Как быть исполнительным помощником, как рассказали эксперты

Помощник руководителя

Итак, вы хотите знать, как стать помощником руководителя (EA)?



Что ж, мы не удивлены! Исполнительные помощники делают одни из самых разнообразных, захватывающих и сложных карьер на рынке - карьеры, которые привлекают студентов и профессионалов с широким спектром навыков и интересов. Часто предпринимательская, но всегда важная роль помощника руководителя включает:

  • Принятие ключевых бизнес-решений
  • Имея большой голос в компании
  • Стратегическое направление

И это лишь некоторые из общих обязанностей помощника руководителя.

Вы готовы узнать еще больше о современном помощнике руководителя?



Ниже мы изложили все, что вам нужно знать о том, как стать помощником руководителя. Большинство этих результатов было получено Отчет о состоянии исполнительного помощника (или SOTEAR, как мы упоминаем его много раз ниже). В отчете есть кое-что для опытных помощников руководителей, а также будущих помощников руководителей, которые еще даже не окончили колледж. Мы сделали отчет специально для вас; наслаждаться!

Лучший способ создавать, отслеживать и отслеживать предложения в этом посте - использовать программное обеспечение для повышения производительности, например monday.com .

Кто такие исполнительные помощники?

Кто такие исполнительные помощники



Исполнительные помощники занимают самые разные должности и имеют разное образование. При составлении отчета «Состояние исполнительного помощника» мы изучали предыдущие места работы исполнительных помощников и специальности в колледжах. Мы не наблюдали каких-либо заметных тенденций в предметной области, которые могли бы подсказать начинающим исполнительным ассистентам подсказки о том, в какой области лучше всего работать или какую работу лучше выбрать. Однако мы заметили, что большинство помощников руководителей приступают к исполнению своих обязанностей с большим опытом.

Более половины (54%) экспертов, опрошенных нами при создании отчета, имели опыт работы 11 и более лет; 23% респондентов имели опыт работы от 20 и более лет. Другими словами, исполнительные помощники несколько раз бывали в этом квартале и точно знали, что делают.

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

Чем именно занимаются исполнительные помощники делать ?

Это зависит. Нет, правда; оно делает.

Обязанности исполнительного помощника зависят от компании, руководителя или руководящего состава. Исполнительный помощник в фирме по связям с общественностью может целыми днями планировать мероприятие за мероприятием, а исполнительный помощник в некоммерческой организации может целыми днями звонить правительственным чиновникам.

Исполнительные помощники

В соответствии с одно определение из Merriam-Webster, Руководитель - это «тот, кто осуществляет административный или управленческий контроль, а помощник - это« человек, который помогает или обычно оказывает дополнительную поддержку или помощь ». Таким образом, помощник руководителя, по сути, помогает руководителю управлять компанией.

В нашем SOTEAR мы выделяем манифест от Executive Assistant тренера и эксперта Адам Фидлер . Его манифест отражает суть роли исполнительного помощника:

«Я нейтральный и независимый советник своего руководителя, который обеспечивает выполнение повседневных рутинных операций, повышающих эффективность моего начальника и организации в целом. Я работаю в качестве бизнес-менеджера и являюсь неотъемлемой частью управленческой команды ».

Таким образом, однозначный ответ ускользает от нас, потому что исполнительные помощники в значительной степени все это делают. Если вы сами являетесь исполнительным помощником, вы можете получить информацию и поддержку, которые вам нужны, чтобы сделать все это и сделать это хорошо, подписавшись на Ассист , бесплатный еженедельный информационный бюллетень, созданный специально для того, чтобы помочь советникам лучше всего работать.

Подробнее о некоторых более конкретных обязанностях помощника руководителя читайте ниже.

Исполнительные помощники: важная статистика

Зарплата

Одно исследование, которое мы обнаружили во время создания нашего SOTEAR, показывает, что средний помощник руководителя зарабатывает чуть более 63000 долларов в год. (Это выше, чем Управление социального обеспечения последнее среднее значение по стране.)

И помните: когда придет время принять ту должность исполнительного помощника, о которой вы мечтали, вы всегда можете договориться о своей зарплате. Так что на самом деле диапазон зарплат в EA, с которыми вы столкнетесь, вероятно, столь же обширен, как и диапазон обязанностей в EA, которые вы, вероятно, будете выполнять за свою долгую карьеру.

Обязанности

Обязанности исполнительного помощника

В обязанности современного исполнительного помощника входят, помимо прочего:

Как быть исполнительным помощником

Навыки исполнительного помощника

Если у вас есть амбиции и вы готовы тратить время на накопление опыта и свое резюме, то у вас есть задатки выдающегося помощника руководителя. Теперь вы, вероятно, захотите узнать, какие именно навыки вам понадобятся для этого. Мы вас прикрыли; это основная тема нашего СОТЕР.

Абсолютно необходимые навыки

Освойте многозадачность: Согласно нашему SOTEAR, наиболее желаемым, наиболее используемым и наиболее востребованным навыком Executive Assistant является способность выполнять несколько задач одновременно. (20% наших респондентов назвали многозадачность наиболее важным навыком, которым должен овладеть эксперт.)

  • Оттачивайте свои навыки: Мы рекомендую заполнение «пустого места» при выполнении некоторых задач простыми задачами. Вместо того, чтобы мечтать, когда кто-то удерживает вас во время телефонного звонка, откройте электронную таблицу и введите данные.

Научитесь общаться: Коммуникативные навыки также возглавили список респондентов, наиболее важных навыков помощника руководителя, которым необходимо овладеть.

  • Оттачивайте свои навыки: Есть масса способов улучшить свои коммуникативные навыки , но вот одно простое правило, которое опытные эксперты знают, что нужно использовать весь день, каждый день: держите его в покое. Честность и открытость могут далеко уйти.

Предпочтительные навыки

Образное мышление, способность обрабатывать информацию и принимать решения в контексте долгосрочных целей вашей компании

  • Оттачивайте свои навыки: Сеть внутри вашей компании. Внимательно слушайте каждую встречу, которую вы посещаете. Задавайте вопросы, пока не поймете, что происходит и какую роль вы играете в текущем проекте.

Приоритезация, способность выделять свое время и время руководителя на задачи и действия, оказывающие наибольшее влияние на вашу миссию.

  • Оттачивайте свои навыки: Всегда помните о миссии и целях вашей компании. Прочтите их каждый день, если это помогает. Взвесьте все свои решения по расстановке приоритетов с этими целями.

Предвкушение, способность знать, чего хотят ваши руководители, до того, как они это сделают.

  • Оттачивайте свои навыки: Задавайте своим руководителям много вопросов. Понаблюдайте за их реакцией на разные ситуации. Обратите внимание на то, как они себя ведут, когда они в стрессе, счастливы, злы или грустны. Применяйте свои открытия, чтобы облегчить им жизнь.

Эмоциональный интеллект, способность понимать и управлять чувствами себя и других.

  • Оттачивайте свои навыки: Слушайте, сделайте паузу и подумайте. Следуйте этим шагам при общении с коллегами, и ваш эмоциональный IQ со временем станет сильнее.

Устранение неисправностей и решение проблем, способность применять базовый набор навыков для решения практически любой возникающей проблемы.

  • Оттачивайте свои навыки: Развивайте свои навыки решения проблем с помощью ментального моделирования. Представьте себе сценарии из реальной жизни, разыгрываемые в условиях низкого давления. (Это то, чем вы хотите заниматься во время обеденного перерыва, верно?) Представьте, как вы решите проблему, когда нет давления со стороны актуальная проблема укрепляет ваши мышцы устранения неполадок. Когда возникнет реальная проблема, вы будете готовы.

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

Все остальное, что вам следует знать: главные уроки нашего отчета о состоянии исполнительного помощника

Помощник руководителя

Эти главные уроки из нашего SOTEAR охватывают все остальное, что вам нужно знать, чтобы начать или продолжить процветать в своей карьере помощника руководителя.

  1. У исполнительных помощников зарплата выше средней, но они чувствуют себя так, как будто за стеклянным потолком. Как мы уже говорили выше, средний помощник руководителя зарабатывает чуть более 63 000 долларов в год. Исполнительные помощники по-прежнему хотят зарабатывать больше денег (а кто нет?) И рассматривают переговоры о более высокой зарплате как главную задачу.
  2. Советники - верная группа. Более трети (34%) респондентов работали в своей нынешней компании более 5 лет. По данным Бюро статистики труда , средний американский рабочий работает на своей нынешней работе 4,2 года, а если посмотреть на работников в возрасте 25–34 лет, то это число падает до 2,8 лет.
  3. Большинство помощников руководителя выполняют работу, которую раньше выполняли целые команды помощников. 52% респондентов напрямую поддерживают трех и более руководителей, и у подавляющего большинства нет команды, которую они могли бы делегировать.
  4. Искренность важна, но все же трудна для помощников руководителя . Исполнительные помощники сказали, что один из наиболее эффективных способов справиться с трудным или требовательным руководителем - это «быть с ним откровенным и сообщить о своем разочаровании» (32%). Однако обратная связь по-прежнему является проблемой. 32% по-прежнему не чувствуют себя комфортно, оставляя своему начальнику отрицательный отзыв
  5. Сфера роли исполнительного помощника расширилась. Хотя составление календаря, планирование и организация по-прежнему являются фундаментальной частью работы, должность помощника руководителя в 2021 году теперь означает выполнение задач, которые ранее относились к ИТ, операциям и даже кадрам.
  6. Исполнительные помощники берут недостаточно отпусков. Исполнительные помощники, которые берут больше отпуска, сообщают, что они меньше нервничают и чувствуют себя счастливее на работе, однако полные 40% берут всего 10 или меньше отпускных дней в год, что значительно меньше средней нормы.
  7. Исполнительным помощникам нравится, что их работа держит их в тонусе. На вопрос, какая часть работы им нравится больше всего, главный ответ был «новые задачи» (33%).
  8. Исполнительные помощники не получают достаточного количества отзывов, но не из-за отсутствия личного времени. 30% заявили, что получают отзывы о том, как улучшить работу на работе, только раз в год, однако 56% респондентов встречаются с начальником каждую неделю.
  9. Исполнительные помощники всегда на связи. Респонденты сказали нам, что «отключение вне работы» - это самое сложное, что можно сделать в этой должности по сравнению с тем, что было 2-3 года назад. Ожидается, что 52% исполнительных помощников будут на связи в нерабочее время. Исполнительные помощники, которые должны быть на связи в нерабочее время, почти на 12% меньше довольны своим начальством, чем исполнительные помощники, которые не должны быть на связи. 28% респондентов заявили, что их начальник обращается к ним в нерабочее время или в выходные с просьбами не реже двух раз в неделю.

Что вы можете посоветовать начинающим помощникам руководителя? Поделитесь своей мудростью в комментариях ниже!