Полное руководство для менеджера проекта по запуску удаленной команды

Окончательный менеджер проекта

У вас, как у менеджера проекта, могут быть отношения любви-ненависти к гибкому графику работы (FWA).



В то время как использование виртуальной команды может помочь вам привлекать и удерживать лучшие таланты из любой точки мира, управление удаленными сотрудниками часто значительно усложняет проекты и требует найма PM новые техники , инструменты и навыки межличностного общения для преодоления трудностей.

Вот некоторые основные проблемы, с которыми вы можете столкнуться, руководя удаленной командой, и то, что вы можете сделать для их решения.

Содержание



персона 5 веселых персонажей

1) Эффективное общение без личного общения

Общение - эффективное управление удаленной командой

Большинство удаленных сотрудников полагаются на письменные сообщения, такие как электронная почта и текстовые сообщения. Однако это может привести к недопониманию, поскольку они не позволяют использовать вербальные и невербальные сигналы, такие как тон и интонацию, выражение лица и язык тела, чтобы передать нюансы в сообщениях.

Руководители проектов должны поощрять и способствовать проведению видеоконференций между членами команды. . Есть ряд платформ для видеоконференцсвязи которые легко настроить и предоставляют такие функции, как HD-видео, демонстрация экрана и запись. Убедитесь, что члены группы имеют доступ к платформе видеоконференцсвязи и проводят необходимое обучение, чтобы каждый мог эффективно использовать технологию.

Один из важнейших компонентов общения с удаленными командами - встречи один на один. . Эти встречи могут дать менеджерам представление о том, как обстоят дела у каждого члена команды, и предсказать проблемы, которые могут стать более серьезными.



Во время встреч один на один ищите признаки того, что сотрудники сталкиваются с проблемами, такими как отставание в выполнении своих заданий или выгорание. Вот несколько способов обеспечить эффективность этих встреч один на один:

Выделите время для встреч 1: 1

Слишком много встреч - это чума для бизнес-сообщества, но для менеджера проекта в повестке дня должно быть очень мало вещей, которые заменяют управление командой. Отменив эту встречу, менеджер может подумать, что он открывает время в своем календаре для решения более насущной проблемы. На самом деле, по словам Элизабет Грейс Сондерс, коуча по тайм-менеджменту, верно обратное.

Сондерс написал в Статья Harvard Business Review что «есть некоторые очевидные проблемы, связанные с отменой этих встреч в отношении работы ваших непосредственных подчиненных. Отсутствие запланированного времени с вами может привести к тому, что сотрудники будут работать над чем-то неправильно, что может вызвать ненужные чрезвычайные ситуации и потратить время на исправление ошибок. Или это может привести к снижению производительности из-за того, что сотрудники не понимают своих приоритетов и не понимают своих приоритетов и поэтому мало что делают ».

«Отсутствие предсказуемого расписания с вами может привести к тому, что сотрудники будут работать над чем-то неправильно, что может привести к ненужным аварийным ситуациям и потере времени на исправление ошибок».

Заранее установите ожидания для встречи 1: 1

Не стоит назначать встречи один на один в вашем расписании только потому, что вы должны уложиться, или это политика компании для менеджеров. Используйте эти встречи для установления взаимопонимания с удаленными членами команды, предоставляя ценные советы и отзывы.

Найдите время, чтобы составить повестку дня до собрания и попросите своих сотрудников сделать то же самое. Поделитесь этой повесткой дня с ними заранее, чтобы у вас обоих были четкие ожидания относительно того, что будет обсуждаться.

Предоставьте четкие элементы действий

Так же важно, как налаживание отношений и обзор работы, Встречи 1: 1 должны заканчиваться заданиями для всех участников. . Это гарантирует, что вы и ваши сотрудники извлечете пользу из каждого из этих разговоров. Например, вы могли просмотреть одно из последних сообщений в блоге вашего писателя, и в качестве меры для него можно было бы написать новый фрагмент контента, используя методы, которые вы с ними обсуждали.

Ваши следующие встречи 1: 1 могут включать в себя обзор того, как они реализовали эти методы в своей следующей работе.

Также важно вовлекать вашу внутреннюю команду в общение с группами удаленных членов команды. На собраниях команды поощряйте членов команды, находящихся в одном месте, подключаться к видеозвонкам, чтобы у всех был одинаковый опыт, а удаленные сотрудники не упускали невербальных сигналов.

2) Сотрудничайте в разных местах и ​​часовых поясах

Сотрудничество в разных местах и ​​часовых поясах

Члены удаленной команды не могут просто подойти к столам своих коллег, чтобы общаться и сотрудничать . Чтобы эффективно организовать удаленную командную работу, вам необходимо установить ожидания и использовать правильные инструменты .

Воплощать в жизнь облачные платформы для совместной работы для общения в реальном времени, обмена файлами и многого другого. Эти приложения включают программное обеспечение для управления проектами (например, monday.com), платформу унифицированных коммуникаций (например, 8 × 8), приложение для обмена сообщениями в команде (например, Slack) и инструмент для обмена файлами (например, Dropbox).

как провести виртуальную игровую ночь

Эти платформы позволяют хранить все в одном месте, чтобы избежать недопонимания. Члены команды могут войти в систему в любое время и из любого места, чтобы следить за всеми обсуждениями, чтобы минимизировать ошибки и задержки.

Также, стремиться к перекрытию графика Таким образом, члены команды из разных часовых поясов могут устанавливать связь в реальном времени (например, видео или голосовые звонки), не требуя от кого-либо работы в неурочные часы. Документируйте часовые пояса и рабочие часы сотрудников, а затем выделяйте перекрывающиеся временные интервалы в общих календарях для эффективного планирования. Например, ваша штаб-квартира может быть в EST, и у вас есть удаленные члены команды, разбросанные между западным побережьем и Европой. 10 утра по восточному стандартному времени может быть хорошим временем, так что встреча еще ни для кого не рано и не слишком поздно.

3) Создавайте четко определенные рабочие процессы

Создать-Рабочие процессы-Управление проектами

Когда я думаю о создании рабочих процессов, на ум приходит сборочная линия. Ваши рабочие процессы должны легко отслеживаться повторяемыми процессами, которые позволят выплюнуть выдающиеся продукты или обеспечить удивительное обслуживание клиентов. Эти рабочие процессы создают четкую структуру вокруг работы, которой занимаются удаленные команды, и являются источником жизненной силы любой успешной команды.

Рабочие процессы могут быть созданы для задачи или набора задач, выполняемых для достижения конечной цели. . Например, ваша общая контент-стратегия должна иметь четко определенные рабочие процессы от создания идей до написания, публикации и, в конечном итоге, продвижения. Каждый шаг в общей стратегии может потребовать участия нескольких членов команды. Потенциальный рабочий процесс может выглядеть так:

  • Маркетинговая команда проводит исследования по темам, которые будут резонировать с их целевой клиентской персоной.
  • Эти темы рассматриваются и утверждаются руководством.
  • Команда писателей создает контент.
  • Этот контент проверяется маркетинговой командой на предмет изменений.
  • Команда авторов вносит любые требуемые изменения.
  • Контент утверждается маркетинговой командой.
  • Команда авторов публикует контент.
  • Маркетинговая команда продвигает контент в социальных сетях и по электронной почте.

В прошлом для этого потребовалось бы несколько писем, телефонных звонков и встреч. Сегодня технологии помогают организовать и автоматизировать все это с помощью таких инструментов, как monday.com и Улей . Эти платформы управления проектами дает командам возможность создавать повторяемые рабочие процессы для конкретных проектов, распределять задачи между членами команды, устанавливать сроки и предоставить руководителей проектов с полной прозрачностью.

4) Укомплектуйте свои проекты правильными членами команды

Укомплектуйте свои проекты правильными членами команды

Самым большим фактором успеха, безусловно, является команда, но не все хорошо работают в удаленной среде. Сотрудник, который хорошо работает в офисной среде, не обязательно так же эффективен в удаленной команде.

При приеме на работу для проекта убедитесь, что члены команды обладают правильным сочетанием трудовой этики, технической компетентности и личных качеств для удаленной работы. Вот несколько вещей, которые следует учитывать при поиске удаленных членов команды:

Найдите исполнителей

Делатели просто делают дела. Независимо от того, работают ли они на уединенном острове или дома. Этим людям не нужно никакого микроменеджмента или поручения задач, кроме общей цели организации и руководства в их направлении. Добавление деятелей будет повысить общую производительность труда команды.

Вы можете определить исполнителей по тому, как они реагируют на задание. Допустим, вы только что провели собрание, на котором объявили о новом направлении бизнеса, которое компания запустит через 60 дней. Деятель немедленно приступит к работе и обратится к своей управленческой команде с идеями, стратегиями и вопросами. Недействующий будет продолжать свой день в ожидании новых задач, связанных с объявлением.

Найдите людей, которым можно доверять

Доверие - это ключ к удаленной рабочей силе. Вы должны верить, что люди, работающие за пределами вашего офиса, делают то, что, по их словам, делают. Конечно, вы можете отслеживать некоторые из них в рабочем продукте, который они предоставляют, но вы не знаете, тратят ли они часы или работают полдня дома, чтобы произвести минимум.

Вы должны доверять удаленным сотрудникам, чтобы вся концепция работала. С другой стороны, руководство должно демонстрировать доверие нанимаемым людям. Руководству необходимо установить четкие и четко определенные ожидания в отношении удаленных работ, а затем верить в их соответствие этим ожиданиям.

Найдите людей, которые умеют писать

В отличие от совместного офиса, где информация передается в устной форме лично, удаленные сотрудники делятся большей частью информации по электронной почте и в чате. Удаленные сотрудники, которые могут объяснить вещи и предоставить инструкции в письменном виде, необходимы для общения в удаленных группах.

Найдите людей, которые могут работать без социальной среды

Нет сомнений в том, что удаленная рабочая среда менее социальная, чем совместная. Людям в удаленных командах, естественно, должно быть комфортно работать в такой среде - и даже преуспевать в ней. Это не означает, что ваши удаленные сотрудники должны быть полностью отключены от остальной команды. Вы по-прежнему должны способствовать общению с помощью цифровых 'кулеров для воды', таких как каналы Slack для всей команды, виртуальные вечеринки , и пятничные счастливые часы для видеоконференций. Это обеспечит укрепление морального духа и корпоративной культуры удаленных сотрудников.

Заручитесь помощью HR, а также ресурсы для найма , чтобы определить сотрудников, которые хорошо подходят для удаленных ролей. Ищите мотивированных людей, обладающих хорошими устными и письменными коммуникативными навыками, владеющих коммуникативными технологиями и обладающих отличными навыками управления временем.

При приеме на работу на удаленную работу проведите личные или видео-интервью, чтобы оценить навыки межличностного общения кандидатов. Также используйте онлайн-тесты, чтобы оценить их уровень самомотивации и другие атрибуты, которые сделают их эффективным членом вашей команды.

5) Разберитесь в своих технологиях

Преодолеть проблемы, связанные с технологиями

С того первого момента процесс удаленного подключения , сильный руководитель проекта должен понимать, что эффективная удаленная команда должна полагаться на технологии, которые время от времени могут создавать проблемы. Хотя эти проблемы могут вас испытать, они, безусловно, помогут вам стать лучшим лидером в удаленной команде. Мы выделили несколько ключевых областей, которым требуется немного больше внимания, чтобы добиться успеха в долгосрочной перспективе.

Обеспечить всестороннюю адаптацию

Независимо от того, нанимаете ли вы нового удаленного члена команды или переводите текущего сотрудника в виртуальную команду, каждый должен понимать различные процессы и политики, связанные с удаленной работой.

Amazon Prime Video]

Документируйте все процедуры и делитесь ими в централизованном месте. Автоматизируйте процессы, чтобы оптимизировать рабочие процессы, избегать узких мест и гарантировать, что ничто не пропадет сквозь трещины. Установите правила коммуникации, чтобы члены команды понимали, как использовать правильные инструменты для разных целей и в какое время откликаются.

Обеспечьте всестороннее обучение различным платформам для общения и совместной работы, используемым виртуальной командой, и держите всех в курсе последних функций для повышения экономической эффективности. Важно, чтобы все общение велось централизованно, чтобы избежать недопонимания или повторения инструкций.

И последнее, но не менее важное: поскольку членам команды необходимо удаленно подключаться к вашим системам с использованием собственного оборудования и сетей, не забывайте о важности кибербезопасности, чтобы вы могли защитить конфиденциальную информацию и данные клиентов, чтобы избежать высоких затрат на утечку данных. Вот некоторые из протоколов кибербезопасности, которые вы можете использовать в своих удаленных командах:

Надежное управление паролями

Слабые пароли вызвали 30% заражений программами-вымогателями только в 2019 году. Многие люди повторяют пароли для многих учетных записей в Интернете, которые они используют как в деловых, так и в личных целях. Это создает огромную угрозу кибербезопасности как для частных лиц, так и для предприятий. Кроме того, только 12% людей пользуются менеджерами паролей. Компаниям необходимо внедрить политики паролей, например, требовать от членов команды использовать менеджеры паролей, например LastPass . Эти менеджеры паролей автоматически генерируют очень сложные пароли для каждой онлайн-учетной записи и шифруют их в целях безопасности.

Избегание подозрительного веб-сайта

Нет сомнений в том, что ваша удаленная команда будет искать в Интернете как по служебным, так и по личным причинам. В конечном итоге это открывает их устройства для потенциальных киберугроз со стороны вредоносных веб-сайтов. COVID-19 является прекрасным примером этого в настоящее время с тысячи поддельных сайтов о COVID-19 выскакивает постоянно. В дополнение к тому, что все удаленные члены команды устанавливают инструменты кибербезопасности, такие как McAfee на своих устройствах они также должны пройти обучение по утвержденным сайтам, на которых они могут получать свои обновления.

Безопасные соединения

Ваша удаленная команда может подключаться к Интернету из небезопасных мест при работе над бизнес-задачами. Это создает огромную киберугрозу, поскольку хакеры могут легко перехватить информацию через эти конечные точки. Во-первых, ваша политика должна заключаться в том, чтобы все удаленные сотрудники могли выходить в Интернет только через безопасную точку подключения. Во-вторых, предоставить все удаленные члены команды с решением VPN которые они должны использовать при подключении к Интернету в деловых целях.

Адаптация - важный шаг в быстром обучении новых удаленных членов команды вашим инструментам, рабочим процессам и протоколам безопасности. Тщательная адаптация в начале их присоединения к команде приведет к меньшим головным болям в будущем.

Заключение

Руководить удаленной командой иногда бывает непросто. Тем не менее, с правильными стратегиями и технологиями вы можете получить доступ к лучшим талантам и воспользоваться многочисленными преимуществами использования удаленной рабочей силы, позволяя вашей команде беспрепятственно сотрудничать и выполнять свои проекты вовремя и в рамках бюджета.