19 идей организации офиса в 2021 году для максимальной производительности

shutterstock_1446074009

Что, если бы я сказал вам, что есть что-то, что вы могли бы сделать сегодня, что повысило бы вашу эффективность, уменьшило бы ежедневный стресс и, возможно, даже подготовило бы вас к небольшому хорошему повышению по службе?



Мало времени? Загрузите этот список в формате PDF . Легко сохраните его на своем компьютере для быстрого ознакомления или распечатайте и поделитесь им в офисе.

Наши любимые идеи организации офиса для максимальной производительности:

Я знаю, вы, вероятно, думаете: «Это безумие, Джефф. Убирайся отсюда с этим мешком горячей ерунды. Кто вообще дал вам ключи от блога Dcbeacon ?? »

Уместный вопрос. Но, оказывается, есть что-то, что проверяет все эти флажки, и оказывается полностью под вашим контролем.



Это организация вашей рабочей среды. И мы собираем лучшие идеи по организации рабочего офиса!

Выслушайте меня.

Организованная рабочая среда имеет гораздо больше, чем просто визуальную привлекательность. Во-первых, было доказано, что организация офиса своими руками снижает стресс.



Возникновение беспорядка сигнализирует вашему мозгу о том, что есть над чем поработать. Когда ваш мозг перегружен всей этой (реальной и предполагаемой) работой, он вызывает стрессовую реакцию. Организация рабочего места снижает частоту стрессовой реакции и дает вам чувство контроля.

Плюс организованность поможет вам стать более эффективным . Поиск файлов на неорганизованной рабочей станции просто тратит время и снижает вашу эффективность.

Если ваша цель - продвинуться по служебной лестнице, есть доказательства предполагать Этот беспорядок снижает ваши шансы на получение следующего повышения, как за счет повышения вашей эффективности, так и за счет создания положительного впечатления о ваших рабочих привычках у руководителей.

SN_SwagBox_banner

В отношении организации офиса тоже есть культурный аргумент. То, как вы организуете свой офис, влияет на то, как ваша команда ведет себя в этом пространстве, поэтому стратегическая организация вашего офиса поможет вам создать корпоративную культуру, необходимую вашей команде для достижения своих целей. Я надеюсь, что вы начинаете понимать силу простых идей офисного органайзера.

Если мысль о переделке грязного стола или перемещении офисной мебели вызывает у вас учащенное сердцебиение, не волнуйтесь, мой грязный амиго.

Мы собрали лучшие идеи организации офиса - это уловки, советы и хитрости, которые мы либо используем здесь, в Dcbeacon, либо другие компании делают то, что нам очень нравится.

И поскольку оба типа важны, мы включили в него советы по организации личной организации и более общие советы по организации офиса.

Скрыть провода

Из всех идей по организации рабочего стола эта должна быть нашей любимой. Со всеми мониторами, компьютерными вышками, мышами, ноутбуками, телефонами и зарядными устройствами, которые украшают типичный офисный стол, количество проводов перед нами может быстро выйти из-под контроля.

Поскольку уменьшение визуального беспорядка помогает снизить стресс, очень важно спрятать все эти спутанные провода. Если на вашем столе нет щели для их скрытия, попробуйте использовать зажимы для бумаг, чтобы сгруппировать их вместе и убрать из поля зрения.

diy-домашний-офис-организация-идеи-убирать кабели-переплет-зажимы-стол

(Через Ухищрение )

Кстати, вы также избавите себя от необходимости постоянно ловить один кабель, который, кажется, всегда падает за ваш стол в страну, откуда нет возврата.

Мы используем Simple Cord Cable Concealer Настенный чехол для шнура Raceway Kit в Dcbeacon!

Поскольку ваш рабочий стол станет тем местом, которое вам нужно для максимальной производительности, внедрение полезных инструментов, которые позволят поддерживать каждый стол в офисе организованным, фирменным и выглядящим безупречно и аккуратно, может стать спасением. .

В Dcbeacon нам нравятся инструменты организации в Swag.com которые позволяют скрыть провода и уменьшить беспорядок с помощью фирменный подносы для стола и организаторы стола .

Swag-Bamboo-Органайзер

После того, как ваш стол будет усовершенствован и эти спутанные провода будут надежно убраны, вам захочется приступить к работе и провести день!

Обозначить все

Если вы хотите оставаться организованным, производитель этикеток должен быть вашим лучшим другом.

Такие простые вещи, как маркировка шкафов, не только сэкономят ваше время и нервы, но и уменьшат количество прерываний в течение дня.

Люди перестанут спрашивать вас, где бумага для принтера пять миллионов раз в день, если вы приклеите этикетку «БУМАГА ДЛЯ ПРИНТЕРА» на правом шкафу или ящике. (Хорошо, некоторые коллеги, вероятно, все еще будут.)

Не останавливайтесь за своим столом, погрузитесь в компьютерные файлы, чтобы вывести свою продуктивность на новый уровень. Отсортируйте файлы по проектам и заархивируйте «окончательные» и «черновые» версии результатов.

Для дополнительного приключения доведите папку до почтового ящика. Возьмите под свой контроль один из них 9 способов сортировки писем .

Мы используем Дополнения к разделу Fellowes, клипса, комплект из 20 штук в Dcbeacon!

Автоматизировать повторяющиеся задачи

Я предполагаю, что есть масса задач, которые вы выполняете на регулярной основе, отнимая непропорционально много вашего времени.

Если вы офис-менеджер, возможно, вы отвечаете за пополнение запасов офисные принадлежности , планирования встреч или регистрации посетителей. Автоматизация этих задач по сути снимает их с вашей тарелки.

Черт возьми, это большая часть причины, по которой мы разработали модель членства Dcbeacon именно так, как и мы, - чтобы сэкономить вам время и нервы, связанные с поиском и заказом вкусных закусок каждый месяц.

К система управления посетителями например, Greetly упрощает процедуру регистрации посетителей, Calend.ly практически делает планирование за вас, и вы можете автоматизировать доставку канцелярских товаров.

посланник

Программное обеспечение для управления задачами, например monday.com также упрощает автоматизацию множества других повторяющихся функций.

Понедельник Gif

Бонус: если вам нужно автоматизировать более широкий набор рабочих процессов и приложений, вы всегда можете положиться на Интегромат делать тяжелую работу. Этот инструмент - король производительности и лучшее введение в автоматизацию, которое вы можете получить.

Этикетки для шнуров своими руками

Вы когда-нибудь работали над важным проектом, когда внезапно ваш монитор гаснет?

Сначала вы паникуете, думаете, что, возможно, сломали компьютер и навсегда потеряли работу. Затем вы помните, как Джим в проходе позвонил в ИТ, потому что его компьютер был «сломан», и, как выяснилось, он был просто отключен от сети.

С проблеском надежды на эту незакрепленную вилку вы пролезаете под стол и обнаруживаете то, что лучше всего можно описать как кабельные джунгли.

Избегайте этого времени, делая этикетки своими руками для важных шнуров в вашей жизни.

Один простой совет: используйте цветную ленту, чтобы отличить монитор от обогревателя помещения вашего соседа.

(Через простые интервалы)

(Через Просто разнесенный )

Другой вариант, купи свой красочный удлинитель . С вашей собственной недвижимостью не возникнет путаницы, если ваше зарядное устройство для компьютера таинственным образом пропадет, потому что кто-то принял его за свое.

Мы используем Dotz Cord ID Pro Система идентификации шнуров и кабелей в Dcbeacon!

Безбумажный

Вот простой способ избавиться от всех случайных обрывков бумаги, грязных блокнотов и записок, которые засоряют так много на наших столах - избавьтесь от бумаги!

Такие приложения, как Evernote, Google Keep, Bear и многие другие, упрощают создание заметок в облаке.

Evernote

посмотрите на нас, кто бы мог подумать

Я лично перешел на Evernote около двух лет назад и не могу поверить, что так долго пользовался ручкой и бумагой. Evernote позволяет мне быстрее делать заметки, синхронизировать заметки на разных устройствах, доступ к ним из дома , и (лучшая часть ИМО) поиск моих заметок, чтобы найти точную информацию, которая мне нужна.

Такие инструменты, как Dropbox и Box, необходимы, когда дело доходит до уменьшения беспорядка с бумагой и сбоев в картотеке. Сохранение и совместное использование файлов в облаке поможет вашему офису сократить количество отходов бумаги и, к счастью для вас, количество постоянных застреваний в принтере.

Используйте блокнот в стиле «Daily Docket»

Если отсутствие бумаги доставляет вам неудобства, попробуйте переключиться с скучного старого списка дел на блокнот в стиле «ежедневный список дел».

Сверхпростая и интуитивно понятная компоновка ежедневного блокнота с записями поможет вам визуализировать весь день одним махом, а также разделить ваши поручения, задачи, встречи и заметки.

Мы рекомендуем Блокнот для документов InkWell Press .

чернильница-блокнот

Если вы больше разбираетесь в домашнем хозяйстве, вы можете сделать свой собственный блокнот в стиле док-станции всего из 4 принадлежностей. Найдите бесплатные обложки для печати Вот .

Для развлечения и креативный офисный подарок , вы даже можете создавать собственные страницы для своих коллег. Обязательно укажите то, что им всегда удается забыть, например пароль от Wi-Fi.

Используйте пространство на стене в ваших интересах

Если вы сидите у стены или высокой кабинки, не позволяйте этому пространству тратиться зря. Используйте его, чтобы освободить драгоценное пространство на вашем столе, храня почту, канцелярские товары или электронику на стене.

Это решение для перфорированной доски выглядит круто, и ваши канцелярские товары всегда под рукой.

доска

(Через Ухищрение )

Полки в виде сот - это модно и функционально, их довольно легко сделать самостоятельно. Вот к учебнику от Boxy Colonial - или эти соты ручной работы полки от Farmhouse .

Нам также понравилось это подвесное решение для хранения, в котором используются переработанные контейнеры для дезинфицированных салфеток. Вот набор инструкций. (Через Сделай так, чтобы это понравилось .)

Если у вас нет места для создания собственной подвесной доски для канцелярских принадлежностей, соберитесь со своей командой и создайте общую коллекцию. Изготовление доски не только поможет вам лучше узнать друг друга, но и позволит связать ваши любимые канцелярские принадлежности.

Создайте почтовую станцию ​​своими руками из старых книг

Эта супер-милая идея пришла из Beyond the Picket Fence. Несколько старых книг в твердом переплете, немного краски и декоративной ткани - все, что нужно, чтобы создать почтовое решение, которое выглядит потрясающе и сохраняет ваш рассудок.

diy-mail-station-2

(Через За пикетным забором )

Если почта не загромождает ваш стол, вы поднимете свою продуктивность на новый уровень. Вдохновите членов вашей команды взять на себя ответственность за свою почту с вашими новыми папками и произведите впечатление на своего начальника с помощью этого простого организационного решения. И это одна из тех забавных идей настольного органайзера, которые вы можете реализовать прямо сейчас.

Очистите свой шкаф с помощью полок для поддонов своими руками

Лучший способ освободить место в шкафу - пойти вертикально. Стеллажи позволяют эффективно хранить закуски, канцелярские товары или неиспользованную технику. Но не платите большие деньги. Вы можете сделать свои собственные стеллажи в деревенском стиле, но функциональные, используя использованные упаковочные поддоны.

полка для поддонов своими руками

(Через Ана Уайт .)

Или полки-убийцы моды из старых трубок и дерева для индустриального вида. Вот руководство от Заветное блаженство .

Используйте старую коробку в качестве подставки для монитора

Если ваш офис похож на наш, вы получаете постоянный поток посылок. Оставшиеся коробки могут занимать много места, и от них будет сложно избавиться.

В следующий раз, когда вы найдете классную коробку, которая не слишком потрепана, вы можете использовать ее как быструю и удобную подставку для монитора. Он не только снимет напряжение с вашей шеи, но и послужит прохладной полкой для ваших любимых письменных принадлежностей.

Если вы хотите перейти на новый уровень, вы можете обернуть коробку декоративной оберточной бумагой или накрыть ее любимыми наклейками.

Использовать самостоятельное хранилище по требованию

Иногда у вас есть тонна вещей, которые вы не используете, просто занимая место, но вытащить все эти старые столы и этот офисный гамак (в то время казалось классной идеей) просто неосуществимо. Плюс вам некуда их поставить!

Убер-удобные решения для самостоятельного хранения по требованию, например Беспорядок позаботьтесь обо всем этом за вас. Они забирают ваши вещи, хранят их для вас за пределами офиса, а затем приносят обратно, когда вам это нужно.

Организуйте свой почтовый ящик

Просто безумие, сколько времени мы проводим в электронной почте. Даже если ваш физический стол изящный и объемный, беспорядок в почтовом ящике может оставить вас в таком же состоянии.

Сложные системы маркировки действительно не подходят - они обычно просто создают для вас больше работы. Если вы используете Gmail, переключите свой почтовый ящик на Приоритетный режим , откажитесь от подписки вместо удаления информационных бюллетеней, которые больше не представляют никакой ценности, и создайте фильтры для определенных типов писем (например, с множеством получателей).

Сотрудник Mailchimp также поделился фантастической системой обработки электронной почты, которая ограничивает время, проводимое в вашем почтовом ящике. Вместо того, чтобы тратить кучу времени на маркировку всего, этот человек отмечает все письма, требующие действия, непрочитанными - все остальное архивируется.

Ознакомьтесь с полной системой Вот .

И, конечно же, вы также можете уменьшить объем почтового трафика, используя Slack для внутренней связи.

SN_SwagBox_banner

Используйте систему продажи билетов для управления входящими запросами

Это отличный совет для офис-менеджеров, ИТ-специалистов, помощников по административным вопросам или всех, чья работа требует от них отправки тонны входящих запросов.

ZenDesk - отличное решение для продажи билетов, которое не только помогает вам отслеживать все эти входящие запросы, но и помогает вам отвечать на них таким образом, чтобы не прерывать ваш рабочий процесс и не лишать вас дневное расписание .

Если платная система, такая как ZenDesk, не подходит, вот решение DIY от офис-менеджера Меган.

меган-макфадген-цитата«У меня есть [таблица Excel], которую я храню в сети, которую я обновляю.

Каждый раз, когда кто-то присылает мне электронное письмо с просьбой что-то сделать, я помещаю это в этот список. Я поставил это как задачи, которые у меня есть.

Наверху у меня отложенные задачи. У меня есть повторяющиеся задачи, каков их статус, какова задача, каков их статус, когда наступают сроки выполнения, кто несет ответственность, кому это нужно передать, а затем у меня есть задачи, которые находятся в процессе . Все устарело.

Каждую неделю я делаю новый лист, чтобы вернуться к старому.

Это просто вопрос усердия и обновления. Еще я распечатываю запрос по электронной почте и сохраняю эту стопку бумаг с делами. Затем я сравню его со своим списком, чтобы убедиться, что он там и готов '.

Загрузите шаблон Меган здесь (спасибо, Меган!).

Сделайте разделители ящиков из ящиков для хлопьев

Создайте идеальное место для ножниц и ленты, укорачивая коробки с хлопьями и накрыв их войлоком или контактной бумагой. Этот легкий в реализации проект отлично смотрится и убережет вас от беспорядка на столе.

Избавьтесь от беспорядка на столе с помощью корзины на нижней полке

Чувствуете, что на столе постоянно не хватает места? Освободите часть этих ценных квадратных метров с помощью простая и недорогая корзина под полку .

Уберите все необходимое, разогрейте пальцы для набора текста и вытяните локти. Благодаря этому быстрому решению вы можете приступить к работе, не беспокоясь о том, что постучите чем-нибудь об пол.

Нет ничего проще!

Создайте офисную библиотеку

Если вы похожи на нас, у вас может быть масса случайных справочников, валяющихся в случайных конференц-залах, на которые никто не смотрит - в основном потому, что они не знают, что они там есть!

Организуйте их в центральной офисной библиотеке, чтобы побудить людей открыть их.

Все, что для этого нужно, - это несколько полок, ваш верный производитель этикеток (он же лучший друг), и вы в деле. Организуйте по темам, а затем в алфавитном порядке по авторам.

Поставьте свои столы на колеса

Вот крутой трюк от мира стартапов. Установите ролики в нижней части своих столов, чтобы упростить перестановку офиса за считанные минуты.

В чем преимущество? Возможность перенастроить дает вашей команде (или компании) определенную степень гибкости, которая способствует сотрудничеству и вдохновляет на творчество.

Храните квитанции в банке масона

Сколько раз вам приходилось что-то возвращать, оформлять расходы или регистрироваться для получения гарантии - если бы вы могли найти квитанцию!

Бумажные квитанции по-прежнему являются реальностью для многих предприятий. Держите их в безопасности, но поместите их в каменную банку.

Если это слишком аналогово, переходите на цифровое. Используйте приложения для отслеживания расходов, например Concur и никогда больше не беспокойтесь о потере квитанции. Или вы можете начать сокращать чеки, используя виртуальная кредитная карта документировать онлайн-расходы.

Используйте этот магнит, чтобы не класть посуду в раковину

Как это досадно, когда в офисной раковине скапливается посуда… несмотря на наличие офисной посудомоечной машины! Некрасивая посуда в раковине создает у посетителей впечатление, что ваш бизнес НЕ СЕРЬЕЗНЫЙ.

К счастью, есть простое решение. Чаще всего налипание посуды происходит из-за того, что люди не осознают, что посудомоечная машина либо грязная и еще не запускалась, либо чистая и ее необходимо опорожнить. Этот магнитный знак от Dish Nanny сообщает вашему офису, какие действия следует предпринять.

Кстати, ГДЕ ВСЕ ВИЛКИ ??? Серьезно, люди забирают их домой? Они случайно выбрасывают их? Есть ли черный рынок столового серебра, о котором я не знаю? Есть ли гномы для столовых приборов, которые крадут вилки из ничего не подозревающих офисов?

ГДЕ. НАХОДЯТСЯ. THE. ВИЛКИ. ЛЮДИ.

Declutter

офис-организация-разборщик

На организацию вещей нужно время. Начните любую организационную инициативу с того, что сначала очистите все, что вы планируете организовать. Это избавит вас от траты времени на организацию вещей, которые вы не собираетесь использовать. Это также гарантирует, что ваша окончательная схема организации будет максимально полезной, поскольку вы будете организовывать только то, что вам действительно нужно.

Вы можете подумать: «Конечно, мне нужно все, что я планирую организовать!» Даже если это правда, все равно не помешает все проверить на всякий случай. У всех нас есть импульс хранить вещи, иногда все. В конце концов, мы никогда не знаем, когда сможем использовать их снова. Найдите секунду, чтобы убедиться, что вы довольны своим офисный дизайн а затем предпримите необходимые шаги для организации.

Обратите особое внимание на повторяющиеся элементы и элементы с повторяющимися функциями. Например, у вас есть 3 ручки, 2 традиционных карандаша, 2 механических карандаша и, может быть, цветная гелевая ручка? Выберите всего 1 или 2 пишущих инструмента, а остальные пожертвуйте.

Наконечник:

Выбрасывать полезные предметы расточительно. Не забудьте подарить или обменять функциональные предметы, которые вам больше не нужны в вашем рабочем пространстве. Подумайте о том, чтобы устроить «офисный обмен» в углу кухни или в комнате отдыха. Каждый может выставить сброс, который он хочет отдать. Люди, которым они действительно нужны, могут их схватить.

Культ Ветеранов Психических Войн Blue Oyster

Вы также можете работать со своими коллегами, чтобы организовать ежемесячный сбор пожертвований GoodWill. Укажите место для «свалки» и попросите одного добровольца доставлять ящик для пожертвований в конце каждого месяца.

Если вы действительно не можете расстаться с некоторыми из своих вещей, подумайте о том, чтобы положить их в коробку и хранить ее в совершенно недоступном месте. Это не позволит предметам загромождать ваше рабочее место, и вы не будете чувствовать неловкость, возникающую при расставании с вещами, от которых не хотите отказываться.

Создайте «посадочную площадку»

Обозначьте секцию своего стола в качестве «посадочной площадки». Отметьте участок с помощью декоративного коврика, разделочной доски или подноса. Вы даже можете создать границу с помощью декоративной ленты для васи или утиной ленты.

Взгляните на свою «посадочную площадку». С этого момента это единственное место на всем столе, на которое можно ставить вещи. Все остальное остается в ящике или в шкафу. Остальная часть вашего стола останется нетронутой, не испорченной даже карандашом или мобильным телефоном.

Когда посадочная площадка заполнена, самое время положить вещи на свои места, прежде чем вы будете расставлять какие-либо предметы.

Это может показаться чрезмерным, но часто беспорядок переходит из незаметного в неконтролируемый, когда мы избавляемся от привычки откладывать вещи. Хранение чего-то на столе, которым вы пользуетесь только раз в неделю или даже один раз в день, не «ускорит ваш рабочий процесс». Это загромождает ваш стол.

Сделайте записку «Детокс»

офис-организация-идеи-заметки

Мы любим стикеры так же сильно, как и все остальные, но иногда мы замечаем, что злоупотребляем ими. Ощущение, когда вы берете липкую заметку и записываете что-то, кажется настолько естественным, что легко понять, почему мы становимся жертвами «беспорядка липких заметок», хаоса, который вы чувствуете, когда у вас есть 12 липких заметок, прикрепленных к монитору вместо одной простой полной ... список страниц.

Сделайте перерыв в работе с липкими заметками, чтобы положить конец беспорядку. Вернитесь к липучкам, когда будете готовы использовать только несколько штук каждый день. Ваше рабочее место станет менее загроможденным, и вам понравятся стикеры больше, чем когда-либо.

Используйте прозрачные корзины

Иногда мы подсознательно избегаем откладывать вещи, потому что боимся забыть, куда мы их положили. (Помните, что в тот раз вы не могли найти важные заметки о встрече, потому что вы положили синий блокнот и не можете его найти?)

Размещайте предметы в прозрачных корзинах, чтобы уменьшить беспорядок, сохраняя при этом визуально доступность предметов, как если бы они были аккуратно размещены на вашем столе.

Вы мастер советов и уловок по организации офиса? Чего не хватает в нашем списке? Дайте нам знать об этом в комментариях! (Но держите его организованным.)

Хотите придерживаться этих идей? Загрузите этот список в формате PDF . Легко сохраните его на своем компьютере для быстрого ознакомления или распечатайте и поделитесь им в офисе.

Ресурсы с инструкциями по Office