Осваивайте наиболее распространенные обязанности исполнительного помощника

Освойте самые распространенные обязанности исполнительного помощника

Поздравляем, вы стали помощником руководителя (EA)! (Если вы все еще ищете работу, поздравляю вас с будущим.) Готовы ли вы выполнять все свои обязанности помощника руководителя с изяществом и уравновешенностью? Готовы ли вы заставить своих менеджеров плакать от трепета перед вашим мастерством? Хорошо; может быть, мы немного увлеклись, но когда небольшое честолюбие когда-нибудь могло кому-то повредить?



Подкрепите свои амбиции EA с помощью нашего руководства по пониманию и освоению наиболее распространенных обязанностей помощника руководителя.

Обязанности исполнительного помощника

Приведенные ниже обязанности относятся к нашему 2018 г. Отчет о состоянии исполнительного помощника (SOTEAR), который включает прямые отзывы 417 исполнительных помощников, работающих в 34 различных отраслях в США.

Мы сгруппировали обязанности от наиболее распространенных - обязанностей, которые, как сообщает самый высокий процент респондентов, выполняют, - до наименее распространенных. Таким образом, вы можете работать над выполнением общих обязанностей, с которыми вы, вероятно, столкнетесь в любой роли исполнительного помощника, а затем продолжить свой путь вниз.



Управление календарями и расписанием

96% исполнительных помощников сообщают об этом

В обязанности исполнительного помощника входит управление календарем

Прибейтесь: мастерское планирование и управление календарем, оставаясь организованным.

Если вы помните только одно: Разработайте систему организации информации и будьте в курсе всех поступающих сведений. Например, как только вы получите приглашение на встречу для своего руководителя, обработайте и запишите его, чтобы ваша система продолжала работать (и вы случайно не забронировали время в два раза, не забыли о важных событиях и т. Д.).



Почему организация является ключом к планированию и календарному управлению?

Мы здесь нарушим все правила и ответим вопросом. Что общего у этих трех обязанностей?

  • Работа с несколькими людьми и сроки для составления расписаний
  • Отправка обновлений календаря, которые имеют смысл
  • Никогда не бронируйте дважды важного клиента

У них, вероятно, много общего, но мы стремимся к тому, что все они требуют знания и обработки большого количества информации, включая даты, время, имена и т. Д. Лучший способ преуспеть в обработке информации - это сначала организовать ее. Кто-то никогда не смог бы взять на себя любую из этих задач, если бы он еще не разработал какую-то систему для записи и организации расписаний и календарей.

Придерживайтесь процесса управления календарем и планирования и придерживайтесь его. Мы собрали несколько советы конкретно об этом . Они включают:

  • Цветовая кодировка
  • Блокировка рабочего времени только для управления календарями и расписаниями
  • Использование полезных инструментов календаря

Прежде чем начать работу с нашим списком, зарегистрируйтесь в Ассист , бесплатный еженедельный бюллетень с тщательно подобранной информацией, настолько полезной, что советники говорят, что не знают, делиться ею с друзьями или хранить секреты при себе. Получайте советы и информацию, подобную той, что представлена ​​ниже, каждую неделю прямо на ваш почтовый ящик.

Координация путешествий

92% исполнительных помощников сообщают об этом

В обязанности исполнительного помощника входит планирование поездок

Доказательство: когда дело доходит до координации поездок, ключевыми факторами являются эффективность и последовательность.

Если вы помните только одно: Перестаньте изобретать колесо (или, в данном случае, маршрут) каждый раз, когда вам нужно координировать путешествие. Использовать шаблоны вместо.

Шаблоны делают планирование поездок более быстрым, эффективным и последовательным. Это победа как для планировщика, так и для путешественника.

мясники блокируют нулевой канал

Вы также можете установить постоянный процесс следовать каждый раз, когда вам нужно спланировать поездку. Например, вы можете подумать:

  • Выбор предпочтительных поставщиков туристических услуг для каждой поездки
  • Создание контрольных списков, чтобы не упустить ни одной детали
  • Установление сроков, чтобы вы знали, когда что делать

Планировка события

90% помощников руководителей сообщают об этом

В обязанности исполнительного помощника входит планирование мероприятий

Сделайте это: позвольте аудитории научить вас, как быть прекрасным организатором мероприятий.

Если вы помните только одно: Повысьте свой навыки планирования мероприятий запрашивая отзывы у людей, которые посещают ваши мероприятия.

Запрос обратной связи от участников мероприятия работает, потому что, как Билл Гейтс однажды сказал: «Нам всем нужны люди, которые дадут нам обратную связь. Вот как мы улучшаемся ».

Отзывы участников - единственный способ пролить свет на некоторые животрепещущие вопросы, которые наверняка возникнут при планировании мероприятий, такие как:

  • Получил ли я достаточно еды?
  • Было ли место слишком тесным?
  • Музыка была слишком громкой?
  • Стоил ли оратор?
  • Эти стулья были слишком близко друг к другу?
  • Был ли формат скучным?

Чем больше вопросов вы зададите, тем больше вы узнаете и тем лучше станут ваши мероприятия.

Секретарские обязанности, включая обработку телефонных звонков, переадресацию и т. Д.

73% исполнительных помощников сообщают об этом

В обязанности помощника руководителя входит разговор по телефону.

Прибейтесь: навыки общения помогут вам в выполнении всех ваших секретарских обязанностей.

Если вы помните только одно: Постоянно стремитесь улучшить свои коммуникативные навыки; это сделает каждый телефонный звонок и каждое взаимодействие более плавным и продуктивным.

Если золотое правило жизни в целом - «относиться к другим так, как вы хотите, чтобы относились к вам», то золотое правило общения - «говорите с другими так, как хотите, чтобы они говорили с вами». Это означает, что нужно практиковать простое сочувствие. Когда вы разговариваете с кем-то по телефону, спросите себя:

  • Что нужно этому человеку?
  • Как себя чувствует этот человек?
  • Что я могу сделать, чтобы помочь этому человеку?

Вы найдете ответ на большинство этих вопросов, просто слушая.

Обязанности личного помощника

71% помощников руководителей сообщают об этом

В обязанности исполнительного помощника входит работа личного помощника.

Поразите: начальникам нравятся личные помощники, которые предвидят потребности и проблемы.

Если вы помните только одно: Обратите внимание на прошлое и визуализируйте будущее.

Рассмотрите события, которые произошли в прошлом, чтобы сделать обоснованные предположения о будущем. Возможно, вы не всегда правы, но каждый раз, когда вы пытаетесь предвидеть будущее, вы будете становиться лучше.

Например, представьте, что эти события уже произошли.

  • Конкретный клиент отменил встречу, которая волновала вашего начальника.
  • Тот же клиент позвонил вам неожиданно, потому что она просто «проезжала через город». Вы должны были устроить импровизированную встречу.
  • Импровизированная встреча не удалась, потому что ваш босс любит быть готовым.

В этой ситуации вы можете продемонстрировать навыки предвосхищения, запланировав ежемесячные звонки или электронные письма с этим конкретным клиентом. Вы можете спросить ее, приедет ли она в город в ближайшее время, или дважды подтвердить, что она будет присутствовать на любых встречах в календаре.

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

Технические запросы на местах

58% исполнительных помощников сообщают об этом

В обязанности исполнительного помощника входит техническая / ИТ-работа

Придите к выводу: согласитесь с тем, что помощникам руководителей приходится решать множество технических проблем.

Если вы помните только одно: Будьте готовы к техническим неудачам.

Некоторые технологические трудности, вероятно, застают вас врасплох, когда вы новичок в работе, но это нормально. Начните отслеживать запросы и проблемы, которые люди приносят вам. Используйте свое «исследование», чтобы выявить тенденции, например, десять основных проблем. Запишите, как вы успешно решили каждую проблему, и превратите свои решения в небольшую инструкцию. Когда кто-то приходит к вам с одной из проблем, вы можете просто отправить инструкцию по электронной почте. (Вы даже можете опубликовать его на веб-сайте компании или в интранете, если это возможно!)

Дополнительные советы:

  • Найдите онлайн-ресурс, на который можно ссылаться, когда кто-то ставит вас в тупик. Например, вы можете найти производителей электроники в вашем главном офисе. Запишите горячие линии обслуживания клиентов или ссылки онлайн-справки, чтобы знать, где искать ответы при возникновении проблем.
  • Попросите любого в офисе, у кого есть навыки работы с компьютером, быть в вашем списке контактов. Это просто означает, что они не против, если вы позвоните им, если вам понадобится помощь с проблемой, которая соответствует их опыту.

Операционные обязанности, включая льготы, парковку и техническое обслуживание

56% исполнительных помощников сообщают об этом

Получите отзывы сотрудников

Сделайте это: позвольте сотрудникам руководить вашей операционной стратегией.

Если вы помните только одно: Если сомневаетесь, поговорите с сотрудниками.

Хорошо Операционные менеджеры знают, что они могут многому научиться, просто разговаривая с сотрудниками. Исполнительные помощники, которые хотят хорошо справляться с управлением льготами, также могут поговорить с сотрудниками, чтобы сообщить свои стратегии.

Обязанности по работе с персоналом, включая прием на работу / увольнение)

51% исполнительных помощников сообщают об этом

В обязанности исполнительного помощника входит адаптация

Сделайте это: извлеките максимальную пользу из вашего первого и последнего взаимодействия с сотрудниками.

Если вы помните только одно: Адаптация и увольнение - моменты обучения.

Адаптация представляет собой обучающий момент для сотрудники .

Это означает, что в соответствии с рекомендациями HR-технолог , что вы должны укрепить и прояснить культуру своей компании. Начните сеансы адаптации с объяснения того, что для вас значит культура компании. Можно рассказать историю о ситуации или событии, когда культура вашей компании проявляется в реальной жизни.

Выезд представить момент обучения для твоя компания .

Это означает, что вы должны узнать, как увольняющиеся сотрудники относятся к компании. Что им понравилось / не понравилось? Почему они уезжают? Узнайте, что вы можете в этот момент; увольняющиеся сотрудники не имеют причин не быть честными.

Офисный дизайн / задачи верстки

46% исполнительных помощников сообщают об этом

В обязанности исполнительного помощника входит дизайн офиса

Пригвоздите его: получайте удовольствие!

Если вы помните только одно: Каждый офис требует разных дизайнерских требований. Если вы учитываете уникальные аспекты своей компании и получаете удовольствие от планирования дизайна и макетов, вы сможете создать дизайн офиса, который понравится всем.

Проверить некоторые идеи декора офиса .

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

Начисление заработной платы

16% исполнительных помощников сообщают об этом

В обязанности помощника руководителя входит расчет заработной платы

Придумайте: выберите систему, которая работает с вашим графиком.

Если вы помните только одно: Сотрудникам нужно получать зарплату; убедитесь, что они получают свои зарплаты, найдя систему расчета заработной платы, которая работает с вашим графиком.

Работа с платежной ведомостью похожа на покупку продуктов, уборку в доме или выполнение любой другой работы; это никогда не заканчивается. Вы никогда не закончите с расчетом заработной платы. Вы должны справляться с этим снова и снова, и вы не можете просто «выбить результат на месяц» за день, если собираетесь в отпуск. Тем не менее, будьте реалистичны в отношении своего графика, если вы собираетесь управлять расчетом заработной платы.

Как помощник руководителя вы можете много путешествовать. Если это так, сделайте то, что А именно блог рекомендует и найти облачная система расчета заработной платы вы можете получить доступ из любого места в любое время.

Совет. Если вы похожи на большинство экспертов и ожидаете, что у вас плотный график, выберите автоматизированная система расчета заработной платы это снимет с вас часть повторяющегося стресса, связанного с расчетом заработной платы.

Что вы думаете об этих обязанностях помощника руководителя? Дайте нам знать в комментариях ниже!