Самое надежное руководство по организации системы подачи документов на 2021 год

Поздоровайтесь с новым десятилетием и распрощайтесь с путаницей старых и устаревших офисных файловых систем. Поскольку стало проще найти лучший способ систематизировать бумажные файлы и использовать новые технологии хранения в работе, сейчас идеальное время для организации!

Мы изложили ряд важных шагов для бизнеса любого размера, пытающегося внедрить офисную файловую систему. Добро пожаловать в руководство по офису - от управления файлами на компьютере до простых в использовании служебных программ.



как организовать-офис-файловую-систему

Перспектива запуска, организации или наведения порядка в офисной файловой системе может заставить даже самых смелых из нас спрятаться за списком других, более важных дел. Вам больше не нужно прятаться! Эти проверенные на практике советы помогут вам привести и поддерживать вашу офисную файловую систему в рабочем состоянии.

Многие из этих советов пришли прямо от нашей группы офис-менеджеров на Facebook! Посмотрите, какие крупицы мудрости может предложить наше сообщество, и включитесь в разговор. Присоединяйтесь к группе здесь.



Советы по хранению в офисе Быстрый поиск:

Цветовой код

Люди используют цветовое кодирование с тех пор, как офисные документы - и офисные файловые системы для их систематизации - стали фактом жизни несколько десятилетий назад. Проверенная временем техника цветового кодирования никогда не подведет, и ее относительно быстро и легко реализовать, даже если у вас особенно сложная система хранения документов. Цветовое кодирование вдохновит вас на сортировку файлов по разумным категориям, быстрый поиск файлов и добавление удовольствия в процесс хранения.

Этот организационный метод - идеальный способ превратить груды бумаги в упорядоченные пакеты, которые можно предсказать наилучшим образом. Лучше всего то, что цветовое кодирование работает как с физическими, так и с цифровыми файлами, и если вам нужно организовать оба типа файлов, вы можете легко использовать одну и ту же систему цветового кодирования для каждого из них.



Деннис Рейнольдс серийный убийца?

Как:

  • Взгляните на все файлы, которые вам нужны, и определите несколько организационных категорий. (Может потребоваться несколько проходов, чтобы действительно распознать закономерности и очертить свои категории.)
  • Назначьте каждой категории цвет. (Некоторые категории включают финансовые, человеческие ресурсы, контракты и помещения.)

Просмотрите категории со своими командами и руководителями. Цветовая координация не будет работать, если никто не понимает выбранные вами категории.

  • Соберите материалы для цветовой кодировки. (Это могут быть цветные папки, которые можно разместить на книжной полке, или просто кусочки цветной ленты для васи, которые можно наклеить на ящики шкафа для хранения документов.)
    • Swag.com предлагает множество продуктов для организаций в ярких цветах, которые идеально подходят для цветного кодирования.Эти варианты имеют преимущество перед другими вариантами, потому что вы можете напечатать на них логотип вашей компании или другой дизайн.
    • Обратите внимание на эти настраиваемые преимущества организации офиса:

Pop-Desk-Tray-SnckNation-Logo

  • Сделайте цветовую кодировку! Отсортируйте файлы по категориям с цветовой кодировкой и почувствуйте организационный дзен с каждым файлом, который вы перетаскиваете (или перетаскиваете) в аккуратный сосуд с цветовой кодировкой.
  • Создайте краткую справочную таблицу правил, чтобы упростить процесс цветового кодирования для вас (при добавлении новых файлов) и для всех, кто поможет вам организовать систему хранения документов в офисе в будущем.

файловая система с цветовой кодировкой

Почему это работает:

Цветовое кодирование похоже на процесс обучения, известный как «разбиение на части». определяется тренером по электронному обучению как «… стратегию разбиения информации на мелкие кусочки, чтобы мозг мог легче переваривать новую информацию».

вселенная стивена биты

Когда вы кодируете гору бумаги цветом, вы превращаете случайную массу информации в куски, которые вы и ваш мозг можете легко отсортировать, когда вам нужно найти что-то конкретное. Если вам нужно найти счет в стопке бумаги, вы можете быть ошеломлены и сдаться, но если вам нужно найти счет в вашей новой системе с цветовой кодировкой, тогда вы будете знать, что нужно искать зеленый флаг, который означает «Финансовые документы».

Оцифровать

Когда вы оцифровываете файлы, вы, по сути, создаете безбумажную файловую систему. Многим людям намного проще организовать цифровую файловую систему вместо бумажной системы хранения после того, как каждый бумажный файл был преобразован в цифровой формат. Если вы решите оцифровать файлы, вам нужно будет начать со сканирования и преобразования старых файлов, что может занять много времени и трудозатрат.

Как:

Особая благодарность Франциско от нашего Группа Facebook для выделения этих указателей!

  • Решите, как организовать файлы в цифровом виде. Вы будете использовать готовое программное решение , сетевой диск, обслуживаемый вашей собственной группой ИТ (информационных технологий), или бесплатная облачная платформа, например Гугл Диск ?
  • Используйте надежную и эффективную сканирующую машину. (Франциско использовал Richo аппарат с возможностью сканирования документов и отправки их в заранее назначенные папки в сети.)

Франциско также рекомендует:

мы будем играть в варгеймы?

«Определите, есть ли у вас место для резервных копий ваших документов в облачном хранилище. Это особенно важно, если вы работаете с документами, которые в случае потери могут нанести огромный ущерб клиентам, клиентам или другим бизнес-операциям ».

  • Определите, кто будет иметь доступ как для добавления, так и для организации файлов в вашей системе.
  • Разработайте стандартное соглашение об именах для отсканированных файлов. Это упростит поиск файлов в вашей безбумажной системе.
  • Франциско рекомендует добавлять даты (или, по крайней мере, годы) к именам файлов, чтобы было легче понять, когда их удалить или заархивировать. В библиотеках Пенсильвании есть замечательный список лучшие практики именования файлов чтобы вы начали.
  • Создайте карту своей будущей цифровой файловой системы. Сделайте этот макет как можно точнее, чтобы вы могли предвидеть любые проблемы с вашей схемой организации. После завершения проекта обновите карту, чтобы учесть все изменения, внесенные вами в процессе. Когда вы закончите, эта карта поможет вам легко находить нужные объекты при знакомстве со своей новой системой.
  • Отсканируйте ваши документы:
    • Используйте штамп или наклейки, чтобы отметить физические файлы, которые уже были отсканированы в систему.
    • Если ваша цифровая файловая система позволяет, добавьте ключевые слова в каждый документ, чтобы упростить поиск файлов.
    • Не торопитесь, чтобы избежать ошибок. Однажды даже простая ошибка может сделать невозможным найти нужный файл. Сканирование документов в вашу новую систему - это трудоемкий процесс, но помните: со временем все будет готово!

оцифровочно-файловая система

Почему это работает:

Цифровые файловые системы автоматизируют «поиск файлов» в вашей офисной файловой системе. Вместо того, чтобы листать папки и стопки, рискуя при этом порезаться на бумаге и головной боли, цифровая система позволит вам искать по нескольким ключевым словам или сортировать файлы в алфавитном списке и легко находить то, что вам нужно.

Цифровые системы также позволяют легко добавлять новые файлы и даже разделять обязанности по хранению файлов между командами. Настройка требует много работы, но сэкономленное время и стресс того стоит.

Установить срок годности

Это может показаться обманом, но один из лучших способов организовать файловую систему офиса - уменьшить количество файлов, которые вам нужно систематизировать. Отсортировать файлы по содержанию может быть сложно, так как трудно определить, какие файлы нужно сохранить, а какие можно выбросить, но удаление файлов по возрасту представляет собой безопасный и стандартизированный способ решить, что можно выбросить.

Как:

  • Установите возраст «выбрасывания» для ваших файлов - 1 год, 5 лет, 10 лет… в зависимости от того, что вам кажется подходящим для файлов, которые вы храните, и вида вашего бизнеса.
    • Если вы опасаетесь, что файлы вам могут снова понадобиться, просто переместите их в «архивный» ящик или папку, организованную по годам. (Это, по крайней мере, предохраняет вашу основную файловую систему от загромождения устаревшими документами.)
  • Создайте повторяющуюся встречу в своем календаре, возможно, в первую неделю нового года, чтобы произвести массовую очистку файлов.

Почему это работает:

Удаление старых файлов сохраняет вашу систему чистой, организованной и актуальной. Это также экономит ваше время, поддерживая систему в рабочем состоянии, и помогает избежать тратить время на организацию файлов, которые больше никому не понадобятся.

что такое длинный окунь

Разделяй и властвуй

сгруппированная файловая система

Если файлы, которые вам нужно организовать, относятся только к определенным отделам, попросите человека в каждой из этих групп организовать свои файлы, пока вы создаете всеобъемлющую структуру управления файлами.

Как:

  • Создавайте организационную структуру на основе отделов вместо использования категорий, которые группируют файлы на основе общих тем, таких как финансы или человеческие ресурсы.
  • Соответственно разделите файлы.
  • Отнесите файлы профильному специалисту из каждого отдела, желательно тому, кого вы знаете, с удивительными организационными способностями. Попросите этого добровольца логически организовать файлы и создать ключ для справки.
  • Соберите упорядоченные файлы по отделам и добавьте их в вашу общую систему.

Почему это работает:

Попросив людей, которые поймут и должны будут получить доступ к файлам, принять участие в процессе организации, вы убедитесь, что ваша система будет работать.

Разложите файлы на стенах

Установите держатели для файлов прямо на стены, а не используйте шкаф для документов или полку.

Как:

низкокалорийные закуски купить
  • Установите свои организационные категории и определите, какие типы документов подпадают под каждую категорию.
  • Установите вместительные настенные держатели в одной из общих зон вашего офиса. (Подберите привлекательные держатели, соответствующие бренду вашей компании, чтобы сделать это усилие вдвойне, как инициативу по дизайну офиса.) Обозначьте каждый держатель по основной категории, а затем укажите, какие типы файлов должны помещаться в каждый. Подумайте, как сделать этикетку понятной для занятых сотрудников за несколько секунд или меньше.

Какие файлы сюда попадают?

  • Счета
  • Квитанции
  • Запросы на возмещение
    • Отправьте электронное письмо всем в компании, чтобы объяснить ваш процесс. Вместо того, чтобы приносить вам файлы, люди могут добавлять их прямо к держателям.
  • При необходимости очищайте файлы раз в неделю.

картотека на стене

Почему это работает:

Файлы Office являются коллективными ресурсами, поэтому логично, что их организация должна быть коллективной ответственностью. Хотя у вас могут быть амбициозные планы по поддержанию офисной файловой системы в идеальном состоянии, все может развалиться, если и когда вы будете заняты. Эта система гарантирует, что файлы будут упорядочены по категориям, а не скапливаются в беспорядочной куче.

Рэйчел Берри в Glee

Организуйте по важности

Любой, кто когда-либо просматривал файлы, понимает горячее желание найти именно то, что вам нужно, вместо того, чтобы найти 100 вещей, которые вам не нужны. Например, попробуйте организовать файлы в офисе по важности, чтобы поиск документов был для всех более приятным.

Как:

  • Опросите сотрудников и спросите, какие офисные файлы им нужно было найти или получить к ним доступ в течение года. (Сделайте это обследование обязательным и при необходимости обратитесь за помощью к руководству).

Просматривайте ответы и группируйте типы файлов по уровням в соответствии с требованиями доступа. (Согласно вашему опросу, верхний уровень - это пять наиболее часто используемых типов файлов.)

  • Организуйте свою систему, цифровую или физическую, по этим категориям. Не забудьте также распределить по категориям и пометить субфайлы. Например, вы можете пометить свои файлы верхнего уровня «Важные файлы» и включить отдельные метки для «квитанций», «контрактов» и «результатов опроса».

Почему это работает:

Всем нужна файловая система, которая, кажется, предвидит именно то, что они ищут. Организуя свою систему на основе «правила большинства», у вас больше шансов создать файловую систему, которая действительно предоставляет именно то, что нужно людям.

Планируйте организовывать на регулярной основе

Даже лучшая офисная файловая система не будет организована сама по себе. Лучше иметь это в виду и планировать еженедельно немного поработать, чтобы система была организована. Прилагать небольшие усилия на регулярной основе будет гораздо менее утомительно, чем пытаться сразу очистить годовые неправильно управляемые файлы.

Как:

Установите повторяющееся напоминание в календаре и помните, что эта задача должна быть священной. Заручитесь помощью коллег, чтобы держать себя в руках и сделать еженедельное мероприятие веселым. (Вы также можете установить вознаграждение, чтобы повысить свою организационную мотивацию.)

Шарлиз Терон форсаж

организация файлов ежедневно

Почему это работает:

Поддерживать организованную систему намного более реалистично и управляемо, чем организовывать систему с нуля один раз в год.

Отделить текущую работу от выполненной работы

Этот гениальный совет от Инструменты разума упрощает всю файловую систему. Вы по-прежнему можете упорядочивать файлы для завершенных проектов, но отделение их от файлов, связанных с текущей работой, сделает поиск файлов намного быстрее и эффективнее.

Как:

  • Сохраните любую существующую технику категоризации, которая сработала для вас, но добавьте две общие категории: «Завершено» и «В процессе».
  • Добавьте отметки времени или метки для группировки файлов по дате завершения, ожидаемой или фактической.
  • Добавьте ожидаемые даты завершения в свой календарь, чтобы знать, когда пора пойти и заняться организацией.

Почему это работает:

Логично, что файлы, относящиеся к незавершенной работе, - это те, к которым людям будет нужен доступ больше всего, и организация файловой системы по срочности и частоте доступа - один из лучших способов убедиться, что ваша файловая система идеально практична и эффективна организовано.

Тип бонуса: Найдите способ сделать организацию вашей файловой системы увлекательной или, по крайней мере, выполнимой. Может быть, для этого нужно приобрести красивые материалы, которые сделают вашу работу приятной, или нанять коллегу, который поможет вам, чтобы вы могли делиться качественными разговорами во время организационных сессий.

Просто придумайте, как сделать так, чтобы задача организации файлов работала на вас - это лучший способ убедиться, что важная задача организации файлов не превратилась в одну из ужасных.

netflix, я думаю, тебе следует уйти

У вас может быть слишком много советов по организации? Мы думаем, что нет! Поделитесь своими советами ниже, чтобы мы все могли наслаждаться суперорганизованными офисами!

P.S. Многие из этих советов пришли прямо от нашей группы офис-менеджеров на Facebook! Посмотрите, какие крупицы мудрости может предложить наше сообщество, и включитесь в разговор. Присоединяйтесь к группе здесь.

Ресурсы с инструкциями по Office