11 эффективных советов по управлению временем для занятых офисных менеджеров

советы по тайм-менеджменту для офис-менеджеров

Остановите меня, если это звучит знакомо ...



Вы приходите в офис пораньше с полным намерением испортить день и, возможно, хоть раз уйти вовремя. Вы послушно составляете свой список дел и начинаете взламывать первые несколько пунктов.

Но около 9:30 начинают приходить перерывы: вашему боссу нужно, чтобы вы выполнили быстрое поручение, неожиданному посетителю нужно внимание, вашему коллеге нужна помощь в перезапуске компьютера.

семья маппетов рождество 1987

Следующее, что вы знаете, это 16:45, и у вас чудесным образом оказалось больше дел в вашем списке дел, чем когда вы начали.



Времени особенно не хватает для офис-менеджеров, группы, которую все чаще просят делать больше с меньшими затратами.

Это было главным открытием в нашем Отчет о состоянии дел в 2018 г. , первое в своем роде исследование сотен офисных менеджеров, представляющих почти 70 различных отраслей. Когда их просили назвать свои главные проблемы, офис-менеджеры чаще всего отвечали «высокая нагрузка / мало времени» (37,5%).

Это было правдой, несмотря на то, что офис-менеджеры, как правило, работают сверхурочно. Почти половина респондентов сообщили, что в среднем работают более 8 часов в день. 14% работали по 10 часов в день.



Эта нехватка времени не так уж удивительна, если учесть, насколько расширились возможности Office Manager за последние годы. На офис-менеджеров возложены не только административные функции, но и планирование мероприятий, культурное развитие, адаптация и другие обязанности, которые традиционно могут относиться к сфере управления персоналом, финансам или операциям.

(PS - Если вы офис-менеджер или помощник, присоединяйтесь к нашей частной группе FB здесь . Это месточтобы общаться, сотрудничать и делиться советами о том, как преодолеть широкий спектр проблем, с которыми вы сталкиваетесь на своей должности.)

Итак, для офис-менеджеров экспертные навыки тайм-менеджмента незаменимы для всех, кто хочет преуспеть в своей роли.

Итак, мы составили этот список хитростей для офис-менеджеров - проверенных временем трюков от самых опытных и успешных офис-менеджеров в мире. Мы разделили их на несколько категорий, чтобы вам было проще найти то, что вам нужно, и, надеюсь, сэкономить вам немного времени!

Лучший способ создавать, отслеживать и отслеживать предложения в этом посте - использовать программное обеспечение для повышения производительности, например понедельник .

Понедельник Gif

Организация и управление задачами

Вложение небольшой части своего времени в организацию может принести большие дивиденды позже (и избавить вас от серьезных головных болей).

Даже если вы считаете себя достаточно организованным, вот несколько дополнительных советов.

люди обзор телешоу

1. Запланируйте неделю заранее

«Отсутствие плана означает провал».

Для офис-менеджеров это больше, чем мотивационная цитата - это девиз, по которому нужно жить.

Как минимум, вы должны спланировать свой календарь накануне вечером, чтобы убедиться, что вы сразу же приступите к работе с утра.

Хотите сэкономить еще больше времени? Планируйте всю неделю заранее.

календарь расписания

Без особых дополнительных усилий еженедельное планирование позволяет вам быстро просматривать и настраивать свой календарь в конце каждого рабочего дня (а не начинать каждый вечер с нуля).

Это также упрощает целостное планирование, связывая ваши ежедневные и еженедельные занятия с более долгосрочными целями. Это потому, что ежедневное планирование, как правило, позволяет вам сосредоточиться на деревьях, а еженедельное планирование позволяет вам вскинуть голову и увидеть весь лес.

Полдень пятницы или вечер воскресенья - обычно лучшее время для еженедельного планирования, когда вас не отвлекают входящие электронные письма.

2. Сделайте ставку на решающие результаты

Важнейшие результаты - это система, которая Dcbeacon Генеральный директор Шон Келли разработал в первые дни своего предпринимательского пути способ не отставать от задачи, когда он и его деловые партнеры пытались добиться больших результатов в одиночку (то есть, когда никто, кроме них, не несет ответственности за них).

Эта практика послужила ему настолько хорошо, что он сохранил ее в Dcbeacon, где она помогла сформировать культуру роста и радикальной ответственности компании.

Это работает так:

В Crucial Results эти большие квартальные или годовые цели разбиваются на еженедельные и ежедневные задачи, так что вы тратите свое время на выполнение действий с высокой эффективностью, которые будут способствовать достижению ваших целей. По замыслу, ваша повседневная жизнь всегда возвращается к этим более крупным целям.

Решающие результаты, шаг 4

У Crucial Results есть и менее очевидное преимущество. Вы знаете свой список дел из 50 строк? У вас никогда не получится сделать это за один день, а это значит, что вы всегда будете заканчивать день с ощущением, что вам не удалось все сделать.

люди обзор телешоу

Даже если у вас есть 10 дел на день, в хороший день вы можете выполнить семь из них.

И действительно - это большое достижение! Вы раздавили семь важных предметов. Но поскольку в вашем списке было десять пунктов, вы все равно будете чувствовать, что не выполнили то, что намеревались выполнить.

Сосредоточившись всего на трех ежедневных задачах, вы будете заканчивать каждый день с удовлетворением, зная, что вы выполнили три своих наиболее эффективных действия.

Вот более подробное объяснение о том, как работает система Crucial Results, а также шаблон электронной таблицы, который вы можете скачать для себя и своей команды.

3. Используйте блокнот в стиле Daily Docket.

Этот совет исходит от экстраординарной Винди из Индианы:

«Для меня очень помог переход от традиционного списка дел к ежедневному блокноту».

Daily Docket не только позволяет вам видеть весь день на одной странице, но также разделяет встречи, поручения, задачи и заметки, чтобы все было организовано. Это просто, но эффективно.

Винди соглашается:

«Мне нравится, что это помогает мне определять приоритеты задач и отслеживать элементы и напоминания для человека и комитетов, которых я поддерживаю».

Она рекомендует этот ежедневный блокнот от InkWell Press .

4. Программное обеспечение для управления задачами

Хотите отказаться от бумаги? Программное обеспечение для управления задачами, например понедельник и Улей две очень популярные цифровые задачи и программное обеспечение для управления проектами которые могут упростить отслеживание хода выполнения важных задач.

Хизер, офис-менеджер из Лос-Анджелеса, поясняет:

брэд питт легенда падения

«Понедельник полезен для организации дел на дни / недели / месяцы и т. Д. Hive отлично подходит для организации моих крупных конференций / мероприятий. Оба инструмента можно использовать с другими людьми в вашей команде в качестве инструмента для совместной работы ».

Избавьтесь от отвлекающих факторов

В Dcbeacon нам очень нравится поговорка: если вы хотите ехать быстро, вам нужно отпустить электронный тормоз, прежде чем вы сможете нажать на педаль газа.

Другими словами, вы не можете ожидать высокой производительности, не устранив сначала то, что вас сдерживает.

Когда дело доходит до продуктивности, это означает отсутствие отвлекающих факторов. Вот как свести к минимуму отвлекающие факторы, которые убивают ваше время каждый день.

5. Используйте систему продажи билетов для входящих запросов.

Одна из самых больших проблем для офис-менеджеров заключается в том, что члены команды со всей организации часто приходят к вам для решения своих проблем. Не только сложно отследить все эти входящие запросы, но и эти постоянные перебои также мешают вам выполнить важные дела.

Система продажи билетов помогает убедиться, что ничего не проскочит сквозь щели, а также позволяет вашим товарищам по команде регистрировать свои запросы, прерывая ваши рабочий процесс .

Офис-менеджер Нора любит использовать ZenDesk для этой цели.

«У меня настроен ZenDesk, так что люди могут отправлять мне электронные письма на специальный офисный адрес электронной почты, и это создает тикет в ZenDesk», - объясняет она. «Таким образом я могу управлять своими билетами и отмечать их как завершенные, когда они будут готовы!»

Если ZenDesk не подходит для вашей компании, вот решение «сделай сам» от OM Megan.

«У меня есть [таблица Excel], которую я храню в сети, которую я обновляю.

Каждый раз, когда кто-то присылает мне электронное письмо с просьбой что-то сделать, я помещаю это в этот список. Я поставил это как задачи, которые у меня есть.

Наверху у меня отложенные задачи. У меня есть повторяющиеся задачи, каков их статус, какова задача, каков их статус, когда наступают сроки выполнения, кто несет ответственность, кому это необходимо передать, а затем у меня есть задачи, которые находятся в процессе . Все устарело.

Каждую неделю я делаю новый лист, чтобы вернуться к старому.

Просто нужно проявить усердие и обновить его. Еще я распечатываю электронное письмо с электронным письмом и сохраняю эту стопку бумаги с делами. Затем я сравню его со своим списком, чтобы убедиться, что он там и готов '.

Меган была достаточно щедрой, чтобы предоставить шаблон Excel, который вы можете использовать, чтобы попробовать ее систему на себе. Вы можете скачать этот шаблон здесь .

6. Установите в телефоне шкалу серого.

серый iphone

синий öyster культ ветеран психических войн

Вы когда-нибудь задумывались, почему эти маленькие точки уведомлений во всех ваших приложениях красные? Это не совпадение.

Производители приложений неустанно тестируют свои проекты и знают, что нам практически невозможно устоять перед проверкой красной точки с цифрой. Стремясь максимально увеличить взаимодействие с приложениями, они превратили ваш смартфон в самую эффективную в мире машину для отвлечения внимания.

Хорошая новость в том, что есть простой способ бороться с этим - установить на телефоне режим оттенков серого.

Забавно, когда этот маленький номер уведомления в вашем приложении Instagram становится серым, а не ярко-красным. Вы внезапно избавляетесь от соблазна узнать, кто прокомментировал вашу последнюю запись.

Вот как это сделать для айфона .

7. Используйте метод Помидора.

Многозадачность. Мы все ужасны.

Наш мозг просто не настроен на выполнение более чем одной сложной задачи на высоком уровне. ( Это наука .)

Метод Помидора - это техника тайм-менеджмента Это поможет вам сосредоточиться на одной задаче в течение приемлемого времени - 25 минут. Исследования показали, что большинство людей могут сосредоточиться только на одной задаче с высоким уровнем производительности в среднем 45-50 минут.

Идти к помидор-timer.com и попробуйте сами.

томатный таймер

8. Запланируйте отвлекающие факторы

Посмотрим правде в глаза: нереально думать, что вы никогда не возьмете телефон, чтобы проверить социальные сети, свой любимый новостной сайт или входящее сообщение от мамы.

Не настраивайте себя на провал, устанавливая для себя нереалистичные ожидания. Вместо этого выделите время, чтобы заниматься менее продуктивной деятельностью один или два раза в течение дня по десять или пятнадцать минут за раз.

Когда мы говорим «расписание», мы имеем в виду, что «посмотрите на социальные сети» в своем календаре. Время от времени позволяя себе отвлекаться на свое любимое занятие, это сделает его менее соблазнительным и поможет сосредоточиться на задаче большую часть дня.

Общение

Я недавно давал интервью Сет Эпштейн , один из ведущих творческих лидеров в Лос-Анджелесе, и он сказал то, что действительно задело за живое: практически любую проблему в жизни или бизнесе можно решить с помощью лучшего общения.

Проблемы, с которыми сталкиваются офис-менеджеры, обычно не являются исключением. Многие проблемы, которые кажутся системными или даже неразрешимыми, часто можно решить, улучшив общение. Вот несколько советов по общению, которые сделают вашу жизнь проще и сэкономят время в долгосрочной перспективе.

9. Используйте Slack для внутренней коммуникации

Приложения для внутреннего обмена сообщениями имеют несколько явных преимуществ по сравнению с электронной почтой для внутреннего общения, включая простоту использования, большую прозрачность и интеграцию с множеством сторонних приложений. Это отличный способ избавиться от разрозненной информации, которую создает электронная почта.

Офис-менеджер Нора рекомендует Slack:

«Мы активно используем Slack, и он отлично подходит для быстрого общения и делегирования задач».

слабина _-_ перекус

10. Стремитесь к ясности

Это может показаться здравым смыслом, но мы слышим это снова и снова от менеджеров Office - убедитесь, что ожидания и результаты ясны с самого начала. Это сэкономит вам массу времени в долгосрочной перспективе.

На самом деле это так же просто, как задавать вопросы, когда что-то не совсем понятно.

Еще одна замечательная пословица: с возрастом проблемы не улучшаются. Если проект начинает казаться подавляющим, срывается с рельсов или просто не работает, сделайте что-нибудь с ним раньше, чем позже.

Арми Хаммер Генри Кавилл

В конечном итоге вы всегда сэкономите время, если обсудите что-то с начальником раньше, чем позже.

11. Просто скажи нет

Сколько раз в день вас прерывает кто-то в вашей организации, которому прямо сейчас нужна помощь? Как часто они перестают думать, что вы работаете над чем-то важным?

Готов поспорить, что это «много» и «никогда».

Подобные перерывы, вероятно, являются наиболее распространенным способом сбить менеджеров офиса с пути и в конечном итоге тратить время на попытки переориентировать.

Может возникнуть соблазн быть «да» мужчиной или женщиной и инстинктивно сказать «да» всему, но отказ от запросов, которые не способствуют достижению критически важных целей, является абсолютной необходимостью - и может спасти жизнь, когда дело доходит до управление временем.

Бесплатный бонус: Получить PDF-версию отчета о состоянии дел в 2018 г. . Мы опросили 572 офис-менеджеров, чтобы выявить 10 рекомендаций, которые можно использовать для достижения своих целей и преодоления трудностей. А также узнайте, что получают другие офис-менеджеры (и как вы можете заработать больше)!

Какие советы и уловки вы разработали, чтобы вернуть время? Делитесь ими в комментариях ниже!