Как создать идеальную работу из домашней политики для вашей компании в 2021 году [с шаблоном]

Изображение заголовка WFH

В нашем сверхгибком современном мире работы, основанном на технологиях, вдумчиво продуманная политика «Работа на дому» становится обязательной в прогрессивных компаниях.



Посмотреть нашу работу из шаблона домашней политики можно здесь

Что находится в коробке Wellness для работы из дома?

Добро пожаловать в эпоху удаленной работы. Ноутбуки, смартфоны, приложения для обмена сообщениями и Wi-Fi повсюду означают, что большинство офисных работников могут выполнять свою работу практически где угодно. Добавьте к этому растущее среди сотрудников ожидание того, что они смогут выполнять свою работу, где бы они ни находились - в кафе, во время путешествия за границу или, не вставая с дивана.

Также важно помнить, что даже когда мы вводим новый, более гибкий эра работы , офис по-прежнему будет местом, где ваша команда сможет работать наилучшим образом. Продолжится оттачивание опыта на рабочем месте, который способствует сообществу, сотрудничеству и случайным встречам, ведущим к инновациям.

резюме эпизода вспышки

Идеально, удаленная работа дополняет этот опыт на рабочем месте. Ключевым моментом является создание политики работы из дома, которая устанавливает правильные ожидания и создает каналы и инфраструктуру, которые не только поддерживают работу из дома, но и смягчают многие ловушки, которые возникают, когда вы забираете сотрудников из офиса. При правильной подготовке и общении ваша команда может быть такой же счастливой, связанной и продуктивной дома, как и в офисе.



Наши любимые ресурсы и инструменты для работы из дома:

  • Сборка - бесплатное воспитание культуры и признание сотрудников
  • monday.com - командное сотрудничество и продуктивность
  • Глубинка - виртуальный тимбилдинг и взаимодействие

В этом посте мы расскажем, как именно удаленная работа может принести пользу вашему бизнесу, возможные ловушки, которых вы должны избегать, и почему продуманная и полная политика работы из дома является самым важным фактором в настройке вашей команды на успех. . Используйте эту статью, чтобы помочь вам разработать политику работы на дому, которая подходит вашей команде.

Содержание



Что такое политика 'Работа из дома'?

Политика работы на дому - это соглашение между работодателем и работником, в котором четко определены ожидания и обязанности сотрудников, которые работают из дома. Он также может определять, кто имеет право работать из дома, процесс запроса привилегий на работу из дома, а также процесс утверждения.

Во время обязательных ситуаций работы на дому (таких как кризис здоровья или безопасности, такой как COVID-19), это помогает гарантировать, что сотрудники настроены на успех и могут продолжать оставаться здоровыми и продуктивными.

Посмотреть нашу работу из шаблона домашней политики можно здесь

Какие преимущества работы на дому?

Предоставление сотрудникам возможности работать из дома или удаленно - это разумная практика, которая может принести пользу благополучию сотрудников и вашему бизнесу. Максимальное увеличение этих преимуществ должно быть главной задачей при разработке политики вашей компании «Работа из дома». Вот почему политика «Работа на дому» полезна для вашей компании:

Это сигнал доверия . К настоящему времени мы все знаем, что вовлечения сотрудников повышает производительность; Чем больше сотрудников вкладывают в успех вашей компании, тем больше они готовы делать все возможное для достижения своих целей. Демонстрация того, что вы доверяете своим сотрудникам работать из дома, помогает укрепить эмоциональную связь между работодателем и сотрудником, которая обеспечивает взаимодействие.

Это возвращает сотрудникам время . Одно большое преимущество, которое большинство сотрудников обнаруживают, когда они впервые работают из дома, - это отсутствие поездок на работу. Средний американец добирается до более 52 минут каждый день . У сотрудников будет больше времени, чтобы посвятить себя, своей семье, своим хобби - или своей работе, если они того пожелают.

Он поддерживает целенаправленную работу. Еще одно очевидное преимущество работы на дому - отсутствие обычных отвлекающих факторов на рабочем месте. Вот почему многие компании (включая Dcbeacon) назначили удаленные дни, посвященные целенаправленной работе. Членам команды рекомендуется планировать задачи, требующие особого внимания (например, написание, планирование или выработка стратегии), на эти дни, чтобы максимизировать эффективность.

Это сокращает прогулы. Когда вы даете сотрудникам возможность работать из дома, когда они начинают чувствовать себя плохо, они с меньшей вероятностью передадут болезнь остальной команде. Результат - более здоровая и продуктивная команда. Вы действительно можете увидеть эффект этого явления во время ежегодных сезонов простуды и гриппа или в редких случаях пандемии, такой как COVID-19.

Это может сделать сотрудников разносторонними. Сотрудники, ведущие здоровую семейную жизнь, социальную жизнь и у которых есть время для увлеченных проектов и хобби, лучше работают. Удаленная работа может означать, что ваш руководитель проекта может забрать своего ребенка из школы, может еженедельно проводить счастливые часы с друзьями или, наконец, может записаться на тот урок программирования, который он хотел посещать. Когда сотрудники удовлетворены в других сферах своей жизни, они, как правило, лучше проявляют себя и на работе.

Каковы потенциальные риски при работе из дома?

Удаленная работа не лишена потенциальных недостатков. Обязательно защитите себя от описанных ниже рисков при создании своей Политики работы на дому.

Установить границы бывает сложно. Не ездить на работу (или не принимать душ) - это здорово, но мы слышим снова и снова, что бывает сложно отключить рабочий мозг и расслабиться. Некоторые сотрудники обнаруживают, что работают или проверяют электронную почту с момента пробуждения до момента, когда их голова касается подушки. Это верный рецепт Выгореть .

Это может быть изолирующее. Нам хорошо быть рядом с людьми . Наш организм выделяет химические вещества, вызывающие хорошее самочувствие, окситоцин и серотонин, когда мы видим людей, которые нам небезразличны, например друзей, коллег и членов семьи. Слишком много времени, проведенного в одиночестве, может привести к депрессивному настроению. Кроме того, пребывание вдали от офиса также может разрушить связи между сотрудником и самой компанией. Офис, особенно с продуманным дизайном рабочего места, дает вашим сотрудникам ощущение индивидуальности и связи с вашей компанией и ее ценностями. Это уменьшается, когда вы проводите слишком много времени вдали от него.

Это исключает случайные встречи. Одно из самых больших преимуществ офиса - особенно с потрясающей комнатой отдыха - заключается в том, что он предоставляет возможности для спонтанного взаимодействия между людьми из разных организаций. ( Стив Джобс широко пропагандировал это при разработке макетов офиса Apple и Pixar.)

американская история ужасов 1984 финал сезона

Это может сопровождаться другими отвлекающими факторами. В то время как работа из дома устраняет типичные отвлекающие факторы в офисе (например, болтливость коллег), факт остается фактом: дома сотрудников редко оптимизированы для работы и могут способствовать продвижению по службе. откладывание рабочего дня . Часто, удаленные сотрудники в конечном итоге работать на диване или кровати, потому что у них просто нет подходящего стола или стола. Или они могут включить телевизор из-за фонового шума ... и в конечном итоге смотреть его в течение дня. Компании, предлагающие такие удобства, как еда, закуски или кофе, могут видеть, что сотрудники бегают на обед или кофе несколько раз в течение дня, потому что сотрудники не привыкли планировать приемы пищи, закуски и кофе .

Что включать в свою работу из дома Политика

Цель политики вашей компании «Работа из дома» должна заключаться в том, чтобы оптимизировать выгоды при одновременном ограничении рисков и, в конечном итоге, сделать ваших сотрудников такими же успешными вне офиса, как и в нем. Вот что должна включать ваша политика, чтобы обеспечить именно это.

Определите, кто имеет право работать из дома. Не все рабочие функции можно выполнять удаленно. Четко определите, какие команды имеют право работать удаленно, а какие должны находиться в офисе.

Вы можете установить критерии отбора, то есть только те сотрудники, которые проработали в компании 90 дней и достигли 90% своих целей, могут работать удаленно. Конечно, это не применимо во время кризиса со здоровьем, такого как COVID-19, когда работа на дому может быть обязательной.

Установите процесс утверждения. Аналогичным образом, как только вы установите критерии отбора, четко опишите персонал и процесс утверждения. Сотрудники должны знать, как запрашивать работу из домашних привилегий, кто будет утверждать и сроки утверждения.

Установите обычное рабочее время. В вашей политике «Работа из дома» должно быть четко указано, когда сотрудники должны работать, а когда они должны прекратить работу. Если вы цените гибкость, это может означать установку общего количества часов (т.е. ожидается, что сотрудники будут работать в общей сложности 8 часов в день).

Скорее всего, это будет означать установление диапазона рабочих часов (например, ожидается, что сотрудники будут работать и доступны с 9:00 до 17:00). Лучше всего повторить свой стандартный рабочий день в офисе, который может варьироваться в зависимости от команды.

Для наемных сотрудников , эта политика заключается не только в том, чтобы ваша команда продолжала заниматься поставленной задачей. Еще большее преимущество заключается в том, чтобы дать сотрудникам возможность устанавливать свои собственные границы, чтобы они не чувствовали давления, заставляя их быть «всегда на связи», что будет предотвратить выгорание в долгосрочной перспективе.

Для почасовых сотрудников , помните, что применяются федеральные правила об освобождении от уплаты налогов. Убедитесь, что сотрудники понимают, что они должны продолжать отслеживать свое время, и запросите у менеджера разрешение на сверхурочную работу.

Дайте рекомендации по учету рабочего времени для почасовых сотрудников. Почасовым сотрудникам, не освобожденным от уплаты налогов, по-прежнему необходимо будет точно регистрировать все отработанные часы и передавать эти записи своим руководителям. Убедитесь, что сотрудники с почасовой оплатой могут точно записывать свое время при удаленной работе.

Установите стандарты посещаемости и доступности. Одна из проблем, с которой вы столкнетесь при удаленной работе, заключается в том, что вы не можете просто зайти к кому-то за столом, чтобы узнать их мнение о проекте, который требует времени. Иногда кажется, что вы постоянно преследуете людей, набрасываете их на Slack, электронную почту и текстовые сообщения. Сведите к минимуму это, установив стандарты относительно того, когда и как члены команды будут доступны.

Оптимизируйте каналы связи. Поскольку личное общение больше не является вариантом, необходимо набирать номер для внутренней связи. Это означает проверку существующих каналов связи и определение основной цели каждого из них. Это также может означать отключение избыточных каналов. Например, если ваша компания использует как Slack, так и G-чат, вы должны потребовать от членов команды придерживаться одного или другого, чтобы снизить неэффективность.

Ключ и Пил расстались

Типичная поломка может быть:

  • Слабина для быстрого, легкого, неформального общения и в качестве второго прикосновения для своевременных объявлений.
  • Эл. адрес для более длительных коммуникаций, общекомандных объявлений и внутреннего программирования (например, дайджестов новостей).
  • Nextiva для встреч.
  • monday.com (или другой программное обеспечение для управления проектами ) для управления проектами и онлайн-сотрудничество .
  • Сборка для признания сотрудников и удаленного вовлечения сотрудников.
  • Интранет компании ответы на часто задаваемые вопросы, политику компании и кадровые ресурсы.

Предоставляем ИТ-поддержку. Работая из дома, сотрудники больше, чем когда-либо, будут полагаться на технологии. Выполнение самых основных коммуникационных и рабочих функций требует наличия работающего ИТ-отдела. Обеспечение ИТ-поддержки является более важным и более сложным с точки зрения логистики для рассредоточенных сотрудников. Особенно если вы занимаетесь удаленное подключение , вам необходимо обеспечить эффективное общение новых сотрудников и ИТ-отдела друг с другом.

Создайте горячую линию и систему продажи билетов специально для удаленных сотрудников и опишите процедуру, которую сотрудники должны выполнять, чтобы обострить проблемы с технологиями.

Соблюдайте стандарты безопасности. Вы можете инвестировать в зашифрованную виртуальную частную сеть (VPN) для защиты всех пользователей системы. Точно так же проинструктируйте сотрудников избегать уязвимых общедоступных сетей Wi-Fi. Вместо этого предложите им использовать точки доступа или предоставить программное обеспечение для шифрования. Наконец, убедитесь, что сотрудники хранят рабочие данные на рабочих компьютерах, а не на личных. Чаще всего это означает, что сотрудники должны отвечать на электронные письма только на рабочих устройствах.

Продолжайте внутренние программы общения, включая общие собрания. Постоянное общение - ключ к успеху. Рассылка новостей по электронной почте и обновления Slack должны продолжаться. Продолжить еженедельные или два раза в месяц все руки будет сложнее, но вы должны приложить все усилия для этого, даже если формат изменится. Еженедельное электронное письмо от руководства компании или общая слайд-презентация могут быть столь же эффективными.

Поддерживайте связь со своей культурой. Как можно больше постоянных льгот и удобств поможет сохранить чувство нормальности и преемственность с вашими сотрудниками .

Это особенно важно в сценариях, когда сотрудники вынуждены работать из дома из-за проблем со здоровьем и безопасностью (как в случае пандемии COVID-19).

Создайте дресс-код. Хотя кажется, что ношение пота в течение рабочего дня должно быть преимуществом в любой ситуации, связанной с работой на дому, сотрудникам, возможно, все же придется взаимодействовать с клиентами, клиентами или партнерами через видеоконференцию. Отметка о приемлемом гардеробе в этих ситуациях уместна.

Запишите подтверждение получения. Помните, что это соглашение между работодателем и работником, которое может быть аннулировано в случае невыполнения условий. Используйте решение для цифровой электронной подписи, такое как DocuSign, для записи квитанций сотрудников.

Собирайте отзывы и повторяйте. У тебя не все получится с первого раза. Создавайте возможности для обратная связь от менеджеров и отдельные участники одинаково. Анонимная обратная связь лучше всего. Самое главное, внесите изменения там, где это необходимо.

Наконец, понимаете вы это или нет, реализация вашей политики «Работа из дома» потребует управления изменениями. Ваша цель может быть обычным делом, но ее достижение означает повсеместное принятие нового поведения. Используйте эти советы, чтобы сформировать правильные ожидания для ваших сотрудников и помочь им добиться успеха.

Баннер Toggl Plan 1456 x 180

Советы сотрудникам, работающим из дома

1) Сохраняйте утренний распорядок дня.

То, что вы не идете в офис, не означает, что вы должны пропускать то, что обычно помогает вам добиться успеха. Просыпайтесь в одно и то же время и продолжайте привычный для вас распорядок.

2) Используйте время в пути для ухода за собой.

В средний американец добирается почти 27 минут в одну сторону. Не дайте потраченному зря потраченному времени. Если чтение, медитация, ведение дневника или практика йоги в настоящее время не являются частью вашего распорядка, сейчас отличное время, чтобы попробовать их.

3) Одевайтесь для успеха.

То, что вы можете избежать наказания в пижаме, не означает, что вам следует это делать. Вы по-прежнему можете общаться с коллегами, партнерами или клиентами через видео. Кроме того, удобная, но в то же время профессиональная одежда помогает вам настроиться на продуктивную работу.

4) Сосредоточьтесь на питании.

Мистер. право (фильм 2015 года)

Сохраняйте концентрацию и энергию, избегая продуктов с сахаром, искусственными ингредиентами или пустыми калориями. Велнес-боксы Dcbeacon для работы на дому содержат тщательно подобранный микс из более полезных батончиков, чипсов, вяленого мяса, мюсли, тропической смеси и сладостей, чтобы вы были обеспечены надлежащим питанием на протяжении всего дня удаленная работа дней.

5) Назначьте специальное рабочее место.

Найдите среду, которая способствует продуктивности. Он должен быть тихим, удобным и не отвлекать вас - и отличаться от того места, где вы обычно едите или отдыхаете.

6) Найдите время, чтобы выйти на улицу.

Перерывы полезны для концентрации внимания и хорошего самочувствия. Подзарядитесь, прогулявшись по кварталу или выйдя на патио или балкон.

7) Проведите как можно больше видеовстреч.

Личное общение не должно быть жертвой удаленной работы. Проводите ежедневные стендапы или виртуальные командные встречи с помощью программного обеспечения для видеоконференцсвязи, чтобы поддерживать это личное соединение.

8) Установите регулярные часы работы.

Особенно легко превратить рабочий день в раннее утро и вечер, работая удаленно. Избегайте этого, устанавливая рабочие часы и придерживаясь их. Не смотрите телевизор. Работа рядом с телевизором снижает нашу способность концентрироваться. Не поддавайтесь желанию включить телевизор даже из-за фонового шума.

9) Не смотрите телевизор .

Работа рядом с телевизором снижает нашу способность концентрироваться. Не поддавайтесь желанию включить телевизор даже из-за фонового шума.

Люди также задают эти вопросы при создании политики «Работа из дома»

В: Как вы обеспечиваете продуктивность команды при работе из дома?

  • Ответ: Начните с предоставления сотрудникам информации, инструментов и каналов связи, необходимых для достижения успеха дома. Работа на дому предполагает определенную степень управления изменениями, поэтому вооружите сотрудников передовым опытом, чтобы они могли быстро адаптироваться к новым обстоятельствам. Повысьте ответственность за счет утренних и дневных проверок с помощью видеоконференцсвязи.

В: Как вы поддерживаете корпоративную культуру с удаленными сотрудниками?

  • О: Сообщите удаленным сотрудникам, что о них заботятся и ценят, даже если они работают вне офиса. Оставайтесь на связи через несколько точек соприкосновения и каналов. При планировании общих или других мероприятий в масштабах компании найдите способы привлечь удаленных сотрудников. По возможности расширьте возможности офиса, например доставка здоровых закусок или питание с обслуживанием (через кредиты на доставку еды или подарочные карты удаленным сотрудникам). Коробка здоровья для работы на дому Dcbeacon упрощает доставку тщательно подобранных закусок прямо в дома сотрудников.

В: Что делает политику «Работа из дома» эффективной?

  • О: Эффективная политика «Работа на дому» настраивает сотрудников на успех, четко разъясняя ожидания, обязанности и поведение. Он должен сопровождаться тактическими советами, которые помогут сотрудникам оптимизировать работу в домашних условиях.

В: Как лучше всего поддерживать связь с удаленными сотрудниками?

  • О: Хотя несколько каналов полезны, назначьте основной канал связи для своевременной информации, такой как общение в масштабах компании и доступность. Легкое и гибкое корпоративное приложение для обмена сообщениями, такое как Slack, хорошо подходит для этой цели.

В: Как вы отслеживаете почасовых сотрудников, которые работают удаленно?

  • О: Используйте мобильную систему посещаемости, например TimeDoctor или же Своевременный или чтобы гарантировать, что почасовые сотрудники точно отслеживают свое время (и, следовательно, получают точную компенсацию). Увеличьте частоту проверки прогресса для дополнительной ответственности.

В: Как мне начать с моей командой политику работы на дому?

  • A: (1) Установить право на участие. (2) Создайте процесс запроса и утверждения. (3) Воспользуйтесь одним из наших шаблонов, чтобы разработать политику работы на дому, которая подходит вашей команде.

В: Могу ли я позволить своим сотрудникам работать из дома?

  • A: Да! Предоставление сотрудникам возможности работать удаленно дает ряд преимуществ, в том числе повышение вовлеченности. Однако важно защититься от потенциальных рисков, таких как отсутствие границ и ухудшение связи с вашей организацией. Кроме того, не все сотрудники могут удаленно выполнять важные рабочие функции. Четко определите, кто имеет право на удаленную работу, а кто нет.

В: Как мне измерить успех политики «Работа на дому»?

  • О: Измерение в конечном итоге зависит от целей вашей политики «Работа на дому». Если ваша цель - повышение вовлеченности, KPI, такие как текучесть кадров, ENPS (чистый рейтинг промоутера сотрудника) и удовлетворенность сотрудников, являются хорошими показателями. Если ваши сотрудники работают удаленно из-за чрезвычайной ситуации, связанной со здоровьем или безопасностью (например, во время пандемии COVID-19), успех можно измерить, прежде всего, по их общему здоровью и безопасности, а также по поддержанию основных целей, таких как доход и производительность.

В: Какие советы можно дать сотрудникам, переходящим на удаленную должность?

  • О: См. Наш список советов, в который входит поддержание утреннего распорядка; перепрофилирование времени в пути на уход за собой; одежда для успеха; упор на здоровое питание; обозначение выделенного рабочего места; находить время, чтобы выйти на улицу; проведение всех встреч по видеоконференции; установление регулярного рабочего времени; и сопротивляясь искушению смотреть телевизор.

В: Есть ли хороший пример политики работы из дома, на которую я могу сослаться?

  • О: Да - загрузите наш шаблон политики «Работа из дома» для идей и вдохновения.

Посмотреть нашу работу из шаблона домашней политики можно здесь

Что находится в коробке Wellness для работы из дома?

Какой у вас был опыт создания политики работы из дома? Есть ли у вас какие-нибудь полезные советы / рекомендации? Возможно, что-то не так? Мы будем рады услышать ваши мысли в комментариях ниже.