17 навыков исполнительного помощника в 2021 году для безумной эффективности

Привратник. Хранитель. Цель конкурса. Гаишник.

Могу поспорить, что как помощник руководителя вас раньше называли одним из перечисленных выше.



Моника - так ушла

Это должно быть неприятно. Хотя есть доля правды в идее EA как «привратника», это описание едва ли поверхностно описывает всю ценность, которую вы предоставляете.

Навыки исполнительного помощника Возможно, более точное описание было бы примерно таким:

Стратегический партнер. Доверенное лицо. Профессиональный решатель проблем.



Подумайте об этом - взрыв организационные инструменты , приложения для заметок, коммуникационные платформы и решения для ведения календаря означают, что большинство руководителей на самом деле более самодостаточны, чем когда-либо. Во всяком случае, сегодняшним руководителям требуется меньше административной поддержки, а не больше.

Тем не менее, исполнительные помощники, возможно, сейчас более ценны, чем в прошлые десятилетия.

Почему это так?



Просто. Функция EA превратилась из вспомогательной в более стратегическую. Сегодняшние руководители полагаются на своих помощников не только для помощи администратора, но и для стратегического консультирования, технических знаний и критического анализа. Ожидается, что советники будут заниматься такими широкими и разнообразными вещами, как управление проектом , планирование мероприятий и внутренние коммуникации.

Современным EA также часто поручают управление корпоративной (удаленной) культурой через программное обеспечение для распознавания сотрудников нравиться Сборка .

Вот почему USA Today описал исполнительного помощника как «влиятельную роль» Кремниевой долины и сообщил, что советники в технологической Мекке нередко используют шестизначные суммы.

Такая ответственная роль требует навыков экспертного уровня. Итак, привержены ли вы пути EA или надеетесь использовать эту роль для трамплина к работе своей мечты, вот навыки, которые вам понадобятся, чтобы поразить ваших боссов и оказать наибольшее влияние на вашу команду.

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

Содержание

Лучшие навыки для выделенных исполнительных помощников

Недавно мы опросили 1273 помощника руководителя в группе Facebook State of The Executive Assistant и monday.com был признан их любимым инструментом повышения продуктивности / организации.

Понедельник Gif

1. Знать все самые сокровенные секреты

Вы когда-нибудь замечали, что у советников всегда есть ответ на этот вопрос, решение для этого и ресурс, который поможет со всем, что между ними?

Что ж, вот секрет: не похоже, что у советников есть масса хитростей в рукаве; они действительно делают .

Многие советники ведут «маленькую черную книгу» (также известную как документ Word или файл Excel) ресурсов, список удобных инструментов, услуг, ссылок и контактов. (Зная, что они, вероятно, столкнутся практически с любой серьезной проблемой в своей карьере, эти опытные советники нашли способ запомнить все потенциально полезные ресурсы.)

Начните свой собственный список ресурсов с нашего любимого секрета:

  • Ассист . Считайте этот еженедельный информационный бюллетень freemium своим ярлыком для изучения всех наиболее хранимых секретов, наиболее полезных технологических инструментов и проверенных на практике советов от других острых как бритва советников. Вы можете даже почувствовать себя суперсилой, если каждую неделю будете получать новые секреты на серебряном блюде (также известное как красиво оформленное электронное письмо).

Дополнительные ресурсы:

2. Спокойствие под давлением

медитация в офисе

Давайте не будем приукрашивать - руководители могут быть требовательными! Большинство руководителей работают на высокопоставленных должностях, и это давление часто перекладывается на вас.

Не каждый день будет проходить пожарная тренировка, но очень важно, чтобы вы могли действовать в ситуациях высокого давления, которые, несомненно, возникнут на вашем пути.

Возвращаясь к моему предыдущему примеру, было что-то помимо ее находчивости, что помогло EA в моей истории поймать те билеты Laker - тот глубокий вдох, который она сделала.

Она сохраняла спокойствие под давлением сложной задачи с сжатыми сроками. Она бывала в такой ситуации раньше и знала, что если она успокоит свой разум и сосредоточится на том, что она может контролировать, - на своих усилиях, - она ​​сможет что-то сделать.

Вот некоторые ресурсы чтобы помочь вам сохранять спокойствие, когда все становится немного сумасшедшим.

3. Упорная находчивость

Делать заметки в блокноте на столе

Как советник, сколько раз вас просили сделать невозможное?

Хороший помощник знает, что сделать невозможное возможным зависит от территории. Чтобы сделать это, вам понадобится лоскутная находчивость и решимость просто сделать дерьмо.

Одно из самых впечатляющих достижений EA, которое я когда-либо видел, произошло несколько лет назад в технологической компании Лос-Анджелеса. Одна из помощников руководителя получила запрос от своего начальника около 10 утра. в пятницу:

«Эй, я принимаю сегодня VIP-инвестора», - сказал он ей, проходя мимо ее стола. 'Мне нужно два места у корта на сегодняшнюю игру' Лейкер '.

Дело в том, что места у корта у Лейкера достаточно сложно найти в обычных обстоятельствах. Но это были необычные обстоятельства. Это был плей-офф. Это был самый популярный билет в городе.

Я никогда не забуду, что она сделала после того, как ее босс вошел в его офис после того, как так небрежно сбросил на нее бомбу ...

Она остановилась, глубоко вздохнула и сразу приступила к работе. Она прочесывала сайты с билетами, вызывала билетных брокеров, выискивала ложные сведения на Craigslist. Когда это не помогло, она сняла трубку и подключилась к своей сети других советников, обналичивая давние услуги и договариваясь о услугах в будущем.

Если честно, я до сих пор точно не знаю, как она это сделала. Что я точно знаю, так это то, что я видел ее босса и его VIP-гостя по телевизору в ту ночь, которые сидели в стороне и сходили с ума каждый раз, когда Коби (RIP) осушал тройку.

Подсказка: хороший помощник знает, что невозможное приходит вместе с территорией. Для этого вам понадобится лоскутная находчивость и решимость сделать все - и то, и другое качество бесплатного информационного бюллетеня как Ассист , может помочь вам углубиться и развиваться. ( Подпишите здесь )

последняя серия современной жизни роко

4. Техническое мастерство

серый iphone

Вот еще одна шляпа, которую следует добавить к длинному списку, который должен носить средний эксперт - персональный ИТ-специалист.

В дополнение к обычным профессиональным инструментам, таким как Microsoft Office или G-Suite от Google, сегодняшняя EA должна хорошо разбираться в бесчисленном множестве систем, приложений и плагинов, которые руководители используют для выполнения своей работы. Это может означать практическое знание Slack, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce и Zuora, и это лишь некоторые из них.

Речь идет не только о том, чтобы получить базовое понимание, чтобы закрепить его резюме . Если вы потратите время на полное использование этих инструментов, это повысит вашу общую продуктивность и может убедить вашего руководителя, что вы готовы к любому инструменту, который встретится на вашем пути.

Когда с точки зрения технологий дела идут не так, у эксперта редко бывает время ждать, пока ИТ-специалисты исправят ситуацию. Умение устранять неполадки для вашего босса является обязательным навыком. Это особенно верно в среде стартапов, где EA может быть самым близким к ИТ-специалисту, который есть в компании.

5. Мышление общей картиной

женщина, стоящая за пределами высокого здания

Лучшие советники становятся доверенными лицами и советниками своих руководителей.

Помните, у вас есть перспектива, которой придерживаются очень немногие в компании. Вы взаимодействуете с сотрудниками на всех уровнях и, вероятно, работаете с множеством отделов.

Но для того, чтобы играть роль рупора для своего начальника, вы должны сначала иметь твердое представление о своем бизнесе, чтобы вы могли задавать более подробные вопросы в более широком контексте целей вашей компании.

Если вы не совсем уверены в своем понимании того, что делает ваша компания и своих конкурентов, есть забавный и простой способ быстро освоиться. Обед!

Каждую неделю устраивайте свидание за обедом с кем-нибудь из другого отдела с явной целью узнать больше о том, что они делают и как их команда вносит вклад в более крупную миссию компании.

Серьезно копайтесь. Задавайте вопросы, например, какие самые большие победы ваша команда? Самые большие проблемы? Кто из наших конкурентов не дает вам спать по ночам? Если бы у вас была волшебная палочка, что бы вы изменили в компании за ночь? Индустрия?

После разговора запишите два или три главных вывода из разговора. Сохраните их в электронной таблице для удобства.

Это не только отличный способ налаживания контактов внутри вашей компании, но и в скором времени вы накопите фундаментальные знания, необходимые для предоставления ценных идей своему боссу.

6. Безжалостная расстановка приоритетов

составление контрольного списка

Вернемся к идее EA как «привратника».

Хотя я определенно думаю, что этот ярлык является чрезмерным упрощением, он действительно звучит правдоподобно в одном фундаментальном смысле - советники Rockstar помогают своим боссам ограничивать отвлекающие факторы и сосредотачиваются только на самых насущных проблемах и действиях с максимальным использованием.

Проще говоря, советники должны помогать своему начальству расставлять приоритеты, и они должны быть абсолютно безжалостными.

С вашей стороны требуется здравый смысл, чтобы понять, что требует внимания, а что нужно отключить. Но это еще не все. Расстановка приоритетов - это то, над чем вы работаете в сотрудничестве со своим начальником, и со временем вы определенно станете лучше.

Бивис и Баттхед опыт

Важнейший первый шаг - четко сформулировать общие цели. Проще говоря, вы не можете расставить приоритеты без кристально четких целей, которые помогут вам.

7. Железная осмотрительность

человек просматривает графики на планшете

Будь то новости о предстоящем приобретении, кадровые вопросы, финансовые отчеты или коммерческая тайна, руководители высшего звена постоянно имеют дело с конфиденциальной информацией.

Что, конечно, означает, что их помощники тоже.

Прозрачность - это достоинство бизнеса, но даже самые открытые организации имеют дело с конфиденциальной информацией, с которой нужно обращаться осторожно.

Доверие, вероятно, является самым важным фактором, определяющим успех в роли эксперта. Один из самых верных способов подорвать доверие между вами и вашим начальником - неосторожно обращаться с конфиденциальной информацией. Сплетничать, подливать масла в огонь офисных слухов или публиковать сообщения о делах частных компаний на публичных форумах, таких как социальные сети, никогда не нормально.

Конечно, ошибки случаются. Оговорка или ошибочное электронное письмо может иметь такой же эффект, как и публичный твит о предстоящих увольнениях в вашей компании.

Лучшее, что можно сделать, - это признать это. Сообщите своему начальнику о ситуации и вместе постарайтесь исправить ситуацию.

8. Безупречная организация

блокнот с диаграммами и ручками на столе

Это может быть само собой разумеющимся, но организация абсолютно необходима для исполнительных помощников. Роль эксперта является быстро развивающейся и постоянно меняющейся, поэтому вы не можете позволить себе тратить драгоценные секунды на неорганизованность. Фактически, хороший экспертный советник развивает организационные системы и улучшает устаревшие беспорядочные процессы.

Если игра вашей организации нуждается в улучшении, ознакомьтесь с monday.com (наш любимый) в качестве решения!

9. Стратегическая многозадачность

человек с четырьмя руками многозадачность

Да, мы знаем, что многозадачность - это миф. Наш мозг просто не предназначен для одновременного выполнения более чем одной сложной задачи.

Однако, как мы неоднократно слышали от помощников руководителей, некоторая степень многозадачности имеет важное значение для этой роли.

Хитрость заключается в том, чтобы объединить более простые задачи, такие как ответы на электронные письма или бронирование путешествия. Если вы на удержании, почему бы не выполнить быструю регистрацию или ввод данных?

Определенно расставьте приоритеты в задачах, требующих особого внимания, и выполняйте их одну за другой. Но когда у вас есть возможность, объедините вместе более бессмысленные занятия, чтобы максимально сэкономить время.

Как еще можно сделать больше за то же время? Сосредоточьтесь.

После того, как вы расставили задачи по приоритетам, уделите им 100% своего внимания, даже если ваши мысли пытаются блуждать по всем делам, которые вам нужно решить дальше. Многие надсмотрщики клянутся Техника томат для просмотра своих списков дел.

Просто выберите задачу, установите таймер примерно на 25 минут и сосредоточьтесь только на этой задаче, пока таймер не истечет. Затем сделайте перерыв и повторите. Короткие шаги делают сосредоточенное внимание более доступным.

10. Сверхъестественное ожидание.

два человека обсуждают заметки на встрече

По-настоящему великие советники играют в шахматы, а не в шашки.

Чтобы по-настоящему преуспеть в этой роли, вы должны уметь видеть на десять шагов вперед и предвидеть проблемы, прежде чем они перерастут в полноценные проблемы.

Это проявляется двумя способами. Первый - это то, что я называю «ситуативным ожиданием». Именно тогда вы видите, что элементы потенциальной проблемы сходятся воедино, и активно работаете над предотвращением их развития.

Второй - «личное предвкушение» и заключается в знании предпочтений и особенностей, присущих только вашему начальнику.

Например, если ваш опыт научил вас, что ваш босс в утренние часы более внимателен, чем после обеда, назначьте эту трудную встречу утром, а не днем.

В обоих случаях предвидение проблем и пресечение их в зародыше может избавить вас от бесчисленных головных болей в будущем и позволить вам и вашему боссу сосредоточиться на важных делах.

я моя мама вселенная Стивена

(- Станьте героем своего босса: получить в свои руки Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

11. Эмоциональный интеллект

две женщины и мужчина на встрече

Советники имеют дело с людьми - их много. Внутри вы взаимодействуете с сотрудниками на всех уровнях внутри организации, от участников начального уровня до менеджеров, вплоть до высшего руководства.

Внешне то же самое. За один день вы можете иметь дело с руководителями других компаний, инвесторами и членами совета директоров, поставщиками, которые борются за бизнес вашей компании, или журналистами, пытающимися убедить вашего начальника сказать что-то официально.

Навыки работы с людьми необходимы, и огромная часть этого заключается в чтении эмоциональных сигналов и языка тела людей. В этом может заключаться разница между распространением опасной ситуации или бросанием вашего босса на землю львам (что она определенно не оценит).

Проверять, выписываться 10 заповедей эмоционального интеллекта чтобы узнать о других вещах, которые вы можете сделать для развития навыков работы с людьми.

12. Общение на экспертном уровне (и склонность к реальным разговорам)

женщина делает презентацию на встрече

По тем же причинам коммуникативные навыки - огромная часть уравнения EA. Помощник руководителя подобен представителю своего руководителя. Во многих ситуациях к вашим словам относятся так, как будто они принадлежат вашему начальнику, поэтому безупречная электронная почта и правильный телефонный этикет являются обязательными. Вы также должны уметь коммуникационная стратегия ясно и точно, а также время от времени убедительно.

Многие советники также фактически берут на себя роль внутренних коммуникаций, составляя внутренние электронные письма от имени своего начальника. Эти электронные письма могут доходить до целых отделов - даже до целых компаний, - поэтому первоклассные навыки письма являются огромным преимуществом.

Помимо этого, общение является основой. Большинство навыков, перечисленных в этой статье, просто невозможно без хорошего общения.

Когда дело доходит до общения, следует учесть еще кое-что - хороший эксперт знает, что реальный разговор правит.

Помните, руководители хотят иметь возможность донести до вас идеи или оценить вашу реакцию на предлагаемые решения. Но это работает только в том случае, если вы остаетесь верны своей реальной точке зрения.

Вашему начальнику не нужны подхалима или подхалима. Она хочет (и ей нужно) слышать то, что вы действительно думаете.

Так что держите это в покое. Руководители могут жить в пузыре. Вы должны время от времени проверять их реальность.

13. Скорость и решительность.

мужчина и женщина встречаются с ноутбуком

В быстро меняющемся мире Executive Assistant нет времени на двусмысленность. Хороший советник подводит итог ситуации, собирает необходимую информацию, задает правильные вопросы и, самое главное, действует.

документальный фильм сейчас серые сады

Правда, у вас редко будет вся необходимая информация. Но лучше действовать быстро и уверенно и двигаться вперед, а не ждать дальнейшей ясности или, что еще хуже, разрешения.

Тренер по принятию решений Нелл МакШейн Вулфхарт пишет для музы 4 шага, которые помогут каждому принимать более быстрые и разумные решения . Вот что Вульфхарт говорит, что вам следует делать при принятии важного решения:

«Четко сформулируйте, чего вы действительно хотите».

«Не выбирайте что-то только потому, что вам« положено ».

«Помните, что делать что-то лучше ничего не делать».

«Практика решительности».

Прочтите полный пост здесь.

14. Толстая кожа и чувство юмора

женщина на планшете в офисе

Вот в чем дело. Нет сомнений в том, что у вас важная работа, как и у руководителя, с которым вы так тесно работаете изо дня в день. Вы можете принимать участие в некоторых довольно важных решениях, которые влияют на будущее вашей компании и средства к существованию людей, с которыми вы работаете.

Но, в конце концов, велика вероятность того, что большинством решений не будет ни жизни, ни смерти. Важно смотреть на вещи в перспективе и время от времени уметь смеяться над собой (и своим начальником).

Умение уклоняться от ударов, сбрасывать настройки после неудачного дня и смотреть на вещи в перспективе - все это необходимо для того, чтобы стать экспертом-убийцей.

15. Сеть

сеть

я не твой гуру

Помните EA, который забил билеты на Lakers, которых невозможно было найти? Она подключилась к своей надежной сети, чтобы творить магию. Без поддержки, советов и дополнительных связей советник мог бы не добиться такого успеха; можно только добиться многого, попросив об одолжении на Craigslist. Когда задачи вырастают до легендарных размеров, для их выполнения требуется деревня.

Чтобы создать и поддерживать сильную сеть поддержки, советники должны развивать удивительные навыки работы в сети.

Вот некоторые из наших любимых сетевых советов и приемов:

  • Присоединяйтесь как можно больше Facebook и онлайн-группы, насколько это возможно. Это идеальные места для быстрого получения ответов на сложные вопросы.
  • Использовать Встреча создать собственную группу поддержки EA, которая собирается еженедельно.
  • Если вы часто общаетесь с советниками других компаний, отправьте их LinkedIn запросы на подключение и приглашать их на случайные кофейные свидания.
  • Плати вперед. Если вы просматриваете онлайн-доску или посещаете мероприятие и слышите о другом эксперте, который в этом нуждается, немедленно предложите свои услуги. Если вы когда-нибудь захотите получить поддержку, не забудьте оказать ее щедро.
  • Заведите нишевый блог. Создание узкоспециализированного контента, который обращается к другим экспертам, - отличный способ создать сеть профессионалов-единомышленников.

16. Навыки ведения переговоров

сеть

Хотите знать, в чем еще преуспел EA, который выиграл билеты на «Лейкерс», которых невозможно было найти? Она использовала навыки ведения переговоров, чтобы захватить билеты, которые все разыскивается.

И искусство, и наука, переговоры многих озадачивают. Может показаться, что некоторые люди просто рождаются с определенным Я не знаю что это вдохновляет других выполнять их приказы, и, возможно, так и было. Но, скорее всего, эти люди развили свои впечатляющие навыки ведения переговоров. Ты тоже можешь.

У Университета Санта-Клары есть фантастическая страница ресурсов на развитие навыков ведения переговоров . Вот несколько важных выводов:

      • Часто практикуйтесь в переговорах, особенно когда ничего не поставлено на карту. Программа Гарвардской школы права по обучению переговорному переговорному центру предлагает сотни симуляций чтобы ваша практика продолжалась.
      • Поставьте себя на место другого человека. Как они видят ситуацию?
      • Учитывайте рычаги воздействия с обеих сторон. У вас ровные качели или они наклонены в одну сторону? Как можно наклонить его к себе?
      • Отбросьте менталитет «выиграть» или «проиграть». После хороших переговоров каждый должен уйти с чем-то.

17. Навыки аналитики

сеть

Во введении мы упоминали, что роли EA постоянно увеличиваются в стратегическом плане. Не отставайте от меняющихся ожиданий и повышайте свою способность мыслить стратегически, развивая аналитические навыки.

Вы можете использовать свои сильные аналитические навыки в любой ситуации, от обработки сложных социальных сценариев до принятия далеко идущих бюджетных решений компании. Эти навыки превращают надежных сотрудников в незаменимых критически мыслящих людей, у которых, кажется, всегда есть ответы.

Для развития навыков аналитического мышления эксперты в области образования Udemy, платформы онлайн-обучения, рекомендуют множество простых шагов. Вот несколько адаптированных выводов:

  • Визуализируйте свои гипотетические действия и расширяйте свои навыки мышления с помощью мысленные эксперименты . Когда возникает реальная ситуация, вы будете готовы решить ее, используя свои отточенные навыки рассуждения.
  • Оценивайте мир через призму логики. Когда вы слышите заявление или читаете новость, подумайте, можно ли это доказать или нет. Эта практика помогает в принятии стратегических решений и тренирует ваш мозг дополнять свои решения и идеи доказательствами.
  • Сомневайтесь в цифрах. Факты, цифры и статистика настолько хороши, насколько хороши методы их сбора. Поскольку многие руководители хотят, чтобы цифры подтверждали решения, важно, чтобы советники знали, как задавать вопросы источникам. Например, если в отчете недавнего опроса говорится, что большинство сотрудников были бы счастливее, если бы у них был бесплатный кофе, вы можете спросить о размере выборки. Цифры могут показаться значительными, но если бы только 20 человек из компании, насчитывающей 500 человек, действительно приняли участие в опросе, результаты, в конце концов, не могли бы рассказать убедительную историю.

Люди также задают эти вопросы о навыках помощника руководителя

В: Чем будет заниматься помощник руководителя в 2021 году?

  • О: Функция EA превратилась из вспомогательной роли в стратегического партнера. Сегодняшние руководители полагаются на своих помощников не только для помощи администраторов, но и для советов, технических знаний и критического анализа. Ожидается, что советники будут заниматься такими широкими и разнообразными вещами, как управление проектами, планирование мероприятий и внутренние коммуникации. Dcbeacon провела интервью с тысячами экспертов EA, чтобы показать вам 17 навыков исполнительного помощника в 2021 году !

В: Как я могу стать помощником руководителя?

В: Какие навыки наиболее важны в качестве помощника руководителя?

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

Как насчет вас? Какой навык больше всего повлиял на ваш успех?

Что-то мы пропустили? Отключите звук в комментариях ниже.