Управление календарем для исполнительных помощников, чтобы сэкономить время и стресс

календарь-менеджмент-исполнительные помощники

Сколько времени вы тратите на управление календарем?



Мы слышим вас и знаем, что вы слишком заняты, на самом деле управляя календарями, чтобы исследовать способы, которыми вы могли бы спасти время на управление календарями. Кроме того, похоже, что старые добрые организационные навыки могут помочь вам только тогда, когда вы беретесь за современный календарь, будь то для руководителя, конференц-зала или всей команды.

Вот почему мы составили список, чтобы упростить управление календарем для исполнительных помощников. Эти инструменты и стратегии дополняют ваши врожденные навыки, экономят ваше время и стресс, а также позволяют легко создавать магию календаря.

Категории:

Многие из этих указателей пришли прямо из наших групп в Facebook для офис-менеджеров и исполнительных помощников! Посмотрите, какие крупицы мудрости может предложить наше сообщество, и включитесь в разговор.



Состояние офис-менеджера (группа в Facebook только для офис-менеджеров)

Состояние исполнительного помощника (группа в Facebook только для исполнительных помощников)>

Прежде чем начать работу с нашим списком, зарегистрируйтесь в Ассист , бесплатный еженедельный бюллетень с тщательно подобранной информацией, настолько полезной, что советники говорят, что не знают, делиться ею с друзьями или хранить секреты при себе. Получайте советы и ресурсы, подобные приведенным ниже, каждую неделю прямо на ваш почтовый ящик.



секрет нимх совы

Стать красочным

Вечная практика цветового кодирования никогда не перестает делать любой календарь более понятным и менее утомительным для всех, кто смотрит на него. Разработка работающей цветовой системы может занять некоторое время, но вы можете выбрать палитру, которая вам нравится, чтобы сделать процесс немного более увлекательным.

Ключевое преимущество: Кодируя календари цветом, вы не вносите серьезных изменений в процесс каландрирования. Вам не нужно объяснять новые инструменты или системы; вы просто делаете календари, которые вы уже используете, более удобными для просмотра и понимания.

Как попробовать:

  • Просмотрите календари и установите свои «ведра». Каждому ведру будет свой цвет. (Некоторые сегменты включают внутренние, клиентские, личные, повторяющиеся, напоминания и поездки.)
  • Обсуждайте корзины с вашими командами и руководителями. Цветовая координация не будет работать, если никто не понимает выбранные вами категории.
  • Цветовой код вашего календаря, будь то онлайн, в приложении или на бумаге.
  • Создайте краткую справочную таблицу правил, чтобы упростить процесс цветового кодирования для себя и всех, кто помогает с управлением календарем.

Следите за расписанием каждого с помощью monday.com

понедельник-com_in_action

monday.com предоставляет простой способ управлять датами, сроками и задачами для всех, кто находится в вашем списке управления календарем.

Ключевое преимущество: monday.com позволяет получить полное представление о рабочем процессе вашей команды, чтобы увидеть, где, возможно, нужно изменить календари и временные рамки. Вам даже не нужно отправлять одно электронное письмо или организовывать одно статусное совещание, чтобы знать, где находятся все сроки.

Как это использовать: Просто создайте бесплатную учетную запись, пригласите членов команды, добавьте проекты и сроки и начните беспрепятственно управлять календарями и рабочими процессами.

Заблокировать время для управление календарем и планирование

установка-время-для-календаря-управления

Если случайные всплески календарного управления всегда съедают ваш день, то начните стратегически выделять время, чтобы сосредоточиться только на управлении календарем.

Ключевое преимущество: Благодаря блокировке времени управление календарем будет казаться менее хаотичным, потому что вы сможете делать все сразу, а не работать случайными рывками.

Как попробовать: Выделите время, когда офис не слишком загружен, например, в пятницу днем ​​или в понедельник утром. Используйте это время, чтобы просмотреть все управляемые вами календари. Создайте краткую сводку календаря, которой вы можете поделиться с другими или оставить ее при себе; резюме особенно полезно, если у вас на тарелке несколько календарей.

Сообщите всем о своих планах ограничения времени и установите крайние сроки для календарных запросов. Все, что не получено к указанному сроку, если только это не действительно срочно, не будет обработано до следующей недели.

Проводите собрания по управлению календарем

календарь-встреча

Подобно стратегии ограничения времени, календарные собрания помогают вам втиснуть неделю разрозненных писем и запросов в встречу, которая, надеюсь, длится меньше часа.

Ключевое преимущество: Эти встречи упрощают управление календарем.

Как попробовать: Используйте свои навыки управления календарем, чтобы найти время, подходящее для всех, организовать повторяющуюся встречу и посмотреть, как идет процесс.

Пытаться Двойной

Использовать Двойной отправлять ежедневные брифинги с контекстом встреч.

Весь контекст, связанный с назначенными вами встречами, часто теряется при переводе. Double помогает решить эту проблему, облегчая обмен дополнительной информацией, описанием частного мероприятия и последующими действиями с вашим руководителем на простом брифинге. формат протокола встречи .

Ключевое преимущество: Добавляйте дополнительную информацию о мероприятиях по мере их планирования, чтобы вашему руководителю было проще оставаться в курсе дня, не теряя при этом вашего времени.

Как попробовать: Зарегистрируйтесь в Double на их веб-сайте и загрузите расширение для Chrome. После этого вы сможете легко вставлять полезную информацию в события, а также создавать личные описания с дополнительным контекстом для своего руководителя. Затем ежедневные брифинги можно отправлять по электронной почте или через мобильное приложение.

Знайте, когда не делиться

Проблемы с управлением календарем

Если вам приходилось иметь дело с конфликтами и конкурирующими коммуникациями из-за того, что слишком много людей вносят свой вклад в ваш исполнительный календарь, календарь собраний или конференц-зал, не бойтесь брать на себя управление. Настаивайте на том, чтобы все запросы проходили через вас, и избегайте двойного бронирования, путаницы и множества ненужных сообщений.

Ключевое преимущество: Централизация календаря сэкономит ваше время, стресс и избавит от лишнего общения. Это также продемонстрирует ваше отношение к ответственности.

Как попробовать: Создайте мини-презентацию для руководителей, объяснив, насколько плавнее будет процесс каландрирования для всех участников, если у вас будет полный контроль. Попросите их сообщить об изменении остальной части команды, чтобы вам не пришлось волноваться.

Воспользуйтесь преимуществами собственного ИТ-отдела

Если у вас есть собственный ИТ-отдел, воспользуйтесь его навыками и создайте индивидуальный календарь. Календарь может размещаться на вашем общедоступном веб-сайте или во внутренней сети; может быть, он даже может быть интерактивным.

Ключевое преимущество: Настройка. Если вы постоянно жалуетесь на то, что доступные онлайн-инструменты не совсем соответствуют вашим потребностям, это может быть идеальным вариантом.

Как попробовать: Определите все ваши потребности в онлайн-календаре и отнесите его в свой ИТ-отдел, чтобы увидеть, какие чудеса они могут сотворить. Укажите полный список функций, которые вам нужны. Ничего страшного, если они не могут удовлетворить все ваши запросы.

Распечатать и опубликовать календари

распечатанный календарь

Если вы не хотите слишком увлекаться техникой, вы также можете распечатать общие календари и разместить их везде - в ванных комнатах, на дверях, в комнате отдыха. Вы даже можете распечатать и распространить копии среди небольших групп или отдельных руководителей. Распечатки - это не причудливо, но многим людям все еще нравится иметь возможность взглянуть на один простой лист бумаги, чтобы понять, что их ждет на день.

Ключевое преимущество: Печатные календари дополняют другие ваши усилия по календарному общению. Кроме того, печать может помочь выделить важные расписания.

Как попробовать: Если у вас есть принтер и лента, все в порядке. Если у вас есть команда дизайнеров, которая может сделать ваш календарь популярным, заручитесь их помощью, чтобы привлечь больше внимания к важным календарям.

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

Интегрируйте свой календарь со Slack

слабое приложение для управления календарем

Slack, который часто используется для офисного общения, также помогает пользователям управлять календарями с помощью различных удобных приложений, в том числе Календарь Google , Кибер , Zapier , Eventbot , и Сансама .

Ключевое преимущество: Интегрированные приложения позволяют пользователям управлять календарями в Slack, поэтому все может происходить в одном месте. (Забудьте о нескольких вкладках и втором экране, который вы хотели использовать для управления календарем.) Имея на выбор множество приложений-календарей Slack, вы найдете то, что соответствует вашим потребностям. Некоторые приложения даже получают события прямо из вашего календаря и публикуют их в Slack для всеобщего обозрения.

Как попробовать:

  • Создать новое рабочее место .
  • Интерфейс с ботами Slack, чтобы понять, как все работает.
  • Просмотрите приложения календаря Slack, чтобы узнать, какое из них подходит вам.
  • Подключите это приложение и вперед!

Использовать Программное обеспечение BambooHR

BambooHR позволяет создать информативный профиль для всех, с кем вы работаете, поэтому он идеально подходит для управления календарями дней рождения (и ссылки на любимые угощения), календарями рабочих годовщин, календарями нерабочих дней и т. Д.

Ключевое преимущество: Вам не нужно ждать, пока занятые сотрудники дадут вам ответ, что вам нужно, чтобы двигаться дальше с календарями; BambooHR предоставляет всю необходимую информацию под рукой.

Как попробовать:

Начать бесплатная пробная версия и узнайте, как BambooHR может облегчить вашу жизнь.

Если вы продвинетесь вперед, вам нужно будет посвятить некоторое время первоначальной настройке - сотрудникам придется заранее ввести много информации.

Попробуйте написать и стереть доски

стереть доску для управления календарем

Доски записи и очистки помогают небольшим офисам упростить управление календарем и даже сократить количество писем и сообщений.

Ключевое преимущество: Простота.

Как попробовать:

  • Получите доску календаря для записи и протирания или нарисуйте свой собственный шаблон календаря.
  • После ваших встреч по понедельникам попросите всех записать встречи и важные события, включая дни рождения, дни отпуска и встречи с врачом.
  • Установите и сообщите крайний срок для добавления вещей в календарь. По истечении крайнего срока возьмите доску и запишите все события в свой онлайн-календарь. Держите доску в известном месте, чтобы люди могли ссылаться на нее, проходя через дверь.

Получите больше от Google Таблиц

google-таблицы-календарь

гриффины чаепитие

Таблицы Google идеально подходят для отслеживания расходов и отчетности, но они также идеально подходят для управления календарем.

Ключевое преимущество : Как проще альтернатива Google Tables , Google Таблицы бесплатны и просты в использовании. Они также позволяют людям работать с одной таблицей одновременно, функция совместной работы идеально подходит для конференц-залов, групповых календарей и многого другого.

Как это использовать: Просто посетите Сайт Google Таблиц и начните бесплатно. Используйте различные бесплатные (и привлекательные) шаблоны для отслеживания проектов, календарей, расписаний и т. д.

Если вам нужно вести еженедельные календари, вы можете отправить ссылку команде и попросить всех ввести ключевые даты. Руководители могут вставлять в лист комментарии к изменениям и вопросы. Вы даже можете использовать Google Sheet для управления приглашениями на собрания; просто перечислите доступное время и попросите людей вставить свои имена в соседние ячейки, чтобы взять временной интервал. Изменения сохраняются немедленно, поэтому любой, кто одновременно бронирует время, увидит обновление, а вы не получите двойных бронирований.

как зовут Шмидта в New Girl

Использовать Главный лагерь принимать запросы и избегать ненужных последующих действий

календарь базового лагеря

Basecamp, известный своей системой управления проектами, также может помочь вам с управлением календарем. Этот инструмент помогает пользователям совершенствовать искусство прозрачного общения: вы можете принимать запросы и держать отправителя в курсе состояния запроса, чтобы они не звонили, не писали и не писали по электронной почте, чтобы спросить об этом.

Ключевое преимущество: Обновление статуса сокращает время, затрачиваемое на сообщение людям статуса их календарного запроса. Это означает у тебя будет больше времени для фактического выполнения календарных запросов.

Как попробовать: Начать Главный лагерь а затем сообщите, что вы «пилотируете» новую систему запросов календаря. Попросите людей отправить вам свои запросы в Basecamp, добавить, а затем использовать функцию «задачи добавлены и выполнены», чтобы поделиться своим прогрессом.

Использовать Microsoft To Do для управления задачами

Инструмент Microsoft-To-Do-Executive-Assistant

Этот инструмент позволяет вам сосредоточиться в течение дня, усиливая умное ежедневное планирование. Одна из самых крутых функций - возможность предлагать интеллектуальные и персонализированные предложения для обновления вашего ежедневного списка дел.

Ключевое преимущество: Вам больше не нужно забывать вручную добавлять важные дела в свои календари, потому что синхронизация дел поможет вам.

Как попробовать: Загрузите бесплатное приложение и начните правильно управлять своими задачами! To Do также включает кроссплатформенную поддержку и быструю синхронизацию, которые позволяют управлять своей жизнью в офисе, дома или в дороге. Поэтому, если вы помогаете руководителю, который имеет привычку забывать о встречах и задачах, функция напоминаний поможет вам быстро, легко и ненавязчиво подтолкнуть его. Легко альтернатива Wunderlist и другие аналогичные инструменты управления, To Do могут помочь руководителям не сбиться с пути, несмотря на плотный график.

Использовать Робин программное обеспечение для планирования конференц-залов

Робин делает управление календарями конференц-залов проще, чем когда-либо.

Ключевое преимущество: Вы можете настроить инструмент, чтобы сотрудники могли искать комнаты в зависимости от наличия, удобства и местоположения. Вы можете просматривать все, что происходит, но вам больше не придется утомительно искать комнаты, поскольку сотрудники могут делать это сами.

Как это использовать:

  • Запустите бесплатную пробную версию или запланируйте демонстрацию.
  • Сообщите сотрудникам, что запускаете пилотную программу.
  • Дайте программе запуститься, а затем разошлите опрос, чтобы узнать, что все думают об инструменте.

Смотри что Избегайте может привести к отслеживанию RSVP

evite-for-rsvp-tracking

Evite предлагает гораздо больше, чем просто милые приглашения на вечеринку для вашего ребенка… или вашей кошки. Услуга безбумажных приглашений делает более увлекательным отслеживание ответов на мероприятия и обсуждение ваших встреч.

Ключевое преимущество: Удобное отслеживание RSVP.

Как это использовать: Просто войдите в систему, создайте приглашение, отправьте его и отслеживайте.

Используйте высокотехнологичные инструменты, например Steelcase RoomWizard

Эта интернет-система планирования помещений направлена ​​на решение всех проблем, с которыми вы сталкиваетесь, пытаясь управлять тем, как каждый в вашем офисе резервирует места для встреч .

Ключевое преимущество: Система поставляется с простым сенсорным экраном, который можно установить вне помещения. Он светит красным светом, указывая на занятую комнату, и зеленым светом, чтобы указать на открытую комнату.

Как это использовать: Проверьте характеристики продукта страницу, чтобы определить, подходит ли RoomWizard для вашего офиса.

Использовать Бумеранг Календарь для Gmail

стальной шкаф-комната-волшебник

Система Boomerang Calendar помогает добавлять встречи в Календарь Google прямо в электронную почту.

Ключевое преимущество: Планирование встреч одним щелчком мыши можно выполнить в одном электронном письме.

Как это использовать: Если вы используете Календарь Google для общения в офисе, то можете просто загрузить Boomerang и начать пользоваться им сегодня.

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

Закладка Daysoftheyear.com

Если вам когда-нибудь понадобится добавить забавные события в календарь в рамках ваших обязанностей по управлению календарем, вам нужно добавить этот сайт в закладки.

Ключевое преимущество: Веб-сайт дает повод отпраздновать любой день, который вы только можете придумать. (Знаете ли вы, что 25 мая на самом деле День полотенца?)

Как это использовать: Откройте этот сайт в следующий раз, когда начальник напомнит вам о тех электронных письмах, которые вы должны отправить.

Какие инструменты управления календарем облегчают вашу жизнь? Дайте нам знать в комментариях ниже!