Как лучшие помощники руководителя ставят свои цели и достигают их

руководитель-помощник-постановщик

Нас часто спрашивают о постановке целей Executive Assistant, как в нашем Сообщества EA и нашими участниками, и это удивительно противоречивая тема. Обычно это происходит одним из двух способов.



Либо -

Я помощник руководителя. Стоит ли мне начать думать о том, чтобы ставить перед собой цели? Применима ли постановка целей ко мне? Как вообще выглядят цели помощников руководителя?

Или же…



Помогите! Мой босс просто впервые попросил меня поставить цели, и я не знаю, с чего начать. Каковы цели помощника руководителя ?!

В зависимости от того, кого вы спрашиваете, постановка целей для советников либо чертовски важна, либо полезное упражнение, но не критическое, либо… пустая трата времени.

Работая в тесном сотрудничестве с таким количеством помощников руководителей, мы утверждаем, что постановка целей - это не просто полезное упражнение для некоторых помощников руководителей. это действительно важно для успеха в роли.



(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

Как мы обнаружили в нашем последнем Отчет о состоянии исполнительного помощника , роль EA постоянно расширяется. Ожидается, что сегодняшние исполнительные помощники станут продолжением тех руководителей, которых они поддерживают. Это означает, что в дополнение к выполнению административных задач, таких как ведение календаря, бронирование поездок и организация мероприятий, многие из них контролируют функции, которые раньше входили в компетенцию HR, финансов или операций. Разговаривали прием на работу новых сотрудников , решение ИТ-вопросов, управление перками , и даже руководящей офисной культурой. (Мы предполагаем, что вы можете это понять.)

Ожидается, что исполнительные помощники также будут предлагать стратегические консультации высокого уровня и находить новые способы помочь продвинуть бизнес вперед. Это может означать реализацию новая технология или процессы, обеспечивающие ощутимое повышение эффективности или влияющие на чистую прибыль компании.

Вот почему так важна постановка целей. Чтобы соответствовать этим завышенным ожиданиям и выполнять новые функции, помощникам руководителей необходимо постоянно повышать свои навыки и знания. Постановка цели, особенно с рабочий лист постановки целей , это идеальный способ четко обозначить цели вашего помощника руководителя и убедиться, что вы постоянно увеличиваете свои способности и продолжаете приносить пользу своему руководителю и, в конечном итоге, для бизнеса.

Конечно, постановка целей для исполнительных помощников сопряжена со своим уникальным набором проблем.

Лиза Голдберг - кто модерирует нашу Сообщества исполнительных помощников и сама бывшая советница - разбивает это так:

Лиза-Голдберг«Постановка целей особенно трудна для помощников руководителя, потому что большая часть работы является реактивной. Трудно планировать, когда вы точно не знаете, над чем будете работать. Другая сложная часть - ставить новые цели. Хотя работа динамична, иногда кажется, что вы делаете одно и то же каждый день - планирование, планирование мероприятий, организацию и т. Д. »

Чтобы указать нам путь, мы также заручились помощью экстраординарной исполнительной помощницы Валери Гомес. Валери - опытный исполнительный помощник, который занимал должности административного и исполнительного помощника в таких местах, как APD в Техасе, и поддерживал различные исполнительные и кадровые функции как в крупных, так и в небольших компаниях. Недавно она взяла на себя задачу постановки целей в своей карьере и делится своими главными уроками и выводами из полученного опыта.

Прежде чем мы перейдем к деталям постановки целей Executive Assistant, давайте сначала рассмотрим общие рекомендации по постановке целей.

Рекомендации по постановке целей

постановка целей самостоятельно

Время для настоящего разговора. Ставить цели сложно. Возьмем, к примеру, новогодние обещания. Исследование говорит нам, что только 8% людей достигают своих новогодних целей - иначе говоря, 92% людей, которые их ставят, терпят поражение. И это примерно 50% населения, которые поставили их в первую очередь.

Но не расстраивайтесь. Неудача почти всегда является результатом бессмысленных, недостижимых целей или планов, по которым вы действительно не достигли цели.

И поскольку вы читаете этот пост, этого НЕ случится с вами.

Независимо от вашей позиции, существует несколько проверенных и верных стратегий постановки целей, которые повысят ваши шансы на успех.

ледоколы для небольших групп

СОВЕТ: используйте программное обеспечение для повышения эффективности, например monday.com поможет вам управлять и достигать ваших целей в удобной для вас форме! Многие из EA из нашей группы State of the Executive Assistant в Facebook рекомендуют этот ресурс как свой любимый ресурс по всем вопросам, касающимся продуктивности и постановки целей.

Понедельник Gif

1. Установите тему

Направьте свои цели в одном направлении, создав тему. Тема объединяет ваши различные цели и гарантирует, что они составляют единое целое.

Ваша тема может быть «Лучше вы», «Хорошо проведенное время» или «Связь».

Тема «A Better You» может вдохновлять на достижение целей в области профессионального развития или здоровья - или того и другого. Точно так же «Хорошо проведенное время» может помочь вам стать более эффективным на работе, но также может вдохновить вас уделять качественное время семье или выделять время для дружбы или свиданий.

2. Установите максимум 5 целей…

Один из ключей к достижению ваших целей - сделать их достижимыми. Это начинается с количества целей, которые вы ставите перед собой. Вы не можете достичь 25 высокоуровневых целей - или даже 10. Мы рекомендуем начать с 5. Сосредоточение внимания только на нескольких важных целях резко увеличит вероятность успеха.

3.… По крайней мере, одна цель для каждой области вашей жизни

помощники по постановке целей

Профессиональные цели огромны, но наши жизни не разделены четко на отдельные сегменты. Когда наша личная жизнь, здоровье и даже духовность находятся в хорошем состоянии, мы также настраиваем себя на профессиональный успех. Верна и обратная сторона: когда наше здоровье и отношения находятся в упадке, гораздо труднее добиться успеха на работе. Вот почему при постановке целей важно учитывать не только вашу профессиональную жизнь.

Мы рекомендуем начать со следующего:

  • Профессиональные - цели, которые повышают ваши навыки или продвигают вас к желаемая зарплата или звание
  • Отношения - цели, связанные с поддержанием связи с семьей и друзьями или улучшением (или началом) романтических отношений.
  • Здоровье - цели, связанные с фитнесом, благополучием, питанием и психическим здоровьем.

Используя свою тему, сформулируйте хотя бы цель в каждой из этих трех областей. Вы также можете включить духовность или даже творчество, если они важны для вашего полного самореализации.

познакомиться с вами игры для взрослых

Дело в том, что когда какая-то сфера вашей жизни вне работы находится не там, где вы хотите, это также имеет тенденцию влиять на вашу профессиональную жизнь. Убедитесь, что вы обращаетесь ко всем областям, которые важны для вас в достижении ваших целей.

4. Прикрепляйте к каждой цели причину

У вас гораздо больше шансов довести дело до конца, если у вас есть веская причина, подталкивающая вас вперед. Спросите себя, почему эта цель важна для вас? Это может быть столь же возвышенно, как желание вести более полноценную жизнь или гордиться своим будущим, или столь же прагматично, как повышение зарплаты, чтобы вы могли больше путешествовать. Выясните причины, побуждающие к достижению каждой цели, и запишите их.

5. Убедитесь, что ваши цели убедительны

В конечном итоге эти цели направлены на вашу пользу, а не на чью-либо еще. Если вас не волнуют мысли о них, вы не будете действовать в соответствии с ними.

Проверь кишечник. Спросите, вызывают ли эти цели у вас желание встать на час раньше или они кажутся утомительными? Вы избегаете думать о своих целях или они всегда на первом месте? Ответы на эти вопросы помогут вам решить, достаточно ли сильны цели.

6. Сделайте свои цели конкретными и измеримыми и прикрепите сроки

Неудача или успех должны быть очевидны. Фактически, это должен быть вопрос «да» или «нет».

Фитнес является здесь хорошим примером:

«Я хочу набрать форму» - не лучшая цель.

«Я хочу сбросить 10 фунтов за три месяца» или «Я хочу пробежать шестиминутную милю к июню» - лучше. Обратите внимание, что эти цели являются конкретными, измеримыми и имеют временные рамки. Они устанавливают четкий ориентир, и будет ли он достигнут, будет легко определить.

Точно так же «Я хочу улучшить свою работу» - не лучшая цель. «Я хочу получить профессиональный сертификат до конца года» - лучше.

«Я хочу больше общаться». Не хорошо.

«Я хочу устанавливать одно новое профессиональное соединение каждую неделю в третьем квартале». Сейчас мы говорим.

Вы уловили идею.

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

7. Запишите их и держите на виду.

руководитель-помощник-постановка-целей-задач

Кратко запишите свои цели (и почему) и держите их на виду. Жизнь вас отвлечет. Убедитесь, что ваши цели присутствуют, чтобы постоянно напоминать вам.

Напишите свои цели на стикерах и держите их на мониторе рабочего стола. Разместите их дома на зеркале. Сделайте снимок экрана и установите их в качестве фона для телефона. В любом случае убедитесь, что они требуют вашего внимания.

8. Напишите шаг следующего действия для каждой следующей цели.

Теперь, когда вы знаете свои цели, вам нужен путь к их достижению.

Первый шаг всегда самый трудный. Выясните, что это такое, и возьмите на себя обязательство принять это. Начните с этого первого шага и продолжайте оттуда.

9. Найдите партнера по подотчетности

командная постановка целей

Точно так же, как вы с большей вероятностью добьетесь своего, когда ваши цели убедительны, вы также с большей вероятностью добьетесь их, когда кто-то привлечет вас к ответственности.

Соединитесь с кем-нибудь и проверяйте его хотя бы раз в месяц. Разбейте свои цели на конкретные шаги и отслеживайте свой прогресс в их достижении

Как правило, ваш партнер не должен быть вашим руководителем… и, возможно, не вашим супругом или другим человеком. Надежный коллега или друг - лучший выбор. Это должен быть ровесник, которому вы доверяете, но который не станет приукрашивать вещи, когда вам понадобится жесткая любовь.

Советы по расширенной постановке целей для помощников руководителей

исполнительный помощник девушка постановка целей

Таковы основы, но, как мы уже упоминали, постановка целей для Executive Assistant немного отличается. Вы должны учитывать несколько уникальных проблем.

Так что это за проблемы и как вы их объясняете?

Чтобы ответить на эти вопросы, мы попросили нашего собственного опытного исполнительного помощника Валери Гомес рассказать нам, как она подходит к постановке целей. Мы также подключились к нашим Исполнительный помощник Facebook Сообщество для целей, на которых они сейчас сосредоточены. Вот что они сказали.

Задача постановки целей помощником руководителя

Так что это за проблемы? Валери описывает это так:

Валери-Гомес«Нет такого же дня. То, над чем вы работаете, меняется постоянно - буквально каждую минуту. А иногда просто нужно, чтобы волшебство произошло ».

По ее словам, это означает, что исполнительные помощники должны ставить «цели в отношении навыков и тактики, позволяющих справиться с реактивным характером работы».

Сосредоточьтесь на новых навыках и знаниях

Как помощник руководителя, упреждающее освоение новых навыков имеет решающее значение для успеха. Главное здесь - сосредоточиться на нескольких конкретных навыках и способах их приобретения.

Вот несколько примеров из наших Сообщество исполнительных помощников :

  • Шари: «Я собираюсь посещать уроки письма, чтобы отточить свои навыки письма и редактирования».
  • Мариетт: «Ставить цели изучать управление веб-сайтами WordPress, управление маркетингом по электронной почте (MailChimp, AWeber, Constant Contact и т. Д.), Управление маркетингом в социальных сетях и графический дизайн (с использованием бесплатного программного обеспечения, такого как Canva и PicMonkey) »
  • Моника поставила перед собой цель «пройти курс управления проектами», чтобы улучшить свою способность удерживать большие задачи в нужном направлении и двигаться вперед. Вы можете пройти такие курсы и даже получить сертификаты в местных колледжах.

Начните с наблюдения

Еще один уникальный аспект роли помощника руководителя заключается в том, что, хотя вы всегда в первую очередь поддерживаете потребности своего руководителя, от вас все больше ожидают повышения ценности в более широком, более стратегическом смысле. Прежде чем вы сможете это сделать, вы должны определить возможности для улучшения.

Валери подчеркивает роль наблюдения -

«Я часто просто ищу области, в которых мы можем улучшить, как мы можем улучшить качество обслуживания клиентов или общее впечатление о гостях в офисе. Так я определяю многие свои цели. Так, например, есть процесс адаптации . Я заметил, что есть некоторые очевидные возможности для улучшения - особенно для новых сотрудников, мы могли бы более рационально использовать их опыт, когда они входят в здание в свой первый день. Поэтому я поставил цель предложить к определенной дате определенное количество улучшений в HR.

Пройдите проверку культурной температуры

командная постановка целей

Во многих офисах исполнительные помощники также отвечают за поддержание атмосферы офиса или культуры. Здесь тоже может помочь постановка целей, но знание того, какие цели нужно ставить снова, требует определения культурных потребностей команды. По словам Валери, потирание локтей с коллегами ничем не заменит.

«Просто хожу по полу, проверяя температуру, что люди делают и что им нужно с точки зрения атмосферы. Чаще всего они говорят вам, когда им что-то нужно, и вы можете разработать цели на основе этого ».

Пример цели

  • Пообедайте или выпейте кофе не реже одного раза в неделю с членом команды из другого отдела, чтобы оценить их чувство корпоративной культуры. В конце месяца определите три вещи, которые работают хорошо, и три области, требующие улучшения (с предлагаемыми решениями).

Учитывайте как личные потребности, так и потребности компании

Валери также отлично напоминает нам, почему исполнительные помощники должны сосредоточить внимание как на своей карьере, так и на траектории компании в целом. Сосредоточиться только на своей карьере - это ошибка, которой следует избегать:

«Есть люди, которые просто сосредоточены на своей роли. Они думают: «Мне нужно добиться успеха в своей роли», и все. Но дело не только во мне. На мой взгляд, я хочу найти все возможности, которые мы можем улучшить в каждом отделе. Речь идет о том, чтобы познакомиться с руководителями отделов, чтобы увидеть не только то, что мне нужно узнать для себя, но и то, что я могу сделать, чтобы помочь компании стать лучше в целом. Мне очень нравится Dcbeacon в целом. Я приехал сюда работать, потому что мне нравится миссия компании. Я участвую в продвижении этой миссии, поэтому ставлю цели, которые отражают это ».

Исполнительный помощник Хизер опубликовала отличную цель, связанную с этой идеей, в нашем Сообщество Facebook . Она нацелилась на «запоминание большего количества организационной структуры компании. Я управляю 3 руководителями (продажи, маркетинг и инжиниринг). Я хочу иметь возможность узнавать каждого члена команды к концу года ».

Пример цели

  • Определите три потребности команды, которые вы можете решить. (Закуски в офисе? Система безопасности для регистрации гостей? Как лучше забронировать конференц-залы?)

Развивайте навыки лидерства

Иногда мы предполагаем, что лидерские качества зарезервированы за менеджерами или руководителями высшего звена, но лидерские качества также могут быть ключом к успеху в роли исполнительного помощника.

Не верите?

На самом деле есть общие черты с ролью помощника руководителя и ролью любого менеджера или лидера.

Все сводится к обслуживанию. Лучшие лидеры не просто назначают и делегируют полномочия, они служат другим. Они оказывают поддержку, устраняя препятствия, формулируя видение и помогая каждому двигаться к общей цели. Лидеры должны быть хорошими коммуникаторами, наблюдателями и мотиваторами. Они должны уметь решать насущные проблемы немедленно, но также думать о долгосрочной, общей картине.

Что, конечно, ужасно похоже на лучших помощников руководителя.

Независимо от того, какой у вас намеченный карьерный путь, лидерские качества могут быть очень полезными, и есть широкие возможности для руководства в качестве помощника руководителя.

Примеры целей

  • Член сообщества Сандра поставила цель «работать над развитием моих лидерских качеств», а помощник исполнительного директора Эйприл Марони намеревалась прочитать книгу «Управление как лидерство», чтобы дать ей образ мышления лидера в своей роли.

Найдите наставника или присоединитесь к сообществу (нашему!)

Мы предлагаем либо найти наставника, либо присоединиться к онлайн-сообществу, где вы сможете найти идеи, получить совет в сложных ситуациях или просто найти поддержку и поддержку, когда вам это нужно. Угадай, что? Вам даже не придется долго искать, потому что у нас есть два места, где вы можете найти свою новую семью EA и подключиться к ней уже сегодня:

  • Ассист , еженедельный информационный бюллетень по электронной почте, предоставляет советы, рекомендации и поддержку для экспертов, которые хотят добиться большего, развиваясь профессионально и лично. Зарегистрироваться Сегодня !
  • Состояние исполнительного помощника наше процветающее сообщество в Facebook - это центр мечты EA, где можно получить совет, принять участие в оживленных обсуждениях и пообщаться с другими заинтересованными советниками. Присоединиться здесь .

Пример цели

  • Посетите три профессиональных сетевых мероприятия или конференции в этом квартале и проведите как минимум три содержательных разговора, в результате которых последует электронное письмо или телефонный звонок.
  • Найдите наставника, карьерный путь которого я хочу повторить.

Управление стрессом

первый помощник по постановке целей

ледокол для небольшой группы

Еще одна важная область внимания - борьба со стрессом. Работа вознаграждается, но она не обходится без изрядной доли стрессоров. Вот почему Валери поставила перед собой цель медитации:

«Медитация очень поможет. Я поставил себе цель медитировать каждое утро в 8:30, и это помогло мне стать спокойнее и просто не волноваться. Хорошо отойти от работы, немного помедитировать, просто сделать шаг и расслабиться ».

Пример цели

  • Медитируйте ежедневно в течение трех недель (по десять минут дважды в день) с помощью приложения для медитации. Записывайте уровни стресса в конце каждого дня, чтобы отслеживать прогресс.

Надеюсь, мы убедились, что постановка целей для Executive Assistant является важным шагом на пути к раскрытию вашего профессионального потенциала.

Вы пытались ставить цели в прошлом? Что сработало? Что не сделали?

Дайте нам знать об этом в комментариях.