Помощник руководителя и помощник администратора: в чем разница?

Исполнительные помощники против административных помощников

Что отличает помощника руководителя от помощника администратора? Любого, кто расшифровывает эти две позиции, может немного запутать.



Обязанности исполнительных помощников (EA) и административных помощников (AA) могут частично совпадать в одной компании и существенно отличаться в другой. В одних профессиях люди могут использовать эти два названия как взаимозаменяемые, в то время как в других областях предполагается, что помощники руководителей и помощники по административным вопросам будут входить в совершенно разные команды.

Мы здесь, чтобы восполнить пробел в знаниях, который всегда присутствует, когда вы задаетесь вопросом, Исполнительный помощник против административного помощника: есть ли разница? Мы собрали информацию, которая позволяет легко сравнивать и противопоставлять эти две позиции. Вот все кто угодно Чтобы начать работать в административной сфере, необходимо знать, что вы должны быть помощником руководителя или помощником по административным вопросам.

хорошие подарки для сотрудников офиса

(- Присоединяйтесь к одной из наших частных групп FB исключительно для руководителей и административных помощников. Это сообществочтобы общаться, сотрудничать и делиться советами о том, как преодолеть широкий спектр проблем, с которыми вы сталкиваетесь на своей должности.)



Ключевые различия: помощник руководителя и помощник администратора

Исполнительные помощники и административные помощники: основные различия

Исполнительные помощники и административные помощники разделяют множество обязанностей, основных навыков и идеальных качеств. Поскольку эти роли различаются от компании к компании, может быть трудно определить конкретные различия, применимые к каждому советнику и каждому AA.

Обе роли следят за тем, чтобы их компании функционировали максимально эффективно. Ключевое отличие заключается в направленности каждой позиции.



упражнения, которые нужно делать за вашим столом
  • Административные помощники часто сосредотачиваются на целых отделах или процессах.
  • Исполнительные помощники часто сосредотачиваются на конкретных людях и должностях.

Вот несколько примеров того, как это ключевое отличие может выглядеть на практике:

  • Управление календарем конференц-зала (AA) по сравнению с управлением календарем поездок только одного руководителя (EA)
  • Ответ на электронные письма, отправленные на учетную запись компании (AA), по сравнению с маршрутизацией корреспонденции для одного конкретного человека (EA)
  • Развлечение всех клиентов и посетителей, которые регистрируются на стойке регистрации (AA), вместо того, чтобы приглашать ключевого клиента на обед до встречи с руководителем (EA)

Исполнительный помощник против административного помощника: Описание вакансии

Исполнительный помощник и административный помощник

Помощник руководителя

Как правило, помощник руководителя поддерживает руководителя или команду руководителей. Конкретные обязанности исполнительного помощника варьируются от компании к компании и от руководителя к руководителю. Большинство экспертов решают проблемы, разрабатывают бизнес-стратегии, управляют проектами, планируют мероприятия, направляют коммуникации и многое другое. Большинство помощников руководителя выполняют различные административные задачи, такие как ведение календаря и корпоративное путешествие планирование - одновременно занимаясь корпоративными проектами, движимыми миссией.

Обязанности исполнительного помощника включают:

упражнения, которые нужно делать в офисе
  • Расчет заработной платы
  • Планирование дизайна офиса и улучшения планировки
  • Прием и увольнение новых сотрудников
  • Управление операционными задачами, в том числе обработка льгот для сотрудников, парковка и обслуживание зданий
  • Прямая помощь руководителям
  • Решение проблем и обновлений, связанных с технологиями и оргтехникой
  • Планирование мероприятий
  • Координация путешествия
  • Планирование и управление календарями
  • Создание отчетов

Образец должностной инструкции исполнительного помощника

ZipRecruiter предлагает полезный образец описания должности исполнительного помощника, в котором перечислены следующие обязанности и обязанности:

  • Ответ на телефонные запросы, направление звонков и предоставление основной информации о компании
  • Удобно выполнять канцелярские обязанности, делать записки, вести файлы и систематизировать документы. Копирование, отправка по факсу, подборка и т. Д. По мере необходимости.
  • Организует поездки, проживание, маршруты и всю корреспонденцию, связанную с договоренностями по мере необходимости.
  • Планирует / организует и реализует такие мероприятия, как встречи, бизнес-ланчи или обеды для клиентов

административный помощник

Занятый исполнительный помощник

Согласно Бюро статистики труда Помощники по административным вопросам (AA) «выполняют рутинные канцелярские и административные обязанности. Они организуют файлы, готовят документы, назначают встречи и поддерживают других сотрудников ».

Многие опытные Помощники по административным вопросам предоставляют более подробные резюме , объясняя, что помощники по административным вопросам делают практически все и все необходимое, чтобы помочь бизнесу работать бесперебойно.

В обязанности административного помощника входит:

розыгрыши над коллегами
  • Управление коммуникациями в офисе
  • Подъемно-транспортная техника и оргтехника
  • Планирование мероприятий
  • Координация путешествия
  • Планирование и управление календарями
  • Ведение списков контактов
  • Сохранение офис файловая система в целях
  • Приветствие посетителей
  • Создание счетов-фактур
  • Отслеживание и заказ канцелярских товаров
  • Обеспечение здоровья офисная закусочная и другие льготы

Образец описания работы помощника администратора

Образец описания должности административного помощника от Работоспособный содержит следующее описание работы:

«Мы ищем ответственного помощника по административным вопросам для выполнения множества административных и канцелярских задач. В обязанности административного помощника входит оказание поддержки нашим менеджерам и сотрудникам, помощь в повседневных офисных нуждах и управление общей административной деятельностью нашей компании ».

Исполнительный помощник против административного помощника: Основные навыки

Помощник Навыки

Исполнительные помощники преуспевают, если обладают следующими основные навыки :

  • Находчивость для разработки решений и альтернатив в ситуациях, требующих срочного решения и связанных с большим давлением.
  • Способность к сохранять спокойствие под давлением эффективно обслуживать руководителей и решать проблемы.
  • Техническая смекалка иметь возможность использовать все Инструменты торговли для улучшения и усиления процессов.
  • Мышление в целом чтобы предоставить руководителям стратегическое руководство.
  • Приоритезация для выполнения действительно важных дел.
  • Усмотрение быть надежным ресурсом и хранителем конфиденциальной информации. Начальникам необходимо доверять помощникам руководителей в обработке деликатной информации с осторожностью, пониманием и усердием.
  • Организационные навыки отслеживать физические объекты и проекты при максимальной производительности.
  • Многозадачность стратегически выполнять важные дела, балансируя небольшие задачи.
  • Ожидание выявлять проблемы и возможности в ситуациях и отношениях.
  • Эмоциональный интеллект интерпретировать и воздействовать на эмоции в себе и других.
  • Навыки коммуникации для эффективной передачи сообщений различным аудиториям в различных форматах.
  • Скорость и решительность чтобы делать правильные шаги в ситуациях с высоким давлением.
  • К толстая кожа и чувство юмора оставаться в здравом уме и сохранять позитивный настрой, что бы ни случилось.
  • Сетевое мастерство строить выгодныеи выполнение связей.
  • Навыки ведения переговоров сделать невозможное.
  • Навыки аналитики для информирования ключевых бизнес-решений.

Помощники по административным вопросам преуспевают, если обладают следующими основные навыки :

  • Творческое решение проблем. Способность творчески решать проблемы превращает помощников по административным вопросам в бесценный актив. Челси Хнат, исполнительный помощник генерального директора по продвижению женщин-руководителей, говорит о помощниках, которые могут решать проблемы: «Чем больше они способны эффективно устранять неполадки, тем более ценными они становятся на своем месте, потому что они обеспечивают бесперебойную работу».
  • Правильный этикет эффективно и уважительно общаться с внутренними и внешними заинтересованными сторонами.
  • Эмоциональный интеллект интерпретировать и воздействовать на эмоции в себе и других.
  • Предвидение и предвкушение распознавать и решать потенциальные проблемы до того, как они перерастут в полноценные бедствия.
  • Многозадачность выполнять множество черных задач, не позволяя ничему провалиться сквозь щели.
  • Адаптивность мгновенно менять задачи (и взгляды).
  • Организационные навыки отслеживать физические объекты и проекты при максимальной производительности.
  • Служение. Валери Гомес, помощник по административным вопросам в ADP, говорит , ' Это очень важно. Руководитель или административный помощник Rockstar ХОЧЕТ служить своему лидеру, независимо от того, большая это задача. Сильный администратор знает, что, помогая достичь целей своего босса, он достигнет своих собственных ».
  • Находчивость для разработки решений и альтернатив в ситуациях, требующих срочного решения и связанных с большим давлением.
  • Зернистость сохранять самообладание, когда что-то идет не так.
  • Навыки коммуникации для эффективной передачи сообщений различным аудиториям в различных форматах.
  • Техническая смекалка иметь возможность использовать все инструменты торговли для улучшения и усиления процессов.
  • Мышление в целом для обеспечения стратегического руководства.
  • Внимание к детали чтобы ничего не провалилось через трещины.
  • Приоритезация для выполнения действительно важных дел.

Исполнительный помощник против административного помощника: Карьерные пути

Ассистент карьеры

И исполнительные помощники, и помощники по административным вопросам имеют гибкий карьерный путь. Обе должности предоставляют амбициозным работникам много возможностей для создания собственных возможностей и прокладки карьеры, основанной на целях и интересах.

закуски без сахара для взрослых

Карьерный путь исполнительного помощника

Ваши возможные карьерные возможности в качестве помощника руководителя ограничиваются только вашими амбициями. Исполнительные помощники работают со всеми и всеми в своих компаниях, поэтому у них есть множество возможностей познакомиться с людьми, узнать о различных должностях и приобрести различные навыки, помогая командам в компании.

Эксперты рекомендуют выделение позиций, которые вы, возможно, захотите изучить в своей компании. Таким образом, вы можете постараться узнать о них как можно больше, пока вы выполняете роль помощника руководителя.

Должность помощника руководителя может быть как многообещающим началом, так и счастливым концом многообещающей карьеры. Многие советники предпочитают оставаться на своих позициях и расти. Поскольку советники поддерживают руководство компании, они получают возможность брать на себя все больше и больше ответственности по мере приобретения новых навыков. По сути, для Executive Assistant нет тупика; всегда есть чем заняться и чему научиться.

Многие исполнительные помощники даже сами становятся руководителями. Потратив годы на совместную работу с руководством компании, исполнительные помощники готовы занять руководящие должности. Иногда помощники руководителя поднимаются на вершину вице-президенты и другие руководители высокого уровня.

Признание работника месяца

Карьерный путь административного помощника

Как и у исполнительных помощников, у административных помощников есть много возможностей для формирования своего карьерного пути для достижения своих целей. Поскольку AA выполняют множество различных задач, они могут легко узнать, что им нравится. У AA будет возможность изучить роли в своих текущих компаниях и узнать, какие роли доступны в отрасли, поскольку они объединяются и сотрудничают с внешними заинтересованными сторонами.

Административные помощники также могут оставаться в своих ролях и расширять свои обязанности и объем, чтобы соответствовать их растущим навыкам. AA могут перейти от работы только с одним отделом к ​​административным ролям, обслуживающим всю компанию. Они могут даже перейти на должности помощников руководителя, где будут обслуживать одного конкретного руководителя.

Как и карьерный путь помощника руководителя, возможности карьерного роста помощника администратора безграничны. AA могут получить опыт, а затем специализироваться, расширить свои текущие роли или направить свое административное мастерство на службу конкретным людям или должностям.

(- Присоединяйтесь к одной из наших частных групп FB исключительно для руководителей и административных помощников. Это сообществочтобы общаться, сотрудничать и делиться советами о том, как преодолеть широкий спектр проблем, с которыми вы сталкиваетесь на своей должности.)