Как стать исполнительным помощником с нулевым опытом

Карьера исполнительного помощника

Итак, вы хотите стать помощником руководителя (EA), но у вас нет напрямую связанного с этим опыта…

Не волнуйтесь - есть способы стать помощником руководителя, даже если вы только что закончили школу или хотите сменить карьеру. Вот все, что вам нужно знать о вступлении в должность помощника руководителя.



Один из наших любимых инструментов EA прямо сейчас - программное обеспечение для повышения производительности. monday.com . Протестируйте бесплатный пробный период и узнайте, что вы думаете!

Исполнительный помощник объяснителя

Резюме роли

По нашим Отчет о состоянии исполнительного помощника ,«Среднестатистический помощник руководителя должен быть профессиональным специалистом по решению проблем, мастером организации, доверенным лицом и стратегическим советником - все вместе».



Исполнительные помощники носят много головных уборов

ведущие компании в сфере здравоохранения и фитнеса

Другими словами, помощники руководителя носят много головных уборов, и в результате онинаслаждаться одной из самых разнообразных, захватывающих и сложных карьер, доступных в современной рабочей силе. Студенты и профессионалы с разным образованием и разными навыками и интересами стекаются на должности помощников руководителя.

Работая в EA, любой мотивированный профессионал имеет возможность управлять бизнесом и офисами за кулисами. Исполнительный помощник принимает ключевые решения, имеет большой голос в офисных операциях и политике и часто вносит свой вклад в стратегическое направление бизнеса в течение многих лет.



Особые обязанности

Итак, что конкретно делают помощники руководителей, чтобы дополнить приведенное выше резюме? Вот некоторые, но, конечно, не все, из обязанностей типичного помощника руководителя:

  • Календарь
  • Планирование
  • Организация
  • Устранение неполадок ИТ
  • Предоставление стратегического совета
  • Управление льготами
  • Внедрение процессов
  • Управление заработной платой
  • Проектирование макеты офисов
  • Прием / увольнение
  • Обработка сообщений
  • Координация путешествия
  • Планирование мероприятий

Ключевые навыки

Большинство помощников руководителя обладают некоторыми, если не всеми, из этих ключевые навыки :

  • Упорная изобретательность, чтобы сделать невозможное
  • Способность сохранять спокойствие под давлением и справляться со всем, что происходит
  • Техническое мастерство для исправления ИТ-проблем и поиска решений
  • Широкое мышление, позволяющее стать доверенным лицом и советником руководителей
  • Безжалостная расстановка приоритетов для выполнения важных дел
  • Непоколебимая осмотрительность при работе с деликатной информацией
  • Безупречная организация для поддержания материальных ценностей (расходных материалов и т. Д.) И рабочих процессов в рабочем состоянии
  • Способность стратегически выполнять несколько задач одновременно, чтобы делать важные дела
  • Сверхъестественное ожидание решения проблем, прежде чем они перерастут в полноценные проблемы
  • Эмоциональный интеллект для эффективной работы с другими
  • Коммуникация на уровне экспертов для разъяснения ключевых моментов в любых ситуациях
  • Скорость и решительность, чтобы делать правильные дела в нужное время
  • Чувство юмора, которое всегда видит вещи в перспективе
  • Способность к сети для создания и поддержания сильной группы поддержки
  • Навыки ведения переговоров, чтобы все происходило как по волшебству
  • Аналитические навыки для принятия решений в любых ситуациях

Зарплата

Согласно Бюро статистики труда Министерства труда США , Исполнительные помощники получают почасовую оплату в размере 57 410 долларов (в среднем).

Исполнительные помощники работают сверхурочно

ледокольные вопросы для взрослых

Часы

В соответствии с большинство отчетов , Исполнительные помощники работают долгие и часто непостоянные часы. Эти должности не обязательно приходят с менталитетом «по часам». Исполнительные помощники должны быть готовы действовать, когда того требует долг.

Как стать исполнительным помощником, когда вы новичок в этой области или меняете роли

Начинающие исполнительные помощники с небольшим предшествующим опытом могут найти множество способов развить навыки, необходимые для достижения успеха, независимо от того, начинают ли они с нуля или пытаются использовать опыт, полученный на предыдущих должностях.

В общем, начинающие советники могут начать свою карьеру, всегда придерживаясь ориентированного на услуги менталитета. Это включает:

  • Чтобы узнать о лучших практиках и ресурсах, подписавшись на информационный бюллетень, например, Ассист , который еженедельно предоставляет новую полезную информацию и идеи.
  • Постоянно ищем возможности оказать помощь и без колебаний принимаем участие
  • Всегда задавайте вопросы о процессах и спрашивайте, как их можно улучшить
  • Быстро и услужливо реагируем на каждый запрос
  • Общение со всеми и каждым, спрашивая сотрудников, чем они занимаются в компании, в каком отделе они работают, какие карьерные цели у них есть и многое другое.

Теперь давайте перейдем к более конкретным задачам для кандидатов в EA. Начинающие помощники руководителя могут изучить множество сеть , тренировка , а также возможности развития, при которых они могут быстро развить набор навыков, на приобретение которых в противном случае потребовались бы годы опыта работы. Вот несколько ресурсов и идей для начала!

Начинающие исполнительные помощники должны стать волонтерами

Станьте волонтером, чтобы набраться опыта

Специалисты по поиску работы в ZipRecruiter рекомендую стать волонтером, чтобы набраться опыта. Многие организации, особенно некоммерческие, нуждаются в административной помощи организованных и мотивированных людей. Вы можете искать возможности волонтерства на онлайн-агрегаторах, в том числе ВолонтерМатч , Загореться , и Идеалист .

Если ваша карьера нова…

Ищите возможности, которые включают в себя хорошо продуманный список обязанностей. Таким образом, вы сможете приобрести навыки в максимально возможном количестве ключевых областей.

Если вы надеетесь поменяться ролями…

Ищите возможности, которые восполнят некоторые пробелы в вашем опыте. Например, если вы уже являетесь мастером создания презентаций, но у вас нет опыта в составлении календаря или планировании деловых поездок, попробуйте найти возможности для волонтерства, где вы будете управлять расписанием и планами поездок.

Изучите инструменты и приемы торговли

Как и любой другой мастер своего дела, советники используют инструменты и приемы, чтобы улучшить свою работу, сделать больше и облегчить себе жизнь. Чем больше инструментов и приемов вы знаете, тем больше у вас будет в вашем «ящике» инструментов, готовых к использованию, когда возникнет необходимость. Вы можете легко узнать о новых инструментах, советах и ​​приемах, подписавшись на Ассист , бесплатный еженедельный информационный бюллетень, созданный специально для того, чтобы помочь советникам лучше всего работать.

полезные закуски на работу

Если ваша карьера нова…

Попробуйте воспользоваться советами и уловками, о которых вы читаете, и начните отбирать стратегии, которые вам подходят. Чем больше вы исследуете, тем быстрее станете экспертом.

Если вы надеетесь поменяться ролями…

Читать Ассист чтобы узнать, как советники выполняют свою работу наилучшим образом, и выработать собственную стратегию, чтобы стать лучшим советником за всю историю, когда вы получите эту работу.

Предложение помочь

Если вы заметили на работе кого-то, кто в последнее время кажется слишком занятым, спросите, можете ли вы взять на себя несколько административных задач. Человеку не обязательно быть руководителем, чтобы помочь вам развить навыки, необходимые для того, чтобы стать помощником руководителя.

Если ваша карьера нова…

Начните с небольших задач. Сосредоточьтесь на совершенствовании одной задачи, прежде чем соглашаетесь браться за что-то еще. Таким образом, вы сможете справиться с задачей, не боясь брать на себя слишком много в дополнение к другим обязанностям. Помогая с небольшими задачами, вы также узнаете, сколько времени займет выполнение каждого из них, и будете готовы определить, сколько дополнительной работы вы можете разумно выполнить.

Если вы надеетесь поменяться ролями…

Попробуйте предложить помощь в ключевых стратегических областях, которые вас больше всего интересуют. Если вы хотите сосредоточиться на стратегиях развития бизнеса, подумайте, как вы могли бы помочь в этих областях. Подумайте о том, чтобы предложить помощь, которая действительно облегчит жизнь. Возможно, вы не сможете внести новаторские идеи во время встреч по стратегии, но вы можете добровольно набрать текст (и распространить) протокол заседаний . Таким образом, вы будете присутствовать и уделять внимание каждой встрече, получая знания, необходимые для реализации новых идей в будущем.

Пройдите курсы обучения

Ускорьте свой путь развития навыков EA с помощью учебных курсов. Курсы позволяют вам развить навыки, часто за короткие промежутки времени. Некоторые курсы даже предоставляют удобные сертификаты, которые вы действительно можете использовать для подтверждения своих навыков, если у вас нет опыта работы напрямую.

Если ваша карьера нова…

Найдите вводные тренинги, посвященные основным навыкам, например варианты, указанные ниже.

Диплом младшего специалиста технического колледжа Chippewa Valley (онлайн или при личной встрече) - помощник руководителя

Эта вершина Выбор обучения помощника руководителя идеально подходит для тех, кто пытается пробиться в сферу деятельности и получить достаточный опыт резюме, чтобы начать успешную карьеру. Двухлетний курс помогает студентам превратиться в разносторонних экспертов, которые знают, как управлять расписанием, облегчать проекты, поддерживать высокопоставленных деловых людей, создавать презентации и многое другое.

идеи вовлечения сотрудников, которые работают

Общественный колледж Соколиного глаза - Ассистент руководителя онлайн-курсов для получения степени AAS

веселая работа идеи рождественской вечеринки

Этот комплексный учебный курс помогает новым руководящим помощникам овладеть навыками, на освоение которых в противном случае потребовалось бы несколько лет работы, поэтому это идея для всех, кто хочет ускорить карьеру. Кроме того, демонстрируемые знания, которые дает курс, могут даже помочь студентам занять желаемые должности. Программа включает такие курсы, как «Введение в бизнес», «Прикладная математика», «Расчет заработной платы» и «Деловая этика».

Если вы надеетесь поменяться ролями…

Найдите целевые тренинги, которые помогут вам повысить навыки в изолированных областях.

Курс помощника руководителя Eventrix

Этот удобный онлайн-курс помогает студентам развить многие мягкие навыки, необходимые для выдающихся помощников руководителя. Программа нацелена на общение, тайм-менеджмент, этикет, связанный с начальником, и даже советы по началу карьеры в EA.

Программа онлайн-сертификации eCornell Critical Thinking

Любая работа требует навыков критического мышления, но работа помощника руководителя выводит требования на новый уровень. Советники должны постоянно использовать критическое мышление для принятия ключевых решений, эффективного общения со всеми, разрешения конфликтов, управления эмоциями других и многого другого. Этот онлайн-курс поможет любому, у кого есть опыт работы в какой-либо сфере, приобрести необходимые навыки критического мышления, которые будут полезны для карьеры в EA.

Исполнительный помощник конференции

Посещайте сетевые мероприятия и конференции

Встречи с людьми в той области, в которой вы хотите работать, во многом подготовят вас к новой карьере. Вы узнаете о новых ресурсах, станете свидетелями ключевых тенденций и наладите связи, которые могут помочь вам приобрести новые навыки или даже найти возможности, о которых вы иначе не знали бы.

Если ваша карьера нова…

Выберите мероприятия и конференции, которые познакомят вас с ключевыми навыками (и ключевыми людьми), имеющими отношение к данной области.

Двухдневные семинары 'Станьте лучшим помощником'

Эти многоцелевые семинары дают многообещающим, начинающим и опытным советникам много информации, чтобы начать или улучшить свою карьеру. Семинары предлагаются в нескольких местах и ​​на несколько дат; поэтому, несмотря на то, что они проводятся только лично, эти семинары предлагают даты и места, которые подходят для помощников руководителей по всей стране.

Семинары сосредоточены на классических навыках, присущих разносторонним помощникам, включая коммуникативные навыки, методы организации, стратегии решения проблем и методы управления карьерой. Кроме того, поскольку эти мероприятия привлекают мотивированных профессионалов, стремящихся стать еще лучше в своей работе, они идеально подходят для создания сетей и объединения экспертов всех уровней, чтобы учиться друг у друга.

спасибо за подарок коллеге

Если вы надеетесь поменяться ролями…

Выбирайте мероприятия и конференции, которые помогут вам усовершенствовать свои существующие навыки и стать квалифицированным кандидатом на любую должность помощника руководителя.

Форум поддержки высшего руководства

Планировщики этого многостороннего и многодневного форума поддержки говорят о потенциале помощников руководителей: «Мы считаем, что помощники руководителей могут добиться успеха в своей карьере».

Форум объединяет экспертов всех уровней, чтобы поговорить друг с другом, предложить поддержку, получить новые навыки и многое другое.

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

Уже помощник руководителя? Расскажите, как вы начали свою карьеру, в комментариях ниже!