Как устроить отступление компании, о котором все будут в восторге

отступление компании вне офиса

Можно с уверенностью сказать, что среднестатистический сотрудник не очень понимает, сколько работы уходит на то, чтобы компания отступила.



Посмотрим правде в глаза, большинство сотрудников рассматривают отпуск компании как выходной. Для них это просто шанс познакомиться со своими коллегами, поучаствовать в нескольких мероприятиях по построению коллектива и, возможно, выпить стакан розового вина (или пять).

Если бы они только знали.

Для офис-менеджеров, помощников руководителей, администраторов и сотрудников отдела кадров, которым поручено организовать эти мероприятия, это совершенно другой опыт.



Лиза-Голдберг«Это может быть большим давлением», - говорит Лиза Голдберг, бывший менеджер Dcbeacon Vibe, ставший суперзвездой событийного маркетинга. «Будь то сессия планирования для исполнительного руководства или веселое праздничное мероприятие для компании, может казаться, что все лежит на ваших плечах».

И чтобы быть ясным, это офис-менеджер, помощник руководителя или администратор, которым чаще всего поручено планировать эти внешние сайты.

Согласно данным из наших недавних отчетов «Состояние офис-менеджера» и «Состояние исполнительного помощника», 84% офис-менеджеров назвали планирование мероприятий одной из своих основных обязанностей, в то время как колоссальные 90% исполнительных помощников сказали нам то же самое.



Когда они идут хорошо, отступления компании могут принести большую пользу. Выход из офиса в новую обстановку может вдохновить на свежие идеи, а объединение людей с разных сторон организации помогает разрушить разрозненность и стимулировать новое сотрудничество. Кроме того, выездные семинары предоставляют возможности для создания и укрепления социальных связей между членами команды, что является важным компонентом вовлечения сотрудников .

виртуальные тимбилдинговые игры / мероприятия

Но когда они терпят неудачу, они обычно терпят поражение. И все сообщат вам, если они недовольны.

Чтобы убедиться, что ваша следующая внешняя компания превзойдет вашу команду, мы заручились помощью наших постоянных экспертов по ретритам - это вышеупомянутая Лиза и наш нынешний менеджер Vibe Алексис Норман.

Вместе они провели серию незабываемых и продуктивных корпоративных встреч и здесь, чтобы поделиться секретами своего успеха.

Уточняйте цели с самого начала

Уход компании требует тщательного планирования и может оказаться дорогостоящим, поэтому можно поспорить, что большинство компаний не проводят их только для того, чтобы их провести. Обычно есть конкретная цель.

Причин для координации одного из них много и они разнообразны.

административные помощники семинары и конференции

Это может быть просто выпустить пар или отпраздновать достижение важной вехи. Это может быть мозговой штурм для очень конкретного проекта или предстоящей задачи.

Это могло бы быть способствовать сплочению команды или усилению межведомственного взаимодействия. Это могло бы быть усиление ценностей и культуры компании.

Это может быть комбинация всего этого!

закуска-вне сайта-malibuwines-1190692

Чем раньше вы поймете, что это за цель, тем лучше. Четкие цели помогут вам принять все решения при планировании и проведении этого мероприятия.

Хотя это может показаться очевидным, вы удивитесь, как часто руководители предполагают, что вы находитесь на одной волне с точки зрения целей, не обсуждая их с вами. А пока вам остается только гадать.

Как и во многих других проблемах, решение заключается в общении. Как только ваш босс поднимет идею об отступлении компании, задавайте острые вопросы:

  • Является ли цель для всех просто хорошо провести время?
  • Что мы хотим получить от этого? Куча новых идей для третьего квартала?
  • Это о структурированном построении команды? Или больше похоже на случайные социальные связи?

Если есть несколько целей (что очень возможно), убедитесь, что вы и ваш босс определили приоритет. Таким образом, если вам нужно сделать сложный выбор по поводу бюджета или времени, вы сможете сделать правильный выбор.

Лиза уточняет:

Лиза-Голдберг«Для одного из запланированных мною выездных мероприятий выяснилось, что мозговой штурм был гораздо более важной частью мероприятия, чем я первоначально предполагал. Мы предоставили немного бумаги и ручек, но их было недостаточно, и никто не принес свои компьютеры. Многие заметки потерялись ».

онлайн-игры для удаленных команд

Этого можно было бы избежать, если бы у Лизы было более четкое представление о том, что уйти из этого ретрита с некоторыми твердыми идеями из этого мозгового штурма является главным приоритетом.

Сэкономьте на бюджете

Давайте на секунду перейдем к реальности. Когда дело доходит до ретритов, скорее всего, ваш босс попросит Rolex, но даст вам бюджет на Casio.

Составление бюджета будет одной из самых серьезных проблем, с которыми вы столкнетесь при проведении первых нескольких отступлений компании. Опять же, расстановка приоритетов помогает:

Лиза-Голдберг«Несмотря ни на что, у вас будет работа в рамках ограниченного бюджета», - объясняет Лиза. «Знание своих приоритетов поможет вам определить, нужно ли вам немного сэкономить на обеде, чтобы забронировать это щедрое место для проведения мероприятий, или наоборот».

Еще одна ключевая часть работы в рамках ограниченного бюджета - управление ожиданиями. Иногда может казаться, что ваш босс вышел прямо из «Моей суперсладкой 16». Вы не можете получить торт Феррари и бриллиантовую тиару. Реалистичное представление о том, что вы можете реализовать в рамках своего бюджета, предотвратит серьезное разочарование.

Еще один совет - прочтите мелкий шрифт!

Алексис-Норман«Обязательно ознакомьтесь со всеми статьями контракта, особенно когда речь идет о еде и алкоголе», - говорит Алексис. «Площадки - мастера вложения дополнительных расходов, которые так или иначе увеличивают ваш бюджет».

Забронируйте место как можно скорее

Бронирование места встречи должно быть одним из первых, что вы делаете. Выбор места проведения мероприятия может быть решающим с точки зрения того, как оно будет воспринято. По этой причине очень важно бронировать как можно раньше, чтобы не застрять в настройках, которые просто не работают. Кроме того, чем раньше вы забронируете, тем выгоднее будет ваша сделка.

делать упражнения за вашим столом

Как узнать, что у вас есть подходящее место? Размер вашей группы будет определять многое, но, опять же, все сводится к целям.

Выберите место, которое поддерживает деятельность, которую вы хотите поощрять. Если все дело в связях, вам понадобится пространство с занятиями, местами, где можно поесть и пообщаться.

Полезный совет: если в вашу команду входят члены, которые живут в других частях страны, подумайте, как вы можете способствовать развитию участие в виртуальном ретрите для удаленных команд, которые могут не иметь возможности лично присутствовать на мероприятии.

ретрит-мероприятия-еда-еда-выезд

Если важна целенаправленная работа, такая как мозговой штурм, то место у бассейна, например, может быть не лучшим выбором. Вместо этого убедитесь, что в вашем заведении есть тихое место, где нет ничего отвлекающего.

Лиза также рекомендует пользоваться уникальными вещами, которые может предложить ваш город или регион.

Лиза-Голдберг«Мы базируемся в Лос-Анджелесе, и большая часть нашей команды родом из Среднего Запада, - говорит Лиза, - поэтому мы стараемся держать наши выездные площадки в местах, где наша команда может испытать удивительные вещи о Калифорнии. Это может означать поездку на пляж в Санта-Монике, дом в Малибу или местную винодельню, чтобы люди могли испытать отличную погоду ».

Если вы живете недалеко от гор, подумайте о поездке в межсезонье на местный горнолыжный курорт. Если вы оказались рядом с процветающим центром города, возьмите модный ресторан или арт-пространство. Найдите то, что делает ваш район уникальным, и выделите их.

Другой фактор - это площадка, имеющая опыт проведения корпоративных мероприятий.

Алексис-Норман«Не могу передать, насколько полезно работать с местом, где раньше проводились ретриты, особенно если вы планируете такое впервые», - объясняет Алексис. «Посмотрите на их веб-сайт и посмотрите, есть ли у них сотрудники, которые специализируются на корпоративных мероприятиях. Найдите контактного лица «Координатора корпоративных мероприятий» или «Корпоративные службы». Это люди, которые могут поделиться своим опытом, чтобы сделать ваше мероприятие популярным ».

Посетите сайт заранее

Если это вообще возможно, прогуляйтесь, чтобы получить представление о местности. Это поможет вам избежать множества потенциальных ловушек, о которых вы даже не задумывались.

И снова Лиза:

Лиза-Голдберг«Если есть что-то, что я хотела бы сделать перед тем, как бросить свой первый выезд, так это заранее посетить это место, просто чтобы узнать местный ландшафт», - объясняет она. «Это предотвратило бы некоторые из головных болей, с которыми мы столкнулись, например, потеря автобусов или незнание, где припарковаться».

Свяжите свое отступление с целями вашей компании

Иногда заинтересовать команду вне офиса труднее, чем вы думаете. Несмотря на то, что эти мероприятия должны быть веселыми и расслабляющими, в вашей команде будет несколько человек, которые будут рассматривать это как отвлечение от работы, которую они должны делать, или просто хотели бы иметь выходной.

онлайн тимбилдинг игры бесплатно

Увеличьте внутреннюю поддержку, мотивируя свое отступление целью.

Алексис-Норман«На нашем последнем ретрите мы объединили людей в команды и заставили их соревноваться за благотворительность по своему выбору», - объясняет Алексис. «Предоставление людям цели и повода для сплочения действительно помогло людям увлечься и заинтересовать - это никому не казалось пустой тратой времени».

Назначьте сотрудника по безопасности

Уход за пределы площадки для ретрита влечет за собой немного больший риск, чем повседневная жизнь.

Конечно, маловероятно, что вы нанесете прямой вред своей команде, но вы окажетесь в новых условиях, и вероятность травм или других бедствий возрастет. (Особенно, если добавить в смесь алкоголь.)

На всякий случай лучше спланировать худшее. Вот тут и появляется офицер безопасности.

веселые офисные игры для сотрудников

компания-выезд-сотрудник по безопасности

Ваш сотрудник по безопасности должен:

  • Согласитесь оставаться трезвым в течение дня, чтобы он мог водить машину в экстренной ситуации.
  • Знайте, где находится ближайшая больница.
  • Принесите офис аптечка .
  • Знайте СЛР.

Офицером безопасности не должны быть вы. Таким образом, если вашему инспектору по безопасности действительно нужно отвезти кого-нибудь в больницу, вы все равно будете рядом, чтобы помочь организовать мероприятие.

Уважайте 'влиятельных лиц'

Независимо от того, что вы делаете, вы не можете угодить всем - так что будьте стратегическими.

Лиза-Голдберг«Отчасти все сводится к знанию своей команды», - объясняет Лиза. «В каждой компании есть горстка« влиятельных лиц », мнение которых передается другим».

По сути, если они не счастливы, никто не счастлив. Очень важно выяснить, кто ваши влиятельные лица, и делать мелочи, чтобы поддерживать их заинтересованность.

Организовать транспорт

Когда все члены вашей команды ездят на собственных машинах, обычно не вариант. Это слишком хаотично, у вас, вероятно, не хватит места для парковки, и все будут приходить в разное время и нарушат ваш график. (Если вы живете в городе с хорошим общественным транспортом, у большинства членов вашей команды может даже не быть машин.)

Приложение Swoop - отличный вариант, который мы использовали в прошлом, чтобы безопасно доставить людей в офис и обратно.

Алексис-Норман«Мы использовали отличный сервис под названием Swoop, чтобы направить нашу команду на сайт», - объясняет Алексис. «Лучшее в том, чтобы пойти с ними, - это то, что они сотрудничают со многими площадками для проведения мероприятий в городе и на самом деле имеют много советов о том, как сделать мероприятие успешным».

Планируйте день до мелочей, но не забывайте про буфер

Сообщите своей команде маршрут. Это поможет мероприятию пройти гладко, но при этом предусмотрите буферные периоды, такие как перерывы на воду, коктейльные часы и общение. Всегда будут непредвиденные задержки, поэтому такая гибкость поможет сохранить ваше мероприятие на рельсах.

низкоуглеводные низкокалорийные закуски

Будьте внимательны к алкоголю

Пить или не пить?

Независимо от того, есть ли у вас выпивка, зависит от руководства и, следовательно, вне вашего контроля. Но если ваша компания предлагает выпивку на вашем ретрите, убедитесь, что у вас достаточно воды. Хорошее практическое правило - пить столько же воды, сколько и алкоголя. Так что, если у вас есть 15 бутылок вина, имейте под рукой 90 бутылок воды (предположим, шесть стаканов на бутылку).

Еще один ключ - не забудьте подать еду перед тем, как выбросить алкоголь. Пить натощак - это верный путь к катастрофе. (Кстати, рюмки с желе не считаются едой.)

И, конечно же, когда люди пьют, никакого вождения. Оно того не стоит. Без исключений.

Посмотрите наш пост на пить на работе для получения дополнительных советов.

Наслаждайся

Наконец, имейте в виду, что выездные встречи идут на пользу всей команде. А вы знаете, кто очень важная часть команды? Вы!

Конечно, легче сказать, чем сделать. Как человек, проводящий мероприятие, вы неизбежно почувствуете большую ответственность. Но вы все равно должны взять за правило участвовать в мероприятиях, пробовать еду и общаться со своими товарищами по команде.

Лиза уточняет:

Лиза-Голдберг«Независимо от того, означает ли это наем бригады по уборке, чтобы вы не застряли на месте проведения уборки до полуночи, или если вам нужно всего двадцать минут, чтобы дышать, насладиться едой и выпить бокал вина, вам нужно убедитесь, что вы тоже что-то извлекли из мероприятия. Помните, что эти мероприятия предназначены для всей команды, включая вас ».

Что наиболее важно помнить при планировании выезда компании? Что-то мы пропустили?

Дайте нам знать в комментариях ниже.

Ресурсы Office How To:

36 идей офисного декора, которые вдохновят вашу команду на лучшую работу

25 эпических идей для офисных вечеринок, о которых все будут говорить в течение нескольких недель

19 отличных офисных идей для максимальной производительности

25 идей для доски объявлений Creative Office, которые действительно читают

101 забавная офисная игра и занятия, которые делают работу классной

15 креативных идей макета офиса, которые очень воодушевляют людей

7 забавных офисных идей на день рождения, которые так же просты, как пирог

Календарь событий на рабочем месте: офисные мероприятия на каждую часть года

Мы предоставили офисным домашним животным возможность бесплатного поводья на рабочем месте - вот как это улучшило наш офис

Единственный шаблон руководства по офисным процедурам, который вам когда-либо понадобится

Планируете переезд в офис? Вот что вам нужно знать

Как привнести аутентичную атмосферу при запуске в любой офис

Полное руководство по организации системы хранения документов в офисе

18 идей для праздничных вечеринок, которые доставят удовольствие небольшим компаниям

Как сделать ваш следующий визит в компанию незабываемым

Единственный контрольный список для планирования корпоративных мероприятий, который вам когда-либо понадобится

Современное руководство по (ответственному) употреблению алкоголя на работе

7 креативных способов сделать запоминающиеся объявления для новых сотрудников

21 веселая офисная розыгрыш, за которую (надеюсь) вас не уволят

17 идей компании, которые действительно хотят сотрудники

Шпаргалка от А до Я для выбора лучшей услуги конференц-связи

Полное руководство по созданию успешного информационного бюллетеня компании [с шаблонами]