17 проверенных стратегий для улучшения коммуникации на рабочем месте

улучшить общение на рабочем месте

Дениз обо всем подумала.



Ее архитектурная фирма была на грани привлечения нового крупного клиента, и она отвечала за то, чтобы их встреча по RFP поразила их. Она распечатывала и переплетала предложение, заказала специальный приветственный знак и даже организовывала встречу в любимом местном ресторане потенциального клиента.

Все было настроено на четверг.

Была только одна проблема - Дениз никто не сказал, что встреча перенесена на вторник.



В важный день Дениз была застигнута врасплох. Предложение было поспешно напечатано на черно-белом принтере компании после прибытия клиента, и встреча не произвела впечатления. В конечном итоге бизнес перешел к другой фирме.

Что пошло не так? По пути Дениз случайно вырвалась из цепочки писем с еще 30 людьми. Несмотря на ее лучшие намерения и всю ее тяжелую работу, у нее (и ее фирмы) никогда не было шанса, и все из-за разрыва общения на рабочем месте.

Как показывает приведенный выше пример, неточное общение на рабочем месте может иметь ужасные последствия.



меч Диснея в камне

Коммуникация на рабочем месте особенно сложна, потому что в вашей компании нет ни одного аспекта, которого бы она не касалась.

Это проблема, которую необходимо решать на всех уровнях - от уровня однорангового до уровня прямого подчинения менеджера, вплоть до уровня отдела и всей компании. Каждый из этих уровней имеет разную динамику со своими уникальными проблемами, и они становятся только сложнее по мере роста вашей компании.

Итак, вот наши проверенные и верные советы по решению этих проблем. поднимите общение на рабочем месте на новую высоту . Мы сгруппировали их по уровням, чтобы помочь вам найти правильное решение проблемы, с которой вы столкнулись.

Пиринговый
Менеджер-прямой отчет
Отдел
Все компании

Пиринговый

1. Запустите систему друзей.

дружба

В прошлом году на Dcbeacon , мы запустили партнерскую программу для новых сотрудников, и она чудеса для нашего внутреннего общения .

Программа проходила следующим образом: каждому новому члену команды Dcbeacon назначался приятель из другого отдела, который помогал им с процесс адаптации , ответьте на любые вопросы, которые могут у них возникнуть, и послужите личным и профессиональным ресурсом. Идея заключалась в том, чтобы помочь новым сотрудникам адаптироваться к корпоративной культуре и оказать им поддержку не от руководителя, а от кого-то другого.

Одним из неожиданных преимуществ, которые мы обнаружили, было то, что он увеличил межведомственную коммуникацию. Связи, налаженные в процессе общения с друзьями, как правило, сохранялись намного дольше периода адаптации, и друзья могли выявлять потребности и развиваться. способы сотрудничества по проектам в разных отделах способами, которых мы раньше не видели.

2. Проведите межведомственные обеды.

Межведомственные обеды - отличный способ поговорить с людьми из разных команд и отделов.

Помимо связи, которая возникает в результате изучения личных историй, интересов и целей друг друга, эти обеды также являются способом способствовать сотрудничеству между отделами.

Департаменты часто сталкиваются с проблемами, которые кажутся непреодолимыми, но только потому, что у них нет необходимого инструментария для их решения. Между тем, необходимый им опыт может находиться прямо в коридоре.

Возьмем, к примеру, службу поддержки клиентов и маркетинг. В большинстве компаний эти отделы вообще не взаимодействуют друг с другом - фактически, люди в этих командах могут даже не знать, чем другой занимается весь день.

ты заслужил это командный обед

На самом деле эти отделы неразрывно связаны. Если смотреть с высокого уровня, то и маркетинг, и обслуживание клиентов связаны с одним и тем же клиентским опытом - это просто разные остановки на одном пути.

Могут быть способы, которыми маркетинг может улучшить взаимодействие с конечным пользователем путем создания учебных материалов, или что обслуживание клиентов может помочь маркетингу лучше сформулировать ценностное предложение вашего продукта.

Но они никогда не поймут этого, пока вы не наладите взаимодействие этих отделов. Так что наймите грузовик тако и проводите один день в квартал, собирая людей из разных концов дома. Никогда не знаешь, что они придумают.

3. Выезд на работу для создания команды

TeamPhoto-5

Упражнения по командообразованию не только доставляют массу удовольствия, но и могут улучшить коммуникации между людьми. День, проведенный вне офиса, занимаясь чем-то другим, кроме работы, поможет вашим сотрудникам преодолеть барьеры, мешающие общению и общению.

Один из лучших способов укрепить связи в команде - занятия фитнесом. Будь то отжимание или ежедневный учебный лагерь, вы можете убить двух зайцев одним выстрелом, укрепляя сплоченность и общение в команде, создавая при этом более здоровый и продуктивный персонал.

Тимбилдинг иногда получает плохую репутацию, но правда в том, что командообразование не обязательно должно быть отстойным! Ознакомьтесь с нашим списком 39 безумно забавных идей тимбилдинга . (Падение доверия не входит.)

Менеджер-прямой отчет

4. Оцените настроения сотрудников с помощью 15five

Вы не можете решить проблему, не зная заранее, что это за проблема, и лучший способ узнать, что работает, а что не работает для вашей команды, - это спросить их.

15пять - одно из наших любимых решений для измерения настроений сотрудников, особенно между руководителями и их непосредственными подчиненными. Их программное обеспечение позволяет невероятно легко исследовать вашу организацию и оценивать настроения сотрудников обо всем и обо всем.

Коммуникационный опрос с пятью отчетами

15five был разработан на основе идеи, что простой отчет, который занимает всего 15 минут для заполнения сотрудником и 5 минут для чтения менеджером, окажет огромное влияние на общую удовлетворенность вашего персонала. Их платформа позволяет очень просто интегрировать эту практику в еженедельный распорядок вашей компании.

В дополнение к общим отзывам, обязательно задавайте качественные вопросы о том, как непосредственные подчиненные относятся к внутренние коммуникации - Ваши сотрудники чувствуют себя в курсе? Чувствуют ли они, что руководство старается держать их в курсе? А как насчет тона общения? Это робот или он вызывает волнение? Соответствует ли это вашей культуре? Ваш бренд?

5. Убедитесь, что ваши сотрудники всегда первыми узнают об этом

Одна из худших ошибок, которую может совершить компания, - это пренебречь тем, чтобы сначала рассказать своим сотрудникам о важных новостях компании.

Это более распространенная проблема, чем вы думаете. В большинстве случаев крупные объявления поступают от отдела коммуникаций компании. Многие из этих команд настолько сосредоточены на внешнем мире, что уведомляют прессу раньше своих сотрудников.

Кроме того, специалисты по коммуникациям могут быть обеспокоены утечками (случайными или иными), нарушающими эмбарго, над обеспечением которого они так усердно работали, и поэтому скрытность может показаться хорошей практикой.

Но меньше всего вам нужно, чтобы ваши сотрудники узнали от блоггера о стратегическом сдвиге, слиянии или серьезной встряске. Когда сотрудники читают новости о своих компаниях в блогах или новостных сайтах до того, как услышат их от своего работодателя, это сигнализирует о том, что компания либо не заботится о том, чтобы держать их в курсе, либо не доверяет им конфиденциальную информацию.

Это должно быть жесткое правило - не позволяйте сотрудникам узнавать о каких-либо важных объявлениях ни от кого, кроме вас. По крайней мере, вы можете синхронизировать внутренние объявления с внешними, чтобы сотрудники чувствовали себя зацикленными.

6. Пропускайте встречи уровня

Мы много раз спорили о важность менеджеров среднего звена - в конце концов, они - прямая линия к топ-менеджменту, и именно они в окопах фактически реализуют все те стратегии высокого уровня, которые придумали в угловых офисах.

Каким бы важным ни был менеджмент среднего звена, они, как правило, действуют как фильтр между сотрудниками и руководителями, и время от времени полезно удалить этот фильтр из уравнения, чтобы ничего не потерялось при переводе, или для выявления любых предложений, в которых сотрудники могут колебаться. поделиться со своими непосредственными руководителями.

Именно для этого и предназначены собрания с пропуском уровня.

На встрече с пропуском уровня сотрудник встречается с начальником своего начальника. Преимущество состоит в том, что у сотрудника есть прямой доступ к точке зрения лидера, которая, вероятно, имеет гораздо более стратегический характер и ориентирована на долгосрочную перспективу, а не на повседневную работу.

Это поможет ей принимать более стратегические решения в ее повседневной работе. Точно так же лидер получает полное представление о том, что работает, а что нет на уровне исполнения.

Отдел

7. Празднуйте победы

Одна из самых больших ошибок, которые, как мы видим, совершают компании, - это протягивать руку помощи только тогда, когда что-то идет не так, и принимать успех как данность.

Так что празднуйте достижения своей команды.

Создайте ежемесячную награду за безупречную производительность и объявите об этом на следующем всеобщем обозрении в информационном бюллетене вашей компании. Удостоверьтесь, что привлекают людей, которые постоянно делают правильные вещи и делают отличные работы, чтобы они знали, что вы не воспринимаете их как должное.

8. Избавьтесь от зависимости от электронной почты

Одна из самых серьезных коммуникационных проблем, с которыми сталкиваются рабочие места, - это использование электронной почты.

Почему проблема с электронной почтой?

Во-первых, электронная почта создает разрозненные хранилища информации. Хотя это не совсем индивидуальный подход, электронная почта по своему замыслу ограничивает общение до количества людей в строках «Кому» или «Копия».

Сколько раз вы обнаруживали, что «зацикливаете» коллег на излишне длинную и запутанную цепочку писем, только чтобы повторить ту же информацию два или три раза. Все это имеет тенденцию препятствовать прозрачности и держать информацию заблокированной в ведрах отделов.

Несмотря на растущее мнение о том, что слишком много писем по электронной почте - плохая практика, электронная почта по-прежнему остается нормой для общения на рабочем месте. Это нашло отражение в нашем недавнем отчете State of the Office Manager (первый в своем роде опрос сотен офисных менеджеров со всей США), 71% респондентов заявили, что электронная почта по-прежнему является их предпочтительным способом общения.

Один из способов отказаться от электронной почты - это Слабина , вездесущее приложение для обмена сообщениями для технологических стартапов и других не менее модных компаний по всему миру. Благодаря Slack компании смогли сократить почтовый трафик почти вдвое , а также сократить время, проводимое на собраниях.

слабина _-_ перекус

В отличие от электронной почты, Slack - это интранет компании разработан с учетом прозрачности. Пользователи создают каналы, где они могут обсуждать темы, доступные для всех в компании. Если вы добавлены в проект на более поздних этапах, вы можете просматривать и искать разговоры, чтобы быстро узнать о состоянии всех различных движущихся частей.

А с настраиваемыми настройками уведомлений вы можете настроить Slack и свой Slack-приложения чтобы они не отвлекали вас в периоды максимальной продуктивности.

Slack очень интуитивно понятен, но для его освоения требуется время. Проверять, выписываться Fast Company’s список «Slack Hacks» для некоторых советов профессионального уровня.

9. Уберите телефоны на собраниях

смартфон-iphone-стол

Конечно, это может показаться заманчивым, но когда вы садитесь на встречу, убедитесь, что ваш телефон не находится на расстоянии вытянутой руки.

Ничто так не говорит о том, что «я испытываю крайнее презрение ко всем в этой комнате», чем проверка телефона во время встреч.

Положите телефон экраном вниз или, что еще лучше, в портфель или сумку - это поможет вам лучше присутствовать в встречи один на один . Это, в свою очередь, поможет вам получить больше от этих встреч и укрепит ваши отношения с коллегами.

10. Разверните инструменты управления проектами.

Говоря об электронной почте, одна из самых больших ошибок компаний заключается в том, что они полагаются на общие каналы связи, когда требуется более специализированное решение.

Рассмотрим группу инженеров или разработчиков продукта, для которой необходимо постоянно и эффективно отслеживать сроки и обновления статуса. Этим командам обычно недостаточно даже Slack.

К счастью, существует масса отличных инструментов для управления проектами. Basecamp, Trello или Jira - одни из самых известных и любимых.

11. Сделайте это индивидуальным

Подлинность - ключ к общению на рабочем месте. Как мы уже видели, когда дело доходит до достижения бизнес-целей, так важно докопаться до истины, и вы не сможете этого добиться без подлинного общения.

Один из лучших способов установить подлинность - поощрить уязвимость.

лучшие телешоу 2000-х

Одна из тактик, которую мы используем, - это начинать собрания персонала с упражнения на уязвимость. Перед еженедельными собраниями лидеров участников просят поделиться с группой чем-то личным. Лидер собрания приходит с подготовленной подсказкой, и все взвешиваются.

Вот несколько тем, по которым на следующей встрече можно будет начать работу с уязвимостью:

  • Поделитесь величайшим уроком, который вы получили от одного из родителей.
  • Назовите самую большую личную проблему и то, как вы ее преодолели.
  • Назовите свой самый большой страх в жизни.
  • Назовите проблему номер один, с которой вы боретесь сегодня.
  • Назовите свое самое большое достижение.
  • Назовите самого влиятельного человека в вашей жизни, который не связан с вами.

Общая уязвимость поможет сломать барьеры и установить доверие, а также позволит вам более открыто говорить со своей командой. Это улучшенное общение будет и дальше основываться на этом ценном отношения между работодателем и работником . Уязвимость также важна, когда дело доходит до выражения несогласия, что так важно для понимания сути вопросов, наиболее важных для вашего бизнеса.

Все компании

12. Придерживайтесь рабочего времени

Возьмите страницу из учебника любимого профессора колледжа и побудите свою команду руководителей придерживаться обычных рабочих часов.

Этого не должно быть много - достаточно одного или двух занятий в месяц, но доступность ваших старших руководителей может творить чудеса для общения на рабочем месте.

потрясающие менеджеры

Прелесть этой тактики заключается в том, что выгода имеет обе стороны.

Ваша команда оценит доступ, будет чувствовать заботу и то, что их мнение имеет значение. Между тем, ваше руководство услышит точку зрения, которую в противном случае они никогда бы не приняли во внимание.

13. Поле для предложений

Хотя это может показаться не таким уж старомодным, не стоит сбрасывать со счетов старый ящик для предложений.

Независимо от того, выберете ли вы физическую или цифровую версию, у этой проверенной и проверенной тактики есть одно важное преимущество - анонимность. Когда сотрудники могут комментировать анонимно, они гораздо охотнее рассказывают руководству правду о важных вопросах.

Если вам не нравится установка настоящего сейфа, есть множество цифровых версий на выбор. Google Forms и Survey Monkey - отличные способы получить отзывы при сохранении анонимности - или попробуйте Коробка бесплатных предложений (Имя говорит само за себя).

ящик бесплатных предложений

Конечно, для того, чтобы это сработало, руководство должно учитывать поступающие предложения либо на общих собраниях, либо в других общекорпоративных коммуникациях. Если сотрудники чувствуют, что ящик для предложений - это черная дыра, это может больше навредить, чем помочь.

14. Регулярно проводите общие собрания.

Кстати о ... всеобщее собрание - один из лучших способов сформировать общее понимание миссии и цели вашей компании, а также отпраздновать победы и позволить сотрудникам из разных отделов объединиться.

В Dcbeacon мы проводим по два собрания всех рук каждую неделю в нашей штаб-квартире в Калвер-Сити.

По понедельникам начинается неделя с объявлений от наш замечательный Vibe Manager Лиза , а также информацию о новых сотрудниках и обновления ежемесячных целей и показателей. По четвергам проводится еженедельная сессия Sensei Session, во время которой проводятся презентации личного и профессионального развития, проводимые как руководством, так и сотрудниками.

Шон-презентация

По общему признанию, такая частота не может быть практичной для всех.

Если вы крупная компания, старайтесь проводить общие собрания хотя бы раз в квартал. Часто это единственное время, когда вся компания может взаимодействовать лицом к лицу или имеет возможность задать вопросы своему генеральному директору, поэтому вы захотите использовать их для достижения новых квартальных целей. и сообщайте своей команде о прогрессе и достижениях. Мы также рекомендуем создать итоговое видео или видеозапись собрания, чтобы убедиться, что ваша компания четко решает внутренняя корпоративная коммуникация цели для отсутствующих и удаленные сотрудники .

15. Вопросы и ответы

Вопросы и ответы - еще один отличный способ получить обратную связь и продемонстрировать приверженность прозрачности.

Мы проводим открытые вопросы и ответы раз в месяц на общих собраниях. Сотрудников просят задавать вопросы заранее или они могут задать их лично во время встречи. Нет ничего запретного, и наши стойкие лидеры постарайтесь быть максимально открытыми.

16. Разбейте стены (кабины)

Вы можете многое сделать для улучшения коммуникации только в дизайне своего офиса.

Например, макеты открытого офиса имеют несколько основных преимуществ, когда дело доходит до коммуникации, в том числе облегчение взаимодействия сотрудников на уровне личного общения.

открытый офис

Когда сотрудники находятся в офисах или закрытых кабинках, у них гораздо меньше шансов встретиться лично и с большей вероятностью отправить электронные письма (что, как мы видели, имеет свои недостатки).

Так что, если вы хотите поощрять более личное общение (а вам следует это делать), продолжайте и разрушайте эти стены.

однажды в сказке певцы музыкального эпизода

17. Совместная работа в облаке

Одна вещь, которая может повредить общению, - это доступ. Вашей команде нужен легкий доступ к важным документам. По мере развития технологий становится еще более важным сохранить эти документы в безопасности.

Одна вещь, которую вы можете сделать, - это хранить ваши самые важные документы, такие как руководства компании, важные шаблоны или таблицы целей, в облаке, чтобы любой мог получить к ним доступ. Google Диск, DropBox или общий диск вашей компании - отличные способы держать документы такого рода под рукой.

БОНУС - Не забывайте удаленных сотрудников!

Наконец, есть большая вероятность, что часть ваших сотрудников не работает в штаб-квартире вашей компании.

У вас есть склад за пределами офиса? Офис спутниковой инженерии в другом городе или даже в другой стране? А горстка удаленных сотрудников, работающих из дома ? Внешняя команда продаж, которая не приходит в офис?

Можно легко забыть, что все, что мы обсуждали до сих пор, применимо и к ним. Ваши удаленные сотрудники должны чувствовать такую ​​же заботу, участие и осведомленность, как и ваши сотрудники в штаб-квартире.

Поэтому на общем собрании убедитесь, что есть прямая видео- или аудиозапись, за которой они могут следить. Если вы задаете вопросы и ответы, отвечайте на вопросы людей, наблюдающих удаленно. И приглашайте своих сотрудников хотя бы раз в год. Несмотря на все доступные сегодня удивительные средства коммуникации, ничто не может сравниться с личным общением.

Заключение

Как видите, деловое общение - это нечто большее, чем кажется на первый взгляд. Эмоции, бизнес-цели, инструменты и логистика - все сходятся воедино, и иногда может показаться, что движущихся частей слишком много, чтобы действительно закрепить вашу коммуникационную стратегию.

Лучший совет - не забудьте поставить себя на место сотрудника и попытаться взглянуть на вещи с его точки зрения. Если вы это сделаете, правильные решения будут очевидны.

Какие тактики вы используете для улучшения коммуникации на рабочем месте? Дайте нам знать в комментариях ниже.