16 бесспорных навыков лучших административных помощников 2021 года

sn_2017_stateofoffice_report_cover_v4_indd

Звездный помощник по административным вопросам может стать секретным оружием компании.



«Административный помощник» раньше был синонимом таких вещей, как планирование, ведение бухгалтерского учета и организация поездок. Не так сегодня .

Хотя эти функции по-прежнему являются важной частью работы, в наши дни перед администраторами стоит гораздо больше. Часто администраторы берут на себя передовые стратегические функции, которые традиционно возлагаются на HR или операции, например прием на работу новых сотрудников и планирование мероприятий.

Современные администраторы также часто получают задание управлять корпоративной культурой как внутри компании, так и за ее пределами. программное обеспечение для распознавания сотрудников нравиться Сборка - что бесплатно.



Все более и более важным является поддержание позитивной офисной культуры для найма и удержания лучших талантов. привлечение сотрудников , и вдохновляя их на лучшее. На администратора компании очень часто возлагаются обязанности, связанные с культурой, такие как планирование вне офиса, управление привилегии, такие как офисные закуски и в целом поддержание офисной атмосферы.

Когда дело доходит до этого, ожидается, что администраторы будут обеспечивать бесперебойную работу, чего бы это ни стоило. Думайте о них как о «полезных игроках» в бейсболе. Это мастера на все руки, которые, как ожидается, будут работать на высоком уровне в множестве различных ситуаций.

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)



подарок 2015 финал

Поэтому логично, что современным администраторам нужен широкий спектр навыков, чтобы преуспеть в этой сложной роли.

Но что это за список административных навыков? А что отличает хороших админов от великих? Каким идеям профессионального развития административных помощников вам следует следовать?

Это именно то, о чем мы просили наше сообщество администраторов Rockstar. Вот навыки для административного помощника, который действительно оплачивает счета.

Недавно мы опросили более 1273 исполнительных помощников в нашей группе Facebook State of The Executive Assistant и обнаружили, что monday.com был их любимым инструментом повышения производительности.

Содержание

1. Знание всех ресурсов

Когда вы помощник по административным вопросам, все всегда рассчитывают на то, что вы найдете решение любой проблемы или инструмент для любых нужд.

Выдающиеся администраторы всегда опережают запросы, храня базу данных или файл Excel с полезными инструментами и полезными ресурсами.

Создайте свой собственный список с одним из наших любимых «секретных оружий» для администраторов.

Ассист : Считайте этот еженедельный информационный бюллетень freemium вашим ярлыком для получения информации обо всех ресурсах, включая полезное программное обеспечение и технологии, позволяющие сэкономить время. Будьте в курсе последних событий, еженедельно отправляя вам сводку ресурсов на серебряном блюде (также известном как красиво оформленное электронное письмо). Зарегистрируйтесь бесплатно здесь!

Другие полезные ресурсы:

2. Творческое решение проблем

Если вы хотите научиться быть хорошим помощником администратора в 2021 году, решение проблем должно быть в вашем арсенале. Поскольку основная обязанность администратора - держать вещи в курсе, решение проблем является незаменимым навыком. В связи с распространением удаленной работы и гибкого расписания современное рабочее место требует нового типа творческого мышления, чтобы все работало без сбоев.

Челси Хнат, исполнительный помощник генерального директора по продвижению женщин-руководителей, рассказывает нам, почему:

Chelsea-Hnat«Помощники по административным вопросам находятся в уникальном положении, чтобы быть эрудитами - они знают о стольких различных аспектах своей рабочей среды и рассматриваются как помощники в решении проблем.

Чем больше они могут эффективно устранять неполадки, тем более ценными они становятся на своем месте, потому что они обеспечивают бесперебойную работу всего ».

Креативность и способность импровизировать, по словам Хнат, являются неотъемлемой частью уравнения в компаниях любого размера.

Chelsea-Hnat«Я вижу это как в малых, так и в крупных компаниях, но в такой небольшой компании, как моя, влияние этих навыков администратора огромно и действительно привлекает внимание».

3. Надлежащий этикет

Админы взаимодействуют с людьми каждый день. Самые разные люди.

Как офисные менеджеры , Администраторы - одни из немногих людей в компании (кроме, возможно, генерального директора или старшего персонала отдела кадров), которые имеют дело с сотрудниками на всех уровнях.

Конечно, это не ограничивается внутренним взаимодействием. Роль администратора почти всегда обращена вперед. Если вы администратор, вы часто выполняете функции привратника для отдела или руководителя, обрабатываете входящие звонки, обращаетесь к поставщикам или разговариваете напрямую с руководителями высокого уровня в других компаниях.

Вот почему так важны хорошие манеры и этикет. Администратор Элизабет Уайт-Петерс объясняет, говоря нам, что манеры - это «потерянное искусство, которое помогает преодолеть множество трудных обстоятельств».

По словам Уайт-Петерса, один из секретов овладения искусством манер - слушать. Она говорит,

Элизабет-Уайт-Питерс«[A] rockstar [admin] прислушивается не только к словам, но и к тону и языку тела, чтобы читать между строк».

Вот пример того, что она имеет в виду:

Элизабет-Уайт-Питерс'Телефон звонит. Это раздраженный голос, требующий поговорить с менеджером. Улыбаясь и будучи вежливым, админ быстро оценивает ситуацию. В зависимости от корпоративной культуры может выполняться несколько действий: можно сделать заметку и заверить вызывающего абонента, что она будет передана, можно перевести вызывающего абонента в режим ожидания и определить, как прервать менеджера / передать вызов, или можно попытаться решить проблему напрямую.

Слушая язык и тон, можно определить, какие действия предпринять. На каждом этапе вежливого общения потенциал решения ситуации для достижения наилучших результатов для звонящего и менеджера увеличивается.

«Пожалуйста» и «спасибо» будут замечены обоими. Имея опыт, администратор узнает от менеджера, что сработало хорошо, и, таким образом, будет знать, что делать в следующем случае ».

Оказывается, админам нужен высокий эмоциональный IQ и способность читать людей и соответственно реагировать.

Четыре. Эмоциональный интеллект

Эмоциональный интеллект относится к умению понимать и даже влиять на эмоции в себе и других. Самые успешные админы обладают огромным эмоциональным интеллектом. Вот почему:

  • Эмоциональный интеллект упрощает работу с людьми. Админы, настроенные на эмоции других, достигают лучших результатов в переговорах и других взаимодействиях. Эмоциональный интеллект приводит к лучшим результатам при работе со всеми людьми и во всех ситуациях, что делает его обязательным навыком для администраторов, которые должны запрашивать работу, выполнять работу и вести переговоры. около работать с множеством людей.
  • Эмоциональный интеллект помогает людям управлять эмоциями других. Эта способность читать людей помогает администраторам предугадывать потребности начальников и других ключевых сотрудников. Например, предположение о том, что босс недоволен отчетом, дает амбициозному администратору шанс завоевать расположение, перенаправив или изменив формат разговора.
  • Эмоциональный интеллект упрощает разрешение конфликтов. Понимание эмоции позволяют легче справляться с эмоциями, даже отрицательными. А знание того, как бороться с эмоциями, дает администраторам инструменты для разрешения любого конфликта.
  • Эмоциональный интеллект облегчает управление стрессом. Эмоционально развитые администраторы могут распознать признаки собственного стресса и понять, что пора сделать перерыв для медитации.

5. Предвидение и предвидение

Лучшим администраторам не нужно указывать, что им делать. Они ожидают решения еще до того, как проблема превратится в проблему. Эти админы превращаются из суперпользователей в незаменимых, без которых боссы секретного оружия просто не могут жить.

Келли Тодд начала свою карьеру в качестве EA, поддерживая двух руководителей продюсерской компании на базе HGTV. По ее мнению, именно ее способность предвидеть действительно заставляла ее сиять.

Келли-Тодд-цитата«Внимание к деталям действительно уведет вас далеко, потому что эти руководители требуют совершенства, и, как бы они ни были хороши, они хотят, чтобы все делалось правильно, а ваша задача… облегчить им жизнь.

Если вы можете быть на шаг впереди начальника, например: «Я позаботился о бронировании для вас, потому что в календаре я вижу, что вы заблокированы».

Это ожидание и такая готовность, помимо них, действительно заставят вас выделиться для них….

металлическая шестерня твердый v

[Администратор] может быть лучшим другом руководителя, и если он думает на шаг впереди него, вы обязательно выделитесь ».

Челси Хнат соглашается:

Chelsea-Hnat«Поскольку их работа включает в себя очень много различных аспектов внутри компании, они обладают отличной способностью предсказывать потенциальные проблемы и результаты».

6. Многозадачность

В прошлом мы утверждали, что многозадачность - это миф, разрушающий продуктивность . Наш мозг не запрограммирован на выполнение более одной задачи высокого уровня одновременно, поэтому лучшая стратегия - расставить приоритеты и выбивать их по одному.

Мы рекомендуем использовать такое программное обеспечение, как monday.com создавать, отслеживать и контролировать свои ежедневные задачи. Существует бесплатная пробная версия, на которую вы можете подписаться Вот .

И хотя это в значительной степени верно - вам не следует пытаться написать финансовую модель, например, во время торгов, - некоторые из основных обязанностей администратора требуют, чтобы они выполняли задачи одновременно.

Это связано с тем, что в дополнение к более масштабным и стратегическим обязанностям администраторы по-прежнему часто выполняют рутинные задачи, такие как составление файлов или планирование. Возможность сделать это быстро или одновременно - большое преимущество. Лучшие админы делают это без особых усилий.

Стефани Мерритт, помощник по административным вопросам в Bonitz, объясняет:

Стефани-Мерритт«Главный навык административного помощника - это способность выполнять несколько задач одновременно. Я знаю, что обычно у меня одновременно происходит несколько дел, и я должен иметь возможность делать и то, и другое одновременно.

Например: мне нужно снять номера в отеле для наших субподрядчиков, пока я говорю по телефону, я могу отвечать на электронные письма или оформлять какие-то документы ».

7. Адаптивность

Как мы уже отмечали ранее, список обязанностей администратора широк и разнообразен. Часто это означает возможность остановиться на копейке и переключиться на совершенно не связанный проект. Все быстро меняется, и лучшие администраторы могут легко реагировать и адаптироваться.

Например, если начальник внезапно обнаруживает спонтанную поездку, которая отправит ее из офиса на следующие две недели, ее администратор должен немедленно приступить к действиям, очистив ее график и эффективно общаясь со всеми затронутыми сторонами, чтобы избежать обидных чувств и ушибленного эго . В этой ситуации некогда напрягаться и часами решать, что делать.

И снова Мерритт объясняет:

Стефани-Мерритт«Другой важный навык - это возможность мгновенно изменить то, над чем вы работаете. Я могу быть в центре чего-то, и мой босс входит и говорит, что ему что-то нужно сейчас, я должен прекратить то, что я делаю, и сделать то, что он меня просил, а затем вернуться к тому, что я делал до его прихода увидеть меня.'

Это ключевой момент - речь идет не только о быстром переключении задач, но и о возможности вернуться в нужное русло после переключения обратно. В конце концов, очень мало того, что делает администратор, не имеет значения.

8. Скрупулезная организация

Это может показаться легким делом, но это очень важно. Когда вы работаете над множеством разных проектов, у вас нет времени тратить время на дублирование работы из-за отсутствия организации. Кроме того, организация помогает снизить стресс, а также не дает важной работе «проваливаться сквозь трещины» как в прямом, так и в переносном смысле.

Когда дело доходит до того, как вы организовываетесь, Стефани Меррит утверждает, что есть только одно правило - все, что вам подходит:

Стефани-Мерритт«Нет двух людей, которые работают одинаково. Мне нравится заканчивать один проект, прежде чем приступить к другому. Но это не всегда возможно, поэтому у меня должны быть напоминания о завершении первого проекта, над которым я работал.

У каждого есть свои организаторские способности, и каждый знает, что ему лучше всего подходит. Я зрячий. Я много пользуюсь календарем. У меня также есть вещи в полу, так что я могу успевать за всем.

Одна девушка, с которой я работаю, использует стопки на своем столе, поэтому она может быть уверена, что то, над чем она работает, закончено ».

Независимо от вашего метода, организация - определенно необходимый навык администратора.

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

9. Иметь «сердце слуги»

Впервые введенный Робертом Гринлифом термин « слуга-лидер »В последнее время вошла в лексикон менеджмента. Это относится к стилю лидерства, при котором благополучие других ставится на первое место. На практике это означает сосредоточение внимания на личном и профессиональном развитии и осознание того, что главная ответственность человека заключается в поддержке успеха своей команды.

Идея «службы» столь же важна для роли администратора, как и для роли лидера.

Валери-Гомес'Это очень важно. Руководитель или административный помощник Rockstar ХОЧЕТ служить своему лидеру, независимо от того, большая это задача. Сильный администратор знает, что, помогая достичь целей своего босса, он достигнет своих собственных ».

-Валери Гомес, помощник по административным вопросам в ADP

Великие администраторы самоотвержены и знают, что их готовность помочь команде помогает обеспечить успех как команды, так и их собственный.

10. Изобретательность

Способность импровизировать, думать на ходу и придумывать решения на ходу - одна из самых важных черт, которую может усвоить администратор. Валери Гомес объясняет, почему:

Валери-Гомес«Мне еще предстоит скоординировать мероприятие, которое пройдет без сучка и задоринки, независимо от того, насколько тщательно я планирую. Произошло ли в последнюю минуту изменение численности персонала, на которое вы уже заложили бюджет, или системный сбой на экране монитора за 5 минут до запланированной презентации презентации вашего начальника.

Вы должны уметь думать на ногах - какой бы ни была проблема, администратор Rockstar найдет решение! »

Элизабет Уайт-Питерс соглашается с тем, что находчивость является ключевой чертой, говоря:

Элизабет-Уайт-Питерс«Я вижу членов АА как корпоративных МакГайверов (помните то шоу из 90-х?), Которые владеют всем понемногу, способны творчески решать проблемы и могут задавать правильные вопросы на раннем этапе, чтобы предотвратить любые пробелы в проекты или неожиданные вызовы ».

11. Песок

Мы все знакомы с законом Мерфи - все, что может пойти не так, пойдет не так.

Что ж, деловой мир не застрахован - отнюдь нет. Любой, кто когда-либо руководил проектом, знает, что проблемы неизбежны.

То же самое и с ролью администратора. В какой-то момент все пойдет боком. Серверы ломаются, телефонные системы выходят из строя, поставщики ломаются, рейсы отменяются, люди уходят.

Дело не только в изобретательности. Это значит быть достаточно сильным, чтобы противостоять любой ситуации. Администратор рок-звезды не рушится под давлением. Лучшие из них проявляют настойчивость, соответствуют обстоятельствам и выполняют свою работу. Это настоящая выдержка.

Вот как администраторы могут развить настоящую стойкость, иногда называемую устойчивостью:

о брат, где искусство
  • Общение с коллегами. Социализация высвобождает окситоцин, который снижает подверженность стрессу.
  • Спрашиваю совета. Иногда другая точка зрения - это все, что нам нужно, чтобы пережить тяжелые времена.
  • Ориентация на образ мышления. Люди могут управлять только той линзой, через которую они видят мир, но они могут изменить свою точку зрения с отрицательной на положительную, просто изменив перспективу.

12. Эффективное общение

Нет такого способа общения, которого бы не коснулись администраторы. Они должны уметь разговаривать по телефону, писать хорошие электронные письма и выражать уверенность, когда они разговаривают с сотрудниками на всех уровнях лицом к лицу. Часто им приходится писать сообщения для всей компании или даже составлять визуальные презентации от имени своего босса.

Независимо от того, что среда, их общение должно быть ясным , прямые и сжатые. Это особенно актуально для администраторов, которые тесно работают с руководителями. Генеральные директора и другие старшие руководители не хотят лицемерия, бессвязной речи или какой-либо другой беготни - они хотят Эффективная коммуникация это прямо по делу.

Изучение наиболее эффективного способа сделать это поможет отделить хороших админов от великих.

Услуги виртуального помощника и администраторы, желающие отточить коммуникативные навыки, могут заручиться помощью друга, проводящего обзор. Этот человек готов предоставить повседневная отзывы о личных сценариях, электронных письмах и многом другом. Они не проводят углубленную проверку; они просто выявляют области, в которых нет смысла.

Даже после нескольких раундов проверки администраторы увидят разные способы повышения ясности в своих сообщениях.

13. Техническая смекалка

В наши дни администраторы и технологии идут рука об руку. Это уже не просто электронная почта. Ожидается, что администраторы будут разбираться в широком спектре интегрированных приложений и платформ.

Мы говорим о коммуникационных приложениях, таких как Slack, календарных системах, таких как Календарно , биллинговые системы, платформы бронирования путешествий, системы управления персоналом, такие как TriNet или программное обеспечение для взаимодействия с сотрудниками, например Квантовое рабочее место , 15Пять или же TINYpulse . (Прочтите замечательное руководство Quantum Workplace для покупка программного обеспечения для привлечения сотрудников .)

Это много техники.

Когда что-то идет не так, не всегда можно полагаться на ИТ-персонал. Фактически, в небольших компаниях администратор может фактически быть техническим специалистом или девушкой. Если вы можете перезагрузить сломанный компьютер, тест на критическое мышление , опубликуйте сообщение в блоге в WordPress или даже просто перезапустите Интернет - у вас есть преимущество в игре администратора.

Так как же администраторам отточить свою техническую смекалку? Они могут начать с составления списка часто используемых технологий и определения инструментов, с которыми им меньше всего комфортно. После этого практика доводит вас до совершенства. Мы рекомендуем выделять один час каждый день, чтобы поэкспериментировать с различными технологиями, познакомиться с системами и просмотреть инструменты » Помогите и Сообщество страниц. Многие из этих страниц содержат кладезь ресурсов, которые большинство людей даже не ищут; на некоторых страницах даже есть интерфейсы чата, работающие круглосуточно и без выходных, или телефонные линии, обслуживаемые техническими экспертами, которые могут ответить на любой вопрос. Когда возникает следующая большая техническая трудность, решить ее может так же легко, как знать, куда обратиться за помощью.

14. Мышление в общих картинах

Доверенные администраторы часто де-факто являются советниками высшего руководства. Они могут служить звуковой доской для новых идей, предлагать новые процессы или даже взвешивать решения о найме.

Лучшие администраторы предоставляют ценную информацию, давая рекомендации, основанные на понимании бизнеса компании и ее культуры. Очень важно умение думать о вещах в контексте большего целого.

Может показаться, что мышление в общих чертах выглядит как что-то, что лучше всего предоставить провидцам мира, но на самом деле каждый может развить способность думать наперед. Подумайте о вождении. Хорошее безопасное вождение предполагает сканирование вперед, чтобы увидеть, куда вас ведет дорога. Тот же метод применим к абстрактным концепциям, таким как цели компании. Какой путь вы прокладываете своей компании своими действиями сегодня? С какими препятствиями вы собираетесь столкнуться? Как только вы сможете визуализировать эти вещи, вы сможете к ним подготовиться.

15. Внимание к деталям

Если мышление в общих чертах имеет значение, верно и обратное. Детали важны в работе администратора, и необходимо внимательно следить за ними.

Подумайте об этом - многое из того, что делает администратор, имеет относительно высокие ставки. Если у вас нет этого руководителя в полете, возможно, он не сможет закрыть следующий раунд финансирования, который необходим вашей компании для поддержания света.

Если вам не заплатят привередливому поставщику вовремя и на нужную сумму, он может подать иск на вашу компанию. Или, что хуже всего ... ошибочная ошибка с вашей стороны может заставить вашего начальника плохо выглядеть.

Когда дело доходит до деталей, контроль качества является большим преимуществом для любого администратора.

16. Приоритезация

Благодаря искусству приоритезации администраторы могут превратить список дел в список бесценных достижений. Способность различать «критически важные задачи» и «задачи, которые могут подождать» демонстрирует безупречное суждение, лидерские качества и соответствие ценностям компании. Лучше всего то, что расстановка приоритетов демонстрирует компетентность, внушая доверие лидеров, которые рады, что им не нужно держаться за руки.

Расстановка приоритетов также может быть ключом к сохранению спокойствия при столкновении со списком задач, который увеличивается в секунду. Недостаток внимания в таких ситуациях приводит к панике, а паника убивает продуктивность. Погружение сразу в несколько критических задач и рассмотрение тривиальных позволяет поддерживать приоритетный рабочий процесс, уменьшая при этом стресс от попыток все сделать.

Администраторы могут улучшить навыки приоритизации, внимательно слушая во время встреч и случайных чатов, чтобы понять контекст, стоящий за различными заданиями, и лучше оценить их важность. Мы также рекомендуем просмотреть список дел и спросить: «На что это влияет?» Истинные приоритеты появятся в ближайшее время.

(- Получите больше дерьма с Ассист - еженедельный бесплатный информационный бюллетень №1, созданный ассистентами для помощников.)

Мы надеемся, что вы научитесь развивать навыки помощника администратора, которые выведут вас на новый уровень! Так что ты скажешь? Вы считаете себя легендарным админом? Какие ваши любимые советы и уловки помощника администратора? Не стесняйтесь, дайте нам знать в комментариях ниже.