9 неоспоримых характеристик офис-менеджера Rockstar

Лиза-отличился-хороший-офис-менеджер

Как стать хорошим офис-менеджером? Выберите свой любимый совет ниже!

Ни для кого не секрет - в конкурентных отраслях все решают люди.



Привлечение и удержание лучших людей может буквально сделать или разрушить ваш бизнес, а успех зависит от победы в «войне за таланты».

Лучшие компании знают, что для победы необходимо создать культуру взаимодействия и среду, в которой люди хотят проводить свое время.

Вот где незаменимым становится офис-менеджер Rockstar, тот, кто может развивать культуру, необходимую вашей компании, и направлять корабль в правильном направлении по мере роста вашей компании.



Если бы это было так просто ...

Офис-менеджер - это уникальная требовательная должность. Чтобы по-настоящему преуспеть в этой роли, нужны разнообразные навыки и потрясающая личность.

Бесплатный бонус: Получите PDF-версию отчета о состоянии дел в 2018 г. . Мы опросили 572 офис-менеджеров, чтобы выявить 10 рекомендаций, которые вы можете использовать для достижения своих целей и преодоления трудностей. А также узнайте, что получают другие офис-менеджеры (и как вы можете заработать больше)!



Учти это:

Офис-менеджер - один из немногих людей (кроме, возможно, генерального директора или старшего персонала отдела кадров), который взаимодействует с сотрудниками на всех уровнях и в каждом отделе практически каждый день.

В Dcbeacon мы являемся активными сторонниками талантливых офис-менеджеров. Это потому, что у нас есть привилегия работать напрямую с тысячами невероятных офисных менеджеров в некоторых из наиболее заинтересованных компаний со всей страны.

как заработать на продаже наркотиков

Итак, что нужно, чтобы стать одним из этих офис-менеджеров следующего уровня? Как найти и нанять кого-то, кто идеально подходит для этой роли?

Мы поговорили как с офис-менеджерами, так и с людьми, которые нанимают их в некоторых компаниях, которые понимают все правильно, когда дело касается культуры и вовлеченности. Вот что они сказали о главных качествах, необходимых вам, чтобы стать офис-менеджером Rockstar.

Лучший способ создавать, отслеживать и отслеживать предложения в этом посте - использовать программное обеспечение для повышения производительности, например понедельник .

1. Беспрецедентная гибкость

Мы слышали это снова и снова - гибкость по мнению опрошенных нами людей, была самой важной чертой. Чтобы быть хорошим офис-менеджером, вы должны выдерживать все, что встречается на вашем пути.

Шеннон МакЛендон, руководитель отдела операций и мероприятий в Пестрый дурак , объясняет:

Шеннон-мотели-дурак«Офис-менеджер в« Дурак »- мастер на все руки, носящий разные шляпы.

Все быстро меняется, поэтому мне приходится думать на ногах и действовать активно ».

И это понятно - для офис-менеджера не бывает «обычного дня». В одну минуту вы можете запланировать выездное мероприятие для 150 человек, в следующую вы координируете прибытие важного инвестора или помогаете с дизайном интерьера нового офиса.

Умение приспосабливаться и импровизировать очень важно.

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

2. Звездная организация и доведение до конца

организованный

Этот второй совет может показаться несложным, но организованность - один из важнейших факторов успеха в этой роли. Опять же, роль ОМ настолько широка и разнообразна, что легко потерять из виду стоящие перед ней задачи. А поскольку вы часто поддерживаете руководителей высшего звена, большинство задач имеют высокий приоритет и вероятность ошибки невелика.

Линдси Ингаллс, менеджер по работе с клиентами и офис-менеджер в Leadquizzes , ломает это для нас.

Lindsey-Leadquizzes«Как офис-менеджер, у вас, кажется, одновременно происходит миллион разных вещей, и вы должны убедиться, что все они выполняются. Я не мог жить без своего календаря Google и помещал туда все свои задачи и время, которое я собираюсь их сделать.

агенты прикрывают реальную сделку

Независимо от того, насколько мала задача, даже если она занимает 5 минут, она выполняется и выполняется ».

Однако это не просто организованность - это достаточно забота, чтобы следить за тем, чтобы задачи, которые вы отслеживаете, выполнялись вовремя и выполнялись хорошо.

3. Полная доступность

Офис-менеджер должен быть доступным - как по доступности, так и по душевной душевности. Ваша команда должна чувствовать себя комфортно, подходя к офис-менеджеру для решения стоящих перед ним задач.

что нужно знать перед бесконечной войной

Пол Маршалл, Influitive’s Финансовый директор и старший вице-президент по операциям объясняет, почему он назвал доступность качеством номер один для потрясающего офис-менеджера:

Пол-Маршалл-Влиятельный«Прежде всего, отличный офис-менеджер должен быть доступен своим коллегам, чтобы каждый работал с максимальной производительностью», - говорит он. «Индивидуальный подход заставляет отдельных сотрудников чувствовать себя особенными и ценными.

Пример того, как мы это делаем в Influitive, - это обращение по адресу ask@influitive.com, где сотрудники могут попросить нашу команду обо всем, что может улучшить их работу ».

По словам Пола, эту черту олицетворяет Ребекка Шаффер, которая изначально была нанята в качестве координатора операций, но всего за год получила повышение до менеджера по операциям / офис-менеджера.

Вот Шеннон из «Пестрого дурака» с еще одной причиной, почему доступность так важна в этой роли:

Шеннон-мотели-дуракМоя доступность помогла Дуракам чувствовать себя комфортно, обращаясь ко мне с любыми проблемами, и помогла наладить хорошие отношения с Дураками по всей компании.

Мой самый большой успех как офис-менеджера связан с командой, которая работает со мной каждый день. Я испытываю неоценимое доверие к ним, чтобы приложить все усилия и принять решения.

Моя команда занимается всем: от внутренних операций до планирования мероприятий, безопасности, технического обслуживания и общего счастья сотрудников. Без них я не смог бы быть успешным менеджером.

4. Надежное общение

общаться достоверно

Коммуникация - это зачастую упускаемый из виду (но не менее важный) навык, когда дело доходит до успеха в должности офис-менеджера.

Работа часто требует брать идеи из топ-менеджера и переводить их для остальной части организации.

Это особенно верно, когда вы отвечаете за реализацию корпоративных политик. Вы должны быть осторожны, объясняя причины, лежащие в основе политики вашего офиса, чтобы обеспечить максимально возможную поддержку со стороны вашей команды. Вы также должны уметь предугадывать вопросы и быть готовыми на лету отвечать на них.

Лиза Голдберг, наш замечательный менеджер Vibe здесь, в Dcbeacon , сделала внутреннее общение неотъемлемой частью своего репертуара.

Лиза-выстрел в голову«Внутренняя коммуникация в этой роли очень важна.

Каждую неделю я выступаю перед всей компанией, объявляю о новых мероприятиях или объясняю политику, и я должен убедиться, что я делаю это так, чтобы это учитывало потребности команды, правильно понимало все детали, а также ясно объясняет причины этого - будь то новая политика в отношении парковки или наш следующий тимбилдинг вне офиса ».

(Забавный факт: Лиза получила желанную награду компании Value Victor всего за месяц работы - она ​​потрясающая!)

5. Беспричинный оптимизм

Когда люди приходят в офис - будь то потенциальный новый сотрудник, возможный инвестор или будущий стратегический партнер - офис-менеджер обычно является первым, кого они видят, и его или ее поведение помогает сформировать эти столь важные первые впечатления.

10 обзор спойлера Cloverfield Lane

У большинства хороших офис-менеджеров от природы позитивный настрой и теплые манеры. Но настоящая проблема возникает в те неизбежно плохие дни. Они есть у всех - дни, когда мы предпочитаем просто оставаться в постели, - и может возникнуть соблазн позволить своему настроению омрачить вашу личность. Но офис-менеджер не может позволить себе такой роскоши, поскольку его поведение оказывает прямое влияние на компанию. Офисные менеджеры Rockstar умеют делать счастливые лица, даже если они не полностью отражают их внутреннее настроение.

Dcbeacon Генеральный директор Шон Келли соглашается:

«Обязательно иметь от природы вспыльчивый настрой. Даже когда вы в подавленном состоянии, вы должны сохранять хорошее настроение.

Вы - центр морали, поэтому мы называем его «менеджером по вибрации», а не офис-менеджером ».

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

6. Магическое творчество

креативность

Офис-менеджер компании все чаще отвечает за атмосферу в офисе. Собственно, поэтому официальное название нашего офис-менеджера - «Vibe Manager». Атмосфера офиса задает тон всему остальному бизнесу и помогает создать культуру, которая нам нужна, чтобы быть продуктивными, творческими и каждый месяц достигать поставленных целей.

Поддержание культуры и атмосферы требует значительного творчества. Офисные менеджеры занимаются такими вещами, как дизайн интерьера и планирование мероприятий.

Возьмем, к примеру, планирование выездного мероприятия - то, что большинство сотрудников, вероятно, воспринимает как должное. Просто придумать новое развлечение, которое понравится всем, - непростая задача.

Вы должны подумать, что мы еще не делали? Чем бы понравилось заниматься всей нашей команде? Что мы можем сделать в рамках бюджета? Как это мероприятие поможет поддержать культуру, необходимую для достижения успеха? Это серьезный вызов, требующий серьезного нестандартного мышления.

(К счастью, у нас есть несколько идей вы можете одолжить.)

7. Непоколебимая уверенность в себе

самоуверенность

Эта роль довольно часто требует ежедневного взаимодействия с генеральными директорами и операционными директорами, поэтому вам нужно быть уверенным, чтобы заслужить их уважение.

Неотъемлемой частью этой уверенности в себе является способность время от времени сопротивляться. Как бы вы ни хотели, вы не можете быть всем для всех, и вы должны расставлять приоритеты. Важно научиться говорить «нет».

Линдси из Leadquizzes объясняет:

Lindsey-Leadquizzes«Я получаю от людей в офисе ежедневные просьбы о вещах, которые« необходимы »и которые они хотят сделать сразу же, и важно установить ограничения на это, чтобы весь офис мог получить выгоду.

Тот факт, что один человек хочет установить температуру в офисе на уровне 78, не означает, что весь офис будет доволен этим. Чтобы весь офис был доволен, нужно поддерживать здоровый баланс ».

8. Джедайское ожидание

Проактивность и предвидение будущих потребностей - одно из лучших преимуществ офис-менеджера.

Большая часть работы является реактивной, и это может быть одной из самых больших проблем - реагировать на бесчисленные запросы, которые офис-менеджер получает от всей организации, и определять их приоритеты. Один из способов оптимизировать рабочий процесс и сократить количество реактивных задач - предвидеть их и планировать их.

что происходит в конце подарка

Лиза Голдберг из Dcbeacon развивает эту идею:

Лиза-выстрел в голову«Вы должны постоянно держать глаза и уши открытыми.

Вы - один из немногих людей в компании, у которых есть поистине целостная точка зрения по многим вопросам, и ваша ответственность - предугадывать потребности и обеспечивать связь между людьми и отделами, которые не пользуйтесь своим видением ».

9. Обостренный эмоциональный интеллект и стойкое самообладание.

Как мы уже упоминали, вы в качестве офис-менеджера имеете дело с людьми на всех уровнях - от рядовых сотрудников до высшего руководства и всего, что между ними. Это означает множество разных личностей, одни из которых сложнее других. Как офис-менеджер, вы должны иметь дело со всеми из них.

Генеральный директор Dcbeacon Шон Келли (человек, который кое-что знает о работе с потрясающими офисными менеджерами) поясняет:

«Главное, что делает офис-менеджера Rockstar, - это высокий уровень эмоционального интеллекта. Вы общаетесь со всеми в компании и испытываете множество разных эмоций и отношений.

Часто, когда люди просят что-то, они не обязательно делают это с таким уважением, как следовало бы. Но вы должны относиться к этому спокойно, сохранять спокойствие и быть стойкими. Эти качества бесценны для успеха в этой роли ».

И хотя чтение и удовлетворение эмоциональных потребностей вашей команды имеют решающее значение, с другой стороны, вы не можете иметь тонкую кожу и быть отличным офис-менеджером. Уравновешенная голова и хладнокровие перед лицом давления - необходимый атрибут.

"anya taylor-joy"

Чтобы стать отличным офис-менеджером, нужно многое . Иногда найти его может быть еще труднее.

Но важность культуры никуда не исчезнет, ​​и поэтому роль офис-менеджера будет только возрастать.

Вот почему вам нужно найти человека, который воплощает большинство (или все) из этих качеств. Поиск подходящего варианта может показаться невыполнимой задачей, но поверьте нам, оно того стоит.

В вашей компании есть отличный офис-менеджер? Расскажите им об этом в комментариях ниже!

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)