашего помещения.
  • Поделитесь своим необходимым оборудованием с местом проведения и узнайте, какие предметы у них есть. Вы также можете запросить их опыт в создании списка оборудования. Вы забыли что-нибудь важное?

5. Станьте партнером аудиовизуальной компании для определения потребностей в аудио / видео.

Советы и хитрости:

  • Наибольшую пользу вам принесет работа с аудио- / видео-компанией, которая знает ваше пространство, поэтому попросите в своем заведении список рекомендуемых продавцов аудио / видео и сэкономьте много времени на исследования.

Что делать за 6 месяцев до мероприятия:

сохранить дату для корпоративного события

1. Отправьте дату сохранения

Советы и хитрости:

  • Отправка даты сохранения за 6 месяцев вперед вызовет ожидание во всем офисе.
  • Не забудьте добавить памятку ко всем доски объявлений в офисе , это верный способ напомнить всем в офисе о необходимости добавить дату в свой календарь.

2. Выберите мероприятия по созданию команды и подпишите соглашения, если это возможно.

Критерии принятия решения:

  • Стоимость (Если ваше заведение заблокировано, стоимость может помочь вам решить, какое мероприятие по построению коллектива выбрать.)
  • Голосование коллег (упростите свое решение, попросив 20 или более коллег проголосовать за их любимые действия по созданию команды.)

3. Найдите места для ужина

поиск ресторанов для корпоративных мероприятий

Факторы, которые следует учитывать:

Люцифер хороший день, чтобы умереть
  • Особые диеты (поищите подходящие рестораны, если ваша компания на 70% веганская).
  • Бронирование (не рискуйте разочароваться, выбирая рестораны, в которых не принимаются бронирования).
  • Помещения для больших групп (бронирует ли ресторан отдельные комнаты или принимает заказы на проведение очень больших вечеринок?)
  • Выбор меню
  • Расстояние от места проведения мероприятия

Советы и хитрости:

  • Местные рекомендации золотые. Если вы не знаете никого в городе, где проводится мероприятие, обратитесь к персоналу вашего места проведения мероприятия, чтобы узнать их мнение.
  • Убедитесь, что вы поужинаете в аутентичной местной кухне, внимательно проверив сайт ресторана, чтобы убедиться, что это не сеть ресторанов.

4. Награды за исследования и образцы

Что делать за 5 месяцев до мероприятия:

1. Выберите занятия для супруга или детей, если возможно.

Критерии принятия решения:

  • Количество детей и супругов.
  • Возраст детей и супругов.

Советы и хитрости:

  • Спросите коллег, которые приводят своих детей и супругов на занятия, которые нравятся их семьям.

2. Выберите макет тега имени.

Советы и хитрости:

  • Читаемость - самая важная часть именной бирки. Убедитесь, что дизайн и цвета не закрывают имена участников.

3. Заказать ключ-карту

Что делать за 4 месяца до мероприятия:

1. Отправьте ссылку для регистрации

Советы и хитрости:

  • Используйте Google Analytics, чтобы добавить к своей ссылке тег отслеживания серверной части, чтобы вы могли видеть, сколько людей нажимают на нее, особенно сколько людей нажимают и не завершают регистрацию. Это может означать, что на вашей странице регистрации есть какие-то ошибки или непонятные моменты.

Что делать за 3 месяца до мероприятия:

1. Посетите локацию для заключительного осмотра

2. Отправьте последний звонок для выдающихся регистраций

3. Соберите информацию о размерах подарков.

4. Найдите компанию для перевозки в аэропорт и из аэропорта.

Критерии принятия решения:

Тоби был душителем Скрэнтона
  • Вместимость (сколько поездок они могут вместить?)
  • Гибкость (водят ли они только в рабочее время или могут совершать поездки в нерабочее время?)

5. Отправьте теги имен на принтер.

6. Завершите подсчет людей на обед (а).

7. Завершите составление меню на все блюда

Критерии принятия решения:

  • Стоимость
  • Разнообразный выбор
  • Подходит для специальных диет
  • Подходит для аллергиков
  • Вкусно (настаивайте на том, чтобы попробовать все варианты.)

8. Получите список победителей и закажите финальные награды.

9. Проект повестки дня

Что включить:

  • Информация о месте и адрес
  • Даты, время и место проведения всех мероприятий и перерывов
  • Даты, время и место приема пищи
  • Имена и адреса электронной почты докладчиков и докладчиков
  • Ваша контактная информация - для ответа на вопросы или проблемы.
  • Важные примечания (если участникам нужно что-нибудь принести или одеться определенным образом, обязательно отметьте это в повестке дня.)

10. Проект приветственного письма

Что включить:

  • Почему у вашей компании есть мероприятие
  • Чего вы надеетесь достичь с помощью мероприятия
  • Как мероприятие связано с вашим миссия компании
  • Даты следующего мероприятия, если возможно

Что делать за 2 месяца до мероприятия:

1. Выберите подарки сотрудникам и размещать заказы.

подарки сотрудникам для корпоративных мероприятий

Что делать за 1 месяц до мероприятия:

1. Арендуйте автомобиль, чтобы перемещать предметы к месту проведения мероприятия и обратно.

2. Отправьте список номеров в отель.

3. Доработайте повестку дня и отправьте в печать.

Контрольный список повестки дня:

  • Информация о месте и адрес
  • Даты, время и место проведения всех мероприятий и перерывов
  • Даты, время и место приема пищи
  • Имена и адреса электронной почты докладчиков и докладчиков
  • Ваши Контактные Данные
  • Важные заметки

4. Завершите оформление приветственного письма и отправьте его в принтер.

Контрольный список приветственного письма:

  • Понятно ли, почему ваша компания проводит мероприятие?
  • Цели мероприятия ясны?
  • Вы понимаете, как мероприятие способствует реализации миссии вашей компании?
  • Вы указали даты будущих событий?

Чем заняться в месяц вашего мероприятия:

1. Переместите основные предметы в одну комнату и проведите инвентаризацию.

2. Проверьте, не совпадают ли дни рождения сотрудников с событием.

3. Проведите собрание команды.

Что делать:

  • Ознакомьтесь с программой мероприятия и ответьте на вопросы.
  • Попросите добровольцев на разные должности, которые вам нужно будет заполнить. (Подготовьте список обязанностей, включая ожидаемое время и место, заранее, чтобы роли были ясны, а волонтеры понимали, на что они подписываются.)

Что делать за неделю до мероприятия:

заключительная встреча перед корпоративным мероприятием

c. Томас Хауэлл посторонние

1. Организуйте командную встречу

Что делать:

  • Подробно изучайте рабочие задания и дайте волонтерам возможность задать вопросы.

2. Получите удаленный доступ для ноутбука

Что делать в день отъезда на мероприятие:

  • Сменить таймеры отпирания дверей.
  • Обновите голосовую почту и сообщение автоответчика по электронной почте.
  • Обновляйте сайты, которыми вы управляете.
  • Чистый офисный холодильник.

Чем заняться на неделе вашего мероприятия:

день корпоративного мероприятия

1. Организуйте командную встречу

Что делать:

  • Ответьте на любые последние вопросы.
  • Пройдитесь по потоку событий в последний раз.
  • Возбуждаться!

2. Проведите репетицию перед конференцией с персоналом отеля, сотрудниками и доступными докладчиками.

Что делать:

  • Убедитесь, что всем известно время проведения презентаций, обедов и т. Д.
  • Убедитесь, что все знают, где им нужно быть и когда.
  • Проверьте информацию о неудобствах или поток.

Загрузить контрольный список для планирования корпоративных мероприятий>

Ресурсы Office How To:

36 идей офисного декора, которые вдохновят вашу команду на лучшую работу

25 эпических идей для офисных вечеринок, о которых все будут говорить в течение нескольких недель

19 отличных офисных идей для максимальной производительности

25 идей для доски объявлений Creative Office, которые действительно читают

101 забавная офисная игра и занятия, которые делают работу классной

15 креативных идей макета офиса, которые очень воодушевляют людей

7 забавных офисных идей на день рождения, которые так же просты, как пирог

Календарь событий на рабочем месте: офисные мероприятия на каждую часть года

Мы предоставили офисным домашним животным возможность бесплатного поводья на рабочем месте - вот как это улучшило наш офис

Единственный шаблон руководства по офисным процедурам, который вам когда-либо понадобится

Планируете переезд в офис? Вот что вам нужно знать

Как привнести аутентичную атмосферу при запуске в любой офис

Полное руководство по организации системы хранения документов в офисе

18 идей для праздничных вечеринок, которые доставят удовольствие небольшим компаниям

Как сделать ваш следующий визит в компанию незабываемым

Современное руководство по (ответственному) употреблению алкоголя на работе

7 креативных способов сделать запоминающиеся объявления для новых сотрудников

21 веселая офисная розыгрыш, за которую (надеюсь) вас не уволят

17 идей компании, которые действительно хотят сотрудники

Шпаргалка от А до Я для выбора лучшей услуги конференц-связи

Полное руководство по созданию успешного информационного бюллетеня компании [с шаблонами]

Как устроить отступление компании, о котором все будут в восторге