Полное руководство из 8 шагов по проведению эффективной виртуальной встречи в 2021 году [с контрольным списком]

Контрольный список виртуальных встреч

Виртуальные встречи кажутся футуристическими ...



Означает ли «виртуальный», что мы все собираемся через голограмму, как в научно-фантастических фильмах?

Надеваем ли мы гарнитуры, чтобы войти в виртуальные офисы, в которых мебель и виды немного лучше, чем в нашем? реальные офисы ?

Поскольку все больше и больше людей начинают работать из дома многие из нас спрашивают:



Что такое виртуальная встреча?

Виртуальная встреча - это событие который объединяет людей через Интернет или цифровую сеть, обычно для достижения общей цели. Хорошо организованная виртуальная встреча позволяет людям сотрудничать и обмениваться информацией в режиме реального времени без необходимости находиться в одном и том же физическом месте.

Моника Линарес из нашей Состояние группы Executive Assistant в Facebook объясняет далее:

«Виртуальные встречи объединяют нас, когда мы не можем быть вместе из-за пандемий, больших расстояний, ненастной погоды и других препятствий. При правильном планировании эти встречи могут помочь нам преодолеть пространственные барьеры для поддержания рабочих отношений, непрерывности бизнеса и продуктивного сотрудничества ».



Это правильно! Планирование - это секрет получения максимальной отдачи от виртуальных встреч.

Хотите узнать еще один секрет?

Планирование не должно быть сложным, потому что мы изложили все шаги для вас.

Чтобы сделать ваши виртуальные встречи максимально эффективными, ознакомьтесь с подробными инструкциями ниже и загрузите наш контрольный список для действий.

Ознакомьтесь с нашим 8-этапным контрольным списком виртуальных встреч

Содержание

Контрольный список для вашей виртуальной встречи

Чего вы хотите достичь во время виртуальной встречи г ?

Проведение предварительных проверок

Ваша цель может быть «мягкой» (качественное общение с коллегами) или «сложной» (достижение консенсуса по измененной годовой стратегии продаж), но в любом случае, План игры на виртуальной встрече поможет вам сделать то, что вам нужно.

Виртуальные встречи сопряжены с рядом особых препятствий - технологическими проблемами, низким уровнем вовлеченности и несвязанными потоками встреч - которые могут встать между вами и вашей целью.

Разговариваю с Inc., опытный тренер Ли Э. Миллер отлично резюмировал проблему:

«Самая большая ошибка, которую допускают люди, - это предположение, что влияние при личной встрече - то же самое, что влияние при виртуальном взаимодействии. Это не. Правила другие, потому что люди по-разному реагируют на виртуальное взаимодействие ».

Этот контрольный список поможет вам справиться с проблемами виртуальных встреч.

Шаг 1. Прибавьте детали

Сделайте это: за 1-2 недели до виртуальной встречи

Гвоздь в деталях

Почему :

  • Подробное описание поможет вам определить способы решения проблем виртуальных встреч, в том числе:
    1. Технологические трудности
    2. Прерывания и отвлечения
    3. Отсутствие разговорной речи (при отсутствии физических сигналов люди склонны больше говорить и перебивать друг друга)

Как :

  • Представьте себе, как именно ваше собрание будет проходить от начала до конца, учитывая факторы, изложенные ниже.
  • Документируйте свой поток для справки при будущих этапах планирования.

Технологии и оборудование :

  • Узнайте, как работают эти инструменты для виртуальных встреч.
  • Поделитесь с участниками инструкциями по основным инструментам.
  • Подумайте, что позволяет вам делать ваш инструмент:
    1. Выключить / включить участников
    2. Отключить видео участников
    3. При необходимости уволить участников
    4. Установить фон
    5. Если вам необходимо использовать другие программные платформы во время виртуальной встречи, рассмотрите возможность использования платформы для совместной работы, например Поджаренный .
    6. Выберите нейтральную / профессиональную обстановку, в которой вы сможете провести встречу с минимальным перерывом.
    7. Проверьте свой инструмент для встреч на своем компьютере

Подсказка: существует множество универсальных платформ для виртуальных встреч, которые идеально подходят для организации встречи с удаленными участниками в разных местах. Если вы ищете надежный вариант, Nextiva предлагает быструю настройку и отличный пользовательский интерфейс.

Nextiva-Remote-Work-Программное обеспечение

помолвка:

  • Создайте контрольный список участников, чтобы отмечать, как люди говорят. Обращайтесь к людям, у которых еще не было очереди.
  • Запланируйте запись в начале встречи, чтобы все могли поздороваться.
  • Составьте краткий маршрут и объективное резюме, которое будет отправлено вместе с приглашением на встречу. Все участники должны знать:
    1. Цель встречи
    2. Какие темы вы затронете
    3. Сколько времени займет встреча

Подсказка: добавление повестки встречи непосредственно в приглашение в календаре - хороший способ дать участникам возможность быстро узнать, о чем будет встреча, а также служит удобным ориентиром на случай, если им понадобится напоминание.

  • Установите ожидания посетителей.
    1. Будете ли вы предлагать участникам уйти после определенных частей собрания? (Это может поддержать интерес)
    2. Вы попросите участников выступать по очереди?
    3. Вы можете использовать функции отключения звука или поднятия руки для облегчения поворотов.

Поиск проблемы :

  • Подождите не более 3 минут, прежде чем начать встречу.
    • Отключите всех участников при входе, чтобы не сорваться с опоздавших.
  • Попросите кого-нибудь модерировать электронные письма от участников, которые не могут связаться.
    • Как организатор, вы не сможете провести увлекательную встречу, одновременно оказывая ИТ-поддержку.
  • Попросите кого-нибудь (возможно, вашего модератора электронной почты) помочь отключить звук участников, которые издают отвлекающий фоновый шум в течение 3 минут или более. (Если вы попросите этих людей отключить звук, это еще больше нарушит встречу)
  • Попросите кого-нибудь быть вашим соведущим. Когда вы сосредоточиваетесь на освещении ключевых моментов, этот человек может отслеживать взаимодействие.
  • Придерживайтесь стратегии решения непредвиденных проблем «выявить и устранить».
    1. Ограниченное время встреч не оставляет места для трудоемкого поиска и устранения неисправностей.
    2. Например, если кто-то не может связаться, просто скажите ему, что вы его будете скучать, и напомните, что вы отправите отчет о встрече.

Шаг 2. Отправьте приглашения на виртуальную встречу

Сделайте это: за 1-2 недели до виртуальной встречи

Отправка виртуальных встреч

Почему :

  • Так что посетители могут подготовиться и получить удовольствие. (Это также поможет вашему процессу планирования подсчитать количество людей!)

Что включить :

  • Дата и время встречи.
  • Технологический формат.
  • Включите ссылки для подключения, а также любые инструкции, которые вы разработали на шаге 1.
  • Ожидания участников. (Особенно, если вы решили реализовать повороты динамиков)
  • Маршрут встречи.
  • Достижение целей.

Шаг 3. Отправьте напоминания о виртуальной встрече

Сделайте это: за 24 часа до виртуальной встречи

Отправить напоминания о виртуальных встречах

Почему:

  • Это помогает повысить осведомленность и напоминает участникам о необходимости подготовиться.

Что включить:

  • Просьба ко всем протестировать технологию встреч.
  • Подробности указаны в исходном приглашении на встречу.

Шаг 4. Проведите проверки перед встречей

Сделайте это: за 15 минут до виртуальной встречи

Почему:

  • Это похоже на настройку конференц-зала до прибытия посетителей. Вы должны быть готовы приступить к работе, как только придет ваш самый ранний участник.

Как:

  • Войдите на встречу с другими организаторами и модераторами.
  • Проверьте свой микрофон и динамики.
  • Проверьте настройки встречи, включая любые настройки участников (отключение звука / выключение камеры), которые вы хотите сохранить.
  • Запустите зал ожидания, если ваша технология позволяет. (Если кто-то зарегистрируется на несколько минут раньше, это не будет проблемой)
  • В последний раз просмотрите схему встречи и маршрут.

Шаг 5. Начните виртуальную встречу стильно

Сделайте это: в начале вашей виртуальной встречи

Начните свою виртуальную встречу стильно

Почему :

Как :

  • Сделайте перекличку, чтобы дать всем возможность улыбнуться и поприветствовать друг друга.
  • Доставьте ледокол, который вы выбрали на шаге 1.

Дополнительные идеи :

  • Включи музыку
  • Поиграйте в мелочи
  • Примите участие в опросе или викторине
  • Устроить виртуальную танцевальную вечеринку
  • Поделитесь веселым видео, чтобы все рассмеялись

Шаг 6. Станьте лучшим организатором виртуальных встреч

Сделайте это: во время виртуальной встречи

Best-Virtual-Meeting-Host

Почему :

  • Хостинг действительно делает или мешает виртуальным встречам. Ведущий задает темп и тон и может влиять на уровень вовлеченности, заставляя людей разговаривать вместо того, чтобы смотреть в свои телефоны.

Как :

  • Придерживайтесь схемы встречи и маршрута. Почему? Это делает вашу встречу организованной и целенаправленной.

Используйте эти стратегии / методы, чтобы сделать ваших посетителей максимально комфортными :

  • Улыбка.
  • Одевайтесь, как для личной встречи.
  • Говорите медленнее, чем при личной встрече.
  • Отключите уведомления для всех других приложений.
  • Сосредоточьтесь только на встрече на протяжении всей ее продолжительности.
  • Говорите четко и в микрофон.
  • Увеличивайте паузы после всего, что вы говорите, чтобы у людей было достаточно времени для взвешивания.
  • Установите «зрительный контакт», глядя в камеру.
  • Часто спрашивайте, есть ли у кого-нибудь вопросы или дополнительные мысли. (Виртуальные встречи иногда напоминают телешоу или презентации. Вопросы и подсказки напоминают людям, что они являются активными участниками, а не пассивными потребителями.)
  • Делайте групповые селфи (просто снимок экрана) каждые 15 минут, чтобы привлечь внимание и установить зрительный контакт.
  • Говорите руками, чтобы посетители смотрели на вас и смотрели в глаза.
  • Не смотрите на себя. (Скройте свой обзор, если необходимо)
  • Поблагодарите докладчиков молчаливым кивком. (Устные комментарии замедлят встречу, но физическое подтверждение дает участникам понять, что их услышали.)
  • Обращайтесь к участникам, которые не успели ничего сказать.
  • Если ваша встреча долгая, делайте перерывы.
  • Используйте дополнительные ледоколы или ледоколы чтобы привлечь посетителей, которые сидят за своими столами.

Хотите больше советов? Попробуйте взломать некоторые из этих методов для действует на камеру.

Шаг 7. Не заканчивайте виртуальную встречу - закройте ее

Сделайте это: перед тем, как выйти из виртуального собрания

Завершите виртуальную встречу

Почему :

  • Виртуальные форматы позволяют нам завершать встречи одним простым нажатием кнопки. Избегайте желания нажать эту кнопку и подпрыгнуть. Завершите встречу с целью и контролем.

Как :

  • Спросите, есть ли у кого-нибудь еще мысли, чтобы добавить.
  • Обобщите ключевые моменты.
  • Обобщите следующие шаги и определите ответственные стороны.
  • Скажите участникам, что вы вскоре отправите дополнительное электронное письмо, чтобы они знали, что нужно его ждать.

Шаг 8. Немедленно действуйте

Сделайте это: После завершения вашей виртуальной встречи

Последующие действия - Немедленно

Почему :

Что включить в повторное электронное письмо :

  • Сводка протокола встречи .
  • Сводка следующих шагов.
  • Ключевое достижение встречи. (Если повезет, это будет соответствовать вашей ключевой цели встречи)
  • Запись. (если это применимо)
  • Ссылка на опрос об удовлетворенности или просто запрос на отправку отзыва по электронной почте. (Была ли эта встреча полезной? Почему или почему нет?)

Дополнительные последующие шаги :

  • Обратитесь к тем, у кого возникли проблемы с подключением к мероприятию со своего домашний офис .
  • Они, конечно же, будут включены в ваше основное письмо, но дополнительные извинения - это неплохо.

Ознакомьтесь с нашим 8-этапным контрольным списком виртуальных встреч

Люди также задают этот вопрос о виртуальных встречах

В: В чем преимущества виртуальных встреч?

В: Как долго должна длиться виртуальная встреча?

  • О: Виртуальные встречи не должны длиться более часа. Разбейте встречу на 15-минутные сегменты и делайте перерывы, чтобы участники были заряжены энергией. Будьте готовы использовать свое суждение. Если вы чувствуете, что вовлеченность резко упала, в долгосрочной перспективе может быть более продуктивным завершение встречи раньше срока.

В: Как сделать виртуальную встречу интерактивной?

  • О: Сделайте виртуальную встречу интерактивной, тщательно спланировав каждый аспект встречи. Это включает в себя понимание методов хостинга, которые делают людей комфортными, и определение стратегий взаимодействия, которые поощряют участие.

В: Как мне узнать, была ли моя виртуальная встреча эффективной?

  • О: Узнайте, была ли ваша виртуальная встреча эффективной, попросив оставить отзыв в своем электронном письме о встрече. Вы также можете предпринять шаги, чтобы сделать вашу встречу максимально эффективной в процессе планирования.

В: Что является первым шагом к проведению эффективной виртуальной встречи?

В: Почему виртуальные встречи работают в 2021 году?

  • О: Виртуальные встречи работают в 2021 году, потому что наша потребность в удаленных встречах больше, чем когда-либо, наши технологии для встреч лучше, чем когда-либо, и наши знания о том, что делает виртуальные встречи успешными, растут с каждым днем.

В: Что мне нужно, чтобы начать виртуальную встречу?

  • О: Чтобы начать виртуальную встречу, вам понадобится презентабельное рабочее место, ноутбук или настольный компьютер, надежное подключение к Интернету, программное обеспечение для виртуальных встреч, участники встречи и хороший вопрос-ледокол, чтобы начать работу. Найдите другие шаги для планирования виртуальных встреч.

В: Есть ли способы улучшить участие удаленных сотрудников в моей виртуальной встрече?

  • О: Повысьте степень вовлеченности удаленных сотрудников в вашу виртуальную встречу, задавая вопросы, задавая вопросы, рассказывая о своем маршруте и целях встречи, и тщательно модерируя вашу встречу, чтобы убедиться, что все участвуют.

В: Какова цель виртуальной встречи?

  • О: Цель виртуальной встречи - объединить людей в цифровом формате для обсуждения важных вопросов, достижения важнейших целей или построения и поддержания здоровых офисных отношений.

В: Как мне начать виртуальную встречу?

  • О: Вы должны начать свою виртуальную встречу с переклички и короткого вопроса о ледоколе. Узнайте, как спланировать, организовать и завершить виртуальное совещание.

В: Как мне завершить виртуальную встречу?

  • О: Завершите виртуальную встречу, собрав последние мысли и обобщив ключевые моменты и следующие шаги. Вам также следует запланировать отправку дополнительного электронного письма сразу после встречи. Дополнительные советы по планированию виртуальных встреч от начала до конца.

Что-то мы пропустили? Напишите нам в комментариях!