Как стать офис-менеджером с нулевым опытом

Как стать офис-менеджером

Если у вас мало опыта административной работы, вы можете задаться вопросом, как стать офис-менеджером. Вы можете задать себе такие вопросы, как:



  • Как получить необходимый опыт?
  • Как вы можете использовать имеющийся у вас опыт работы с ролью офис-менеджера?
  • Чего вы можете ожидать, если начнете?

Не волнуйтесь - у нас есть ответы на эти и другие вопросы! Мотивированные профессионалы могут найти способы использовать свой существующий опыт, навыки и знания, чтобы начать успешную карьеру в качестве офис-менеджеров. Вот все, что вам нужно знать о взломе роли офис-менеджера.

(Если вы офис-менеджер, присоединяйтесь к нашей частной группе FB здесь . Это месточтобы общаться, сотрудничать и делиться советами о том, как преодолеть широкий спектр проблем, с которыми вы сталкиваетесь на своей должности.)

последняя жемчужина пляжного города

Бесплатный бонус: Получите PDF-версию отчета о состоянии дел в 2018 г. . Мы опросили 572 офис-менеджеров, чтобы выявить 10 рекомендаций, которые вы можете использовать для достижения своих целей и преодоления трудностей. А также узнайте, что получают другие офис-менеджеры (и как вы можете заработать больше)!



Объяснитель офис-менеджера

Резюме роли

Менеджеры Office помогают бесперебойно работать на рабочем месте, управляя рабочими процессами, отношениями и стратегическими инициативами. Менеджеры по маркетингу разрабатывают и внедряют политики и обеспечивают их офисы поддержкой, необходимой для создания процветающей рабочей среды.

Многие офис-менеджеры находят себя будучи равными частями садовник в офисе, терапевт, организатор вечеринок, специалист по расчету заработной платы и многое другое.



Офис-менеджеры часто служат настоящим дружелюбным лицом в офисе. Они заботятся о людях, решая проблемы и обеспечивая столь необходимое плечо, чтобы «поплакать» в сложных ситуациях, когда других слушателей кажется немногочисленными и далекими.

мда день труда телемарафон

Итак, выясняет, почему ничьи пароли внезапно не срабатывают, или сглаживает конфликт между двумя ключевыми сотрудниками службы поддержки, всегда важные задачи менеджера офиса имеют большое значение для обеспечения того, чтобы работа выполнялась и выполнялась хорошо в офисе. .

Получение опыта офис-менеджера

Особые обязанности

Поэтому, когда дело доходит до точного определения того, что офис-менеджеры делают каждый божий день, список обязанностей длинный и варьируется в зависимости от компании, вида работы, опыта руководителя и многого другого. Вот лишь некоторые из обязанностей, которые большинство офис-менеджеров возьмут на себя в тот или иной момент:

  • Обработка инвентаря и заказ. (Это включает в себя запасы канцелярских товаров, закусок, чистящих средств и других предметов первой необходимости.)
  • Контроль бюджета офиса
  • Управляющий административный состав офиса
  • Разработка и внедрение процедур. (Это включает процедуры безопасности, такие как планы эвакуации, протоколы безопасности зданий и многое другое.)
  • Быть офисным бухгалтером
  • Создание отчетов и презентаций
  • Планирование вечеринок и мероприятий
  • Забота о заработной плате, выставлении счетов и, самое главное, о том, чтобы всем платили
  • Принимает решение о схеме информации и архитектуры компании
  • Поддержание связи с ключевыми контактами в офисе, включая клиентов, поставщиков, обслуживающий персонал и т. Д.
  • Проектирование офисов, перестройка и ремонт
  • Адаптация и увольнение сотрудников
  • Управление офисным телефоном и учетной записью электронной почты
  • Заключение договоров и повседневное управление
  • Расписание офисных конференц-залов

Ключевые навыки

Опытный офис-менеджер

Большинство офис-менеджеров обладают некоторыми, если не всеми, из этих ключевых навыков:

  • Неудержимая энергия
  • Аналитический потенциал
  • Эмоциональный интеллект
  • Способность понимать ситуации, связанные как со сложными информационными, так и с межличностными отношениями, и действовать в них.
  • Умение хорошо слушать
  • Общение устно и письменно
  • Адаптивность
  • Самодостаточность
  • Лидерство
  • Гибкость
  • Организационное мастерство
  • Тайм-менеджмент
  • Завершение проекта от начала до завершения
  • Продуманность до мелочей - большие и маленькие детали

Зарплата

По данным Glassdoor, средняя базовая зарплата офис-менеджеров в год составляет 53 528 долларов в год.

Часы

Офис-менеджеры должны делать все возможное, чтобы офисы работали без сбоев. Эта трудная задача иногда сопровождается долгими ночами, ранним утром и очень редко выходными. Однако большинство офис-менеджеров работают в те же часы, что и обычные сотрудники в своих компаниях. Многие средние показатели по-прежнему с 9 до 5, но часы работы менеджера будут различаться так же, как и у остальных сотрудников в их компаниях.


Как стать офис-менеджером, когда вы новичок в своей области или меняете роли

Взять учебные курсы

Тренировка

Билли Джо Макалистер прыгнул с моста Таллахасси

Курсы помогут вам развить различные необходимые навыки работы с Office Manager в условиях низкого давления. (Они также помогают развить навыки, на освоение которых у вас может уйти несколько лет работы.)

  • Если ваша карьера нова…

Найдите курс, охватывающий все основные навыки Office Manager. Это поможет вам изучить большинство «веревок» еще до того, как вы начнете. В Школа администраторов онлайн-офиса US Career Institute . Комплексный курс включает множество областей, на которых следует сосредоточить внимание начинающих офис-менеджеров. Охваченные компетенции включают письмо, математику, общение, навыки работы с компьютером, навыки межличностных отношений, управление файлами и многое другое.

  • Если вы надеетесь поменяться ролями…

Найдите курс, охватывающий навык или навыки, которые вы хотите углубить. Взгляните на ключевые обязанности и навыки, указанные выше, и определите, над какими элементами вы хотите работать. Повсеместное распространение онлайн-курсов обучения позволяет легко найти предложения практически для любых навыков. Например, Американская ассоциация заработной платы предлагает курс по внедрению передовой практики расчета заработной платы . Курс использует тематические исследования, чтобы добавить контекст абстрактным концепциям. Начинающие офисные менеджеры, которые хотят улучшить планирование встреч, могут изучить Подготовка к экзамену на получение сертификата профессионального специалиста (CMP) Ассоциации менеджеров Ассоциации профессиональных конгрессов варианты, чтобы научиться планировать впечатляющие встречи, которые впечатлят даже самые требовательные команды.

Получить Сертификация офис-менеджера

Сертификаты Office Manager помогут вам показать потенциальным работодателям, что у вас есть навыки, необходимые для того, чтобы стать Office Manager.

Например, IAAP (Международная ассоциация административных специалистов) предлагает

Сертифицированный административный специалист (CAP) . Эта сертификация станет толчком как для новой карьеры, так и для меняющейся карьеры. Любой, кто сдаст этот углубленный экзамен, будет признан мастером в своей области. Если вам не хватает опыта, этот сертификат поможет вам развить навыки, а также доказать всему миру, что они у вас есть.

это всегда солнечное рождество особенное

Посещайте сетевые мероприятия и конференции

Конференции и сетевые мероприятия объединяют множество людей, которые делают именно то, что вы делаете (или то, что вы надеетесь сделать в один прекрасный день). В результате эти мероприятия предоставляют прекрасную возможность спросить у ветеранов совета, как добиться успеха. (И вы не можете воссоздать такую ​​учебную среду, даже в больших офисах!)

  • Если ваша карьера нова…

Выступите на всесторонних конференциях, чтобы встретиться с множеством опытных офис-менеджеров и узнать обо всех необходимых навыках для вашей области. Событие, например Pryor’s Управление несколькими приоритетами, проектами и сроками , делает идеальный выбор для новых менеджеров офиса.

30 за 30 лисиц
  • Если вы надеетесь поменяться ролями…

Попробуйте мероприятия с акцентом на развитие лидерских навыков, которые помогут вывести вашу карьеру на новый уровень. Например, Dale Carnegie® Training’s Уверенный, напористый, ответственный: развитие лидерских качеств поможет опытным профессионалам, надеющимся взять на себя роль ОМ, приобрести навыки, необходимые для принятия сложных решений.


Есть путь к процветающей карьере офис-менеджера, независимо от того, начинаете ли вы свою карьеру с нуля или переходите с должности помощника руководителя или координатора офиса. Вот несколько советов, которые помогут вам начать работу независимо от того, где вы находитесь в своей карьере.

Начните совершенствовать свои навыки слушания

Умение слушать

Часть неофициального набора навыков офис-менеджера включает время от времени проводить терапевтическую терапию на рабочем месте. Сотрудники, которые начали наращивать мускулы, научившись слушать всех, кого они видят, обнаружат, что с этой конкретной обязанностью легче справиться, когда придет время выполнять ее легче.

Наконечник: Хотите узнать самый простой способ заставить людей открыться? Улыбайтесь и смотрите всем в глаза. Первый шаг на пути к тому, чтобы стать мастером слушателя, - стать тем доступным человеком, которому каждый открывается.

  • Если ваша карьера нова…

Начни со всеми говорить о чем угодно. Задавайте открытые вопросы, чтобы люди делились. Чем занимаешься в последнее время? Над чем вам больше всего хочется работать на этой неделе и в этом году? Будьте любопытными, задавайте вопросы и обращайте внимание на все, что говорят люди. Чем чаще вы это делаете, тем легче будет узнать, какие именно вопросы задавать, и точно выяснить, что людям нужно услышать в определенных ситуациях.

  • Если вы надеетесь поменяться ролями…

Если вы были в офисе несколько раз, постарайтесь как можно более остро закрепить свои уже сложившиеся навыки слушания. Ваша цель - заставить людей видеть в вас ' неофициальный кабинет терапевта »И доверенным доверенным лицом еще до того, как вы вступите в должность ОМ.

Чтобы отточить свои навыки эмоционально грамотного офисного терапевта, откажитесь от своего базового определения слушания. Вы можете внимательно слушать кого-то и по-прежнему сосредотачиваться только на том, что хотите сказать дальше. Вместо этого сосредоточьтесь и на слушании, и на соответствующей реакции. Когда кто-то говорит, подумайте о том, что он может чувствовать. Что они хотят услышать, чтобы почувствовать себя лучше? Подтвердите свои предположения, задав вопросы, прежде чем давать вдумчивый ответ.

Решайте проблемы, даже если они не имеют отношения к вашим обычным обязанностям.

Решение проблем

удивительный мир жевательной резинки обзор

Когда доходит до офисных проблем, большинство сотрудников закрывают глаза, и это правильно; у них слишком много других дел и слишком много сроков, чтобы погрузиться в проблемы, которые возникают в любой день в офисе. Однако, когда вы являетесь офис-менеджером, каждая проблема - от беспорядка в конференц-зале до ошибки в отчете о заработной плате - попадает в вашу компетенцию. Претенденты на OM должны привыкнуть видеть все офисные проблемы как свои собственные. Это поможет им привыкнуть ко всему, что встречается на их пути, а также поможет им развить навыки решения проблем, необходимые для решения проблем.

Наконечник: Некоторые специалисты используют ИДЕАЛЬНАЯ модель (и акроним), чтобы подойти к любой проблеме. Вот шаги:

  • я выявить проблему
  • D уточнить контекст
  • ЯВЛЯЕТСЯ исследуйте и оценивайте решения
  • К ct
  • L Окей, чтобы посмотреть, что сработало
  • Если ваша карьера нова…

Ищите проблемы во всех сферах и аспектах работы. Когда вы только начинаете, вам захочется научиться решать как можно более широкий круг проблем.

  • Если вы надеетесь поменяться ролями…

Какие потенциальные проблемы заставляют вас чувствовать себя наименее уверенно? Ищите эти проблемы, чтобы улучшить свои навыки решения проблем. Как офис-менеджер, вы должны быть готовы ко всему, поэтому диверсификация вашей компетенции должна быть приоритетом, если вы меняете роли и привыкли иметь дело только с узким кругом вопросов.

Если вы офис-менеджер, мы хотим знать, с чего вы начали! Помогите начинающим офис-менеджерам и поделитесь своей историей в комментариях ниже.

(PS - Если вы офис-менеджер, присоединяйтесь к нашей частной группе FB здесь . Это месточтобы общаться, сотрудничать и делиться советами о том, как преодолеть широкий спектр проблем, с которыми вы сталкиваетесь на своей должности.)

Бесплатный бонус: Получите PDF-версию отчета о состоянии дел в 2018 г. . Мы опросили 572 офис-менеджеров, чтобы выявить 10 рекомендаций, которые вы можете использовать для достижения своих целей и преодоления трудностей. А также узнайте, что получают другие офис-менеджеры (и как вы можете заработать больше)!